Da en landsdekkende mobil- og IT-bedrift skulle gjennomføre en forhandlermesse med rundt 300 deltakere og 23 utstillerpunkter, trengte de kjapt en ny leverandør for QR-innsjekk.
I løpet av noen få timer ble avtale signert, konto i Proviso opprettet, onboarding gjennomført og nødvendige e-poster og SMS-er opprettet og sendt deltakerne.
Brukerne i bedriften lastet ned Proviso-appen fra Google Play og App Store og var raskt klare til å skanne inn deltakerne – direkte fra sine egne mobiler. I løpet av to messedager ble det skannet nærmere 3000 ganger(!). Og informasjonen ligger enkelt tilgjengelig til senere bruk ved behov.
Denne kundehistorien viser hvor enkelt det er å ta i bruk Proviso-systemet og sjekke inn et stort antall deltakere ved hjelp av mobiltelefon.
Ønsker du også å sjekke inn deltakere med mobilen?
Hvis du ikke skal printe ut navnelapper, så trenger du verken PC eller skanner – bare bruk din egen mobil!
Så enkelt og kjapt kan du gjøre det:
- Last ned Proviso brukerapp fra Google Play eller AppStore og logg inn med din vanlige tilgang til Proviso.
- Send ut QR-kode til deltakerne på vanlig måte, via SMS og/eller e-post. Når de kommer til arrangementet, finner de frem QR-koden på mobilen sin, og du står klar med din egen mobiltelefon og bruker den som skanner.
- Logg deg inn i brukerappen, gå til det arrangementet det gjelder, og scann deltakere.
Les mer om Proviso brukerapp her.
Hvorfor sjekke inn deltakerne digitalt?
Det er mange fordeler ved digital innsjekk. På den ene siden gir du deltakerne dine en god start, siden de slipper å måtte stå i kø, og blir tatt imot på en effektiv og profesjonell måte.
På den andre siden bidrar det til at du som arrangør sparer både tid og penger:
- Det blir mindre behov for innregistreringspersonell: Når du trenger færre folk til innsjekking av deltakerne, kan du bruke mindre tid på å instruere staben i hvordan de skal håndtere innsjekkingen. Dessuten blir flere fristilt til å bistå deltakerne de første viktige minuttene av arrangementet.
- Du kan printe ut navneskilt samtidig med innsjekk: Ved å printe ut navneskilt etter hvert som deltakerne sjekkes inn, blir alt korrekt – du har full kontroll og printer ikke flere enn nødvendig. (Dette krever naturlig nok skanner, PC og printer.)
- Du får bedre oversikt: Med digital innsjekk vet du til enhver tid hvor mange deltakere som har kommet, og hvor mange som mangler – uten å måtte telle opp navneskilt som ligger igjen på bordet. I tillegg får du oversikten som trengs for å sende ut evaluering i etterkant til kun de som faktisk var stede.
- Du kan sjekke deltakere inn på ulike aktiviteter: Med digital innsjekk kan du sjekke deltakere inn på ulike aktiviteter basert på hva de er påmeldt.
LES OGSÅ
6 gode tips til å lykkes med innsjekking av deltakere
Har du et stort arrangement og trenger flere til å hjelpe deg med skanningen?
Hvis du har et arrangement med mange deltakere, og/eller mange innsjekkspunkter, trenger du kanskje ekstra hjelp til å skanne inn deltakere. Også dét lar seg enkelt gjøre med Proviso:
Du kan selv invitere gjestebrukere (så mange du ønsker), slik at de kan laste ned brukerappen, logge seg inn og hjelpe deg med å skanne inn. (Det koster ikke noe ekstra å benytte gjestebrukere.)
Du bestemmer selv hvor lenge en gjestebruker skal ha tilgang, og de vil kun få tilgang til det ene arrangementet. Du bestemmer også om en gjestebruker skal se hele deltakerlisten eller bare kunne skanne.
Les mer på vår faktaside om elektronisk innsjekk.
Har du spørsmål om innsjekk med mobiltelefon? Ta gjerne kontakt med oss!
