Bruker du mye av tiden inn mot ditt arrangement på å fange opp og gjøre endringer på deltakerinformasjon? Bruk heller tiden på å gjøre arrangementet så vellykket som mulig – la deltakerne selv endre detaljene.
Alle som jobber med arrangementer, vet at en vesentlig del av tidsbruken går med til å endre informasjon som deltaker har registrert. Ikke sjelden kommer dette rett før arrangementsstart, når dere har det ekstra travelt.
Det kan være alt fra å bytte sesjoner, endre dag, bestille hotell, oppgi allergier tilombooking av rom, endring i navn, penger tilbake, at deltaker likevel ikke ønsker å delta, etc.
Endringer på deltakerinformasjon er ofte det som er mest tidkrevende på et arrangement med mange deltakere.
Hvorfor ikke la deltakere gjøre denne jobben selv?
1. Du sparer mye tid
2. Deltakeren er helt sikker på at det blir riktig
3. Begge parter blir fornøyde
Ved påmelding til arrangementer sender de aller fleste ut en bekreftelse på e-post til deltakeren etter registrering, gjerne med en oppsummering av hva deltakeren har valgt å melde seg på.
Bruker man profesjonelle påmeldingssystemer, kan man enkelt sette en frist (dato), og frem til denne datoen kan deltaker selv få gjøre sine endringer. Det følger da vanligvis med en lenke i bekreftelsen deltakeren får ved påmelding, og det er bare å følge denne lenken for å gjøre endringer.
Er det et godt system, vil endringer deltakeren gjør innen fristen, også ta hensyn til betaling hvis det koster noe å delta. Gjør deltaker en endring som medfører mer å betale, ja, da bør den gamle fakturaen krediteres, og deltakeren bør automatisk få en ny. Tilsvarende hvis deltaker gjør endringer som betyr at det blir mindre å betale; da bør dette også avregnes automatisk. Har deltaker allerede betalt, bør betalingsoppfølgingen vise det som gjenstår å betale, eller eventuelt det som er betalt for mye.
Benyttes kredittkort og det blir mer å betale, så bør dette betales med én gang!
Les også: Har du kontroll på deltakerne dine, og klarer du å fange opp alle endringene?
Endringer på deltakerinformasjon behøver ikke å være en kilde til frustrasjon og stress. Ved bruk av et profesjonelt påmeldingssystem kan du la deltakerne selv gjøre den tidkrevende jobben med å endre på detaljer. Dette sparer deg for mye unødvendig arbeid og tidsbruk.
Skulle du likevel ønske selv å gjøre endringer på én eller flere deltakere underveis, skal du med et godt system enkelt kunne gjøre det – og selv velge om deltaker skal ha en ny, oppdatert bekreftelse eller ikke.