Arrangementet er over, det ble en knakende suksess i år også. Fornøyde deltakere, utstillere og samarbeidspartnere, fin omtale i presse og sosiale medier, og generelt god stemning over hele linjen.
Hvordan skal du klare å toppe dette, slik at deltakerne kommer tilbake neste gang?
Mange arrangementer er avhengig av at deltakere kommer tilbake fra år til år. Utfordringen er å klare å skape opplevelser som ikke bare innfrir deltakernes forventninger fra gang til gang, men som faktisk overgår dem.
Dagens arrangementsdeltakere nøyer seg ikke med “yesterday’s news”. De krever mer. Skal du lykkes med å gi dem wow-følelsen gang etter gang, må du heve lista for hvert arrangement – og skape opplevelser som huskes.
Lykkes du med dette, får du lojale deltakere. Etter et fantastisk arrangement er det mange deltakere som allerede begynner å glede seg til å komme tilbake neste gang. Det er denne spesielle opplevelsesarenaen du må klare å gjenskape, gang etter gang.
La oss se nærmere på hva du må gjøre for å få det til.
Levér på innhold – og helst over forventninger
En god arrangementsopplevelse starter med førsteklasses oppfølging og “god, gammeldags” kundeservice. Gjør ditt beste for å begeistre deltakerne og få dem til å føle seg verdsatt, fra de møter til de drar.
Gjennom å vise deltakerne at du har alt på stell og er godt forberedt, yter du god service, fordi du legger til rette for at de får enda bedre opplevelser. Deltakere som blir imponert over hvor profesjonelt gjennomført arrangementet er fra A til Å, deler sine opplevelser med sitt nettverk og kommer tilbake neste gang.
En god test på profesjonaliteten i arrangementet er måten du ønsker deltakerne velkommen på – førsteinntrykket de får idet de sjekker inn. Blir det kos eller kaos?
Fra det øyeblikket deltakerne trår inn i lokalet, må du sørge for at de blir møtt av god stemning og proff logistikk, og at de ser at du har gjort en innsats for å gi dem en opplevelse utenom det vanlige.
By på nye og spennende opplevelser – hver gang
Hvem ønsker vel å delta på et arrangement som er likedan fra år til år? En del av det som gjør det så spennende å komme tilbake til et arrangement for hver gang, er å se hva arrangørene har klart å få til, både når det gjelder faglig innhold og rammen rundt.
Det er utfordrende å skulle varte opp med unike opplevelser for hver gang, men det utgjør også en fin mulighet til å komme opp med kreative løsninger og “tenke utenfor boksen”. Dra nytte av dine medarbeidere internt for å bidra med nye ideer og innfallsvinkler.
En av de mest effektive metodene for å bli bedre fra gang til gang er å spørre deltakere selv, med evalueringer i etterkant. Var det noen av dem som ikke fikk sine forventninger oppfylt og dro skuffet hjem? Hva mener de kan gjøres annerledes og bedre til neste gang?
Slike innspill og tilbakemeldinger gir deg god innsikt i hva du kan bli bedre på, og dessuten føler deltakerne at du verdsetter inputen fra dem.
Legg til rette for engasjement
I 2020 må arrangementer være mer enn monolog; de må være dialog. En forutsetning for å få lojale deltakere er at du klarer å engasjere og involvere dem. Når du skaper nye og spennende former for samspill mellom sal og scene, blir hele arrangementet mer engasjerende.
Deltakere som involveres, f.eks. ved hjelp av smart bruk av teknologi, vil komme tilbake – og i mellomtiden deler de sine inntrykk med potensielle fremtidige deltakere. På den måten blir lojale arrangementsdeltakere en av dine beste markedskanaler, ved at de sprer ordet til venner og kolleger ... før, under og etter arrangementet.
Beregn god nok tid til alle punkter på agendaen og ikke rush gjennom. Husk at mingling er en viktig del av arrangementet.
Les også: Gjør du nok for å engasjere deltakerne dine?
Skap eierskap til arrangementet
Klarer du å få deltakerne til å føle seg som en del av arrangementet, på et dypere plan enn bare å være til stede, da vil du garantert klare å gjøre dem til “stamgjester”. Når man føler eierskap til noe, ønsker man at det skal lykkes, og man liker å kunne være en del av suksessen.
En slik følelse av eierskap kan du bidra til gjennom å be om og lytte til tilbakemeldinger fra deltakerne, som vi er inne på ovenfor. Når du gir deltakerne mulighet til å være medskapere av arrangementet gjennom at de får komme med ideer og innspill, drar du ikke bare nytte av det som arrangør; du får deltakerne dine til å føle seg involvert i prosessen rundt det å skape arrangementet.
Tenk bare på musikkfestivaler som Øyafestivalen, Slottsfjell, Parkenfestivalen, By:Larm, osv. Disse og hundrevis av lignende festivaler over hele landet er hvert år arena for minnerike møter mellom mennesker. Bookingen, beliggenhet, mat og drikke, komfort – ja visst, dette er vesentlige suksessfaktorer. Men hva hadde festivalene vært uten de entusiastiske folkene som kommer tilbake, gang etter gang?
Musikkfestivaler er blitt en sosial happening, som handler om mye mer enn musikk. Det handler om eierskap, identitet og godt omdømme. Folk blir lojale deltakere fordi de føler seg som en del av noe større – et community.
Fang opp løpende endringer og individuelle behov
En av de beste måtene å skape lojale arrangementsdeltakere på, er å vise dem at du har full kontroll på de små, men viktige detaljene. Er det noen som har behov for tilpassede rom når de overnatter, eller har de en uvanlig matallergi? Dette må du klare å fange opp og følge opp.
Pass på at alle detaljer er ivaretatt, spesielt for de som har meldt inn spesielle behov og ønsker i forkant. En god plattform for kommunikasjon mellom deltaker og arrangør hjelper deg med å få til dette.
God oppfølging gir bedre lojalitet!
Konklusjon
Lojale deltakere er nøkkelen til vellykkede arrangementer. Gjør ditt beste for å gi deltakerne en god og minneverdig opplevelse, de har tross alt satt av tid for å være med.
Når du planlegger arrangement, er det viktig at du klarer å skape gode rammer, en magisk stemning og i det hele tatt et opplevelsesunivers som deltakerne føler seg hjemme i, og stolt av.
Hvis du i tillegg klarer å gi dem en følelse av eierskap og viser dem at du tar tilbakemeldingene deres på alvor, ligger du godt an til å lykkes med å skape lojale arrangementsdeltakere, som kommer igjen år etter år.
