Uavhengig av om arrangementet ditt er gratis, betalt, nytt eller populært; plutselig mangler flere av de planlagte deltakerne dine og du står igjen som et eneste stort spørsmålstegn. Vi gir deg svaret du lurer på; hvorfor møtte aldri deltakerne dine opp?
Du ser på klokka – 5 minutter til det hele starter. En del av deltakerne har kommet, men det skulle da ha vært mange flere? Du kikker på klokka igjen, tiden flyr og du har ikke noe valg. Du må starte arrangementet ditt med mange tomme seter i salen.
Det blir ikke slik du så for deg, og du merker at stemningen heller ikke er helt på topp blant teamet og deltakerne dine; “Hvorfor var det så mange som ikke kom? Hva gjorde jeg galt?”
7 grunner til “no-shows”:
For dårlig kommunikasjon med deltakerne før arrangementet
- God kommunikasjon med deltakerne i forkant av et arrangement er essensielt. Det kan være at du må informere om endringer i programmet som allerede er sendt ut, hvor tid eller sted har blitt endret i etterkant. Da er det spesielt viktig at du får tak i deltakerne så fort som mulig med de nye opplysningene. Med et event management-system kan man enkelt kommunisere løpende med deltakerne både per e-post og SMS (kilde).
For dårlig markedsføring og registrering i forkant
- Det er mange måter å drive markedsføring på – det har skjedd mye med ny teknologi siste årene og det er viktig å tilpasse seg dette. Blant flere av markedsføringskanalene som blir hyppig brukt er sosiale mediekanaler slik som Facebook. Husk at de som melder seg på via en slik kanal ikke nødvendigvis kommer selv om de sier at de skal. Med funksjonen “interessert”, som potensielle deltakere kan benytte for å vise sin interesse, ligger det ingen forpliktelser, og du som arrangør kan lett bomme på antallet om hvor mange som faktisk kommer.
Ingen enkel måte for deltakerne å si ifra hvis de likevel ikke kan komme
- En av utfordringene du som arrangør har er er å fange opp endringer/avbestillinger fra deltakerne. Én av hovedgrunnene til at de faktisk ikke dukker opp er gjerne at de har endret planene sine rett før den aktuelle datoen. Dette skjer ganske ofte med gratisarrangementer fordi terskelen er noe høyere for å si ifra om man ikke kommer. Derfor er det viktig å sende ut en påminnelse rett før arrangementet skal være. Da er det mer sannsynlig at deltakere som likevel ikke kan komme gir beskjed. Det må være enkelt for deltakerne å gi tilbakemeldinger og enkelt for deg som arrangør å samle opp disse beskjedene. Har du ikke noe godt system for dette kan det fort bli uoversiktlig.
Ingen klar frist for påmelding
- Sett alltid en påmeldingsfrist! Det gjør pussig nok arrangementet mer attraktivt og gir deg som arrangør muligheten til å sette i gang flere tiltak hvis du har færre deltakere enn først antatt. I tillegg kan du i god tid før arrangementsdatoen endre på fasilitetene i lokalet ditt når du vet antall deltakere som kommer. (kilde).
Ikke godt nok innhold
- Du har kanskje ikke tenkt over det, men det er lett å gå i fella hvor man ikke har klart å holde en rød tråd gjennom informasjonen om arrangementet i forkant, og det som faktisk skal skje. Føler deltakerne dine at innholdet i teaseren ikke stemmer overens med innholdet i programmet, kan de fort miste interessen. Innholdet må være attraktivt og “gi” deltakerne noe. Husk at det er mange arrangementer å velge mellom og folk har liten tid! Vær klar og tydelig, kort og informativ med et profesjonelt og positivt design.
Følger ikke opp invitasjonene og påmeldingene
- Det er deilig å vite at invitasjonene er sendt ut, programmet er spikret og at alt er på plass. Da er det vel bare å senke skuldrene og vente til det hele sparkes i gang? Vel, ikke helt. Er du ikke flink til å følge opp invitasjoner og henvendelser underveis kan du miste mange deltakere. Det kan være så enkelt som at mange av e-postadressene du har sendt invitasjonene til er feil. Har du et system som fanger opp dette, slik at du er sikker på at alle har fått? Hva med dem som lurer på noe? Blir spørsmålene besvart? Hvis mange spør om det samme kan det kanskje være lurt å sende ut litt mer informasjon til alle?
Ikke et godt valg av tidspunkt/dato
- Det er ekstremt viktig å planlegge hvilken dato arrangementet ditt skal være. Ta hensyn til ferieperioder og ikke minst konkurrerende arrangementer. Spesielt viktig er det å høre med sentrale personer om de har mulighet til å komme den datoen du tenker å arrangere det hele (kilde).
Det er ikke bare tidkrevende å planlegge et arrangement. Det er også mye å holde styr på. Med god drahjelp fra et godt event management-system løser du mange av de praktiske utfordringene.
Slik kan du heller kan bruke mer tid på innhold og markedsføring – en uslåelig kombinasjon som i større grad sikrer at deltakerne dukker opp til ditt arrangement.
Tomme stoler ødelegger mye – lær deg heller kunsten å unngå dem.
Les også: Slik får du flere deltakere på ditt neste arrangement
