Pandemien har ført med seg mange endringer, men det er én ting som aldri endrer seg. Vi trenger fortsatt fysiske møteplasser. Folk har behov for å komme sammen og se hverandre ansikt til ansikt.
I september arrangerte vi konferansen Øyekontakt, og der snakket vi bl.a. om veien videre etter Covid-19. I en arrangementsbransje preget av usikre tider er hybridarrangementer på kort tid blitt “den nye normalen”.
Nøkkelen til en vellykket hybridkonferanse er å klare å gjennomføre den som en blanding av det beste fra digitale arrangementer og fra vanlige fysiske arrangementer. Deltakerne må få alle fordelene man har ved digitale konferanser, men også alle fordelene ved å møtes fysisk.
Dette innebærer at man ikke bare kan strømme det som skjer fysisk. Man er nødt til å tilpasse det fysiske til det digitale.
La oss se på hvordan Proviso hjelper deg med å få til dette – i samarbeid med Oslo Streamingsenter og Trippel-M.
Gjør konferansen troverdig og levende
Det er mange fordeler ved en hybrid konferanse, først og fremst at du møter behovet til både de som foretrekker å delta på et fysisk arrangementssted, og de som foretrekker å være med virtuelt, via en digital plattform.
Et av de største fortrinnene ved å ha en del av publikummet i salen (selv om det er mindre enn normalt), er at det gjør hele arrangementet mer troverdig og levende. De som står på scenen, har noen å se på og få øyekontakt med. De får synlig respons og vil opptre mer naturlig enn om de kun står alene foran et kamera. Dette virker positivt inn på hele dynamikken og energien i presentasjonene, noe som i sin tur gir bedre deltakeropplevelser.
Viktig å huske på
De beste hybridkonferansene setter deltakeropplevelsen først – for begge publikum. Dette betyr at du må behandle det digitale publikummet på samme måte som det fysiske.
En forutsetning for å lykkes med dette, er at du klarer å få alle deltakerne til samtidig å føle at de “er til stede”. Derfor er det avgjørende at den som leder konferansen og alle innholdsleverandører, husker på at innhold og presentasjon må fungere for alle – både de som sitter i salen, og de som sitter hjemme / på kontoret.
For eksempel er det lett å glemme at hvis man åpner for spørsmål fra publikum og ikke har mikrofon i salen, ja da er det bare halvparten av deltakerne som hører spørsmålet …
Deltakere i salen ser dessuten både personer som snakker og presentasjonen som vises, og derfor er det viktig å være ekstra nøye med bildepresentasjon for de digitale deltakerne. At man diskuterer og bestemmer hvordan innholdet til enhver tid skal presenteres – ett og ett bilde, bilde i bilde, osv.
Eller er det kanskje noe annet som skjer i salen? Da er det viktig at dere forteller hva som skjer, slik at alle får det med seg.
Les også: Slik kan Proviso hjelpe deg med å gjennomføre digitalt arrangement
Slik hjelper vi deg i praksis
Selv om konferansen er en kombinasjon av fysisk og digitalt, må logistikken flyte like godt som på en vanlig konferanse med alle deltakere under samme tak. Dette krever innsats – og et godt påmeldingssystem.
Proviso-systemet gjør alt det “vanlige” forarbeidet med invitasjon, påmelding, spørsmål i forkant, eventuell betaling og overnatting for fysiske deltakere. etc. Påmeldingssystemet er også det naturlige koblingspunktet for alt som må på plass av utstyr for å få den digitale delen av arrangementet til å flyte.
Proviso kan være prosjektleder
I løpet av månedene som har gått siden Covid-19 gjorde sitt inntog, har vi i Proviso opparbeidet oss bred kompetanse på å hjelpe bedrifter og organisasjoner med å gjennomføre både heldigitale og hybride arrangementer.
Når vi er prosjektleder for en hybridkonferanse, tar vi ansvaret for gjennomføringen, bistår med alt det praktiske og får deg trygt gjennom. Vi hjelper til med planlegging, gir råd og veiledning underveis og kan ta dialogen direkte med leverandøren av strømmingen, enten det skal foregå i egne lokaler, i et studio eller på et konferansested.
Oslo Streamingsenter
Vår samarbeidspartner Oslo Streamingsenter spesialiserer seg på å hjelpe bedrifter og organisasjoner med profesjonell og rimelig strømming av møter og arrangementer. Vi kjenner hverandre godt og utfyller hverandres roller. Som arrangør trenger du kun å forholde deg til Proviso – vi sørger for at alt som skal avklares med Oslo Streamingsenter, blir avklart.
Les mer på nettsiden vår om hva vi kan hjelpe deg med på din hybridkonferanse.
Oppsummert
Dersom din bedrift eller organisasjon ønsker å arrangere en hybridkonferanse eller heldigital konferanse, kan Proviso hjelpe deg med dette, gjennom vårt samarbeid med Oslo Streamingsenter.
Ta kontakt og fortell oss litt om konferansen du skal lage, så finner vi noen gode løsninger sammen!
