Alle som jobber med arrangement, vet at det hører til sjeldenhetene at alt går som planlagt. Noen av de tingene som ofte kan føre til feil og misforståelser, er om man …
… har kontroll på alle deltakerne eller ikke.
… har husket å spørre deltakerne om alt man trenger.
… klarer å fange opp alle endringene på deltakerinformasjon underveis.
I en perfekt verden har man svarene på alle disse spørsmålene:
- Hvor mange kommer, og hvor mange skal delta på de ulike aktivitetene?
- Hvem kommer ikke, hvem kommer kanskje?
- Har vi nok rom til deltakerne?
- Hvor mye tid må jeg bruke på å purre på dem som ikke betaler i tide?
- Hvordan skal jeg klare å holde de påmeldte oppdatert til enhver tid?
I realiteten blir det som regel mange løse tråder, enda du underveis i prosessen har stått på sent og tidlig med e-poster, telefonsamtaler og SMS-er.
Slik trenger det ikke å være. Tvert imot kan det å ha kontroll på deltakerne og fange opp endringer være lekende enkelt.
I dette innlegget ser vi nærmere på hva du må spørre deltakerne om for å sikre en god deltakeropplevelse.
Til slutt går vi gjennom hvordan arrangementsplattformen Proviso gir deg full kontroll på deltakerne – inkludert alle endringene – gjennom planleggingen og gjennomføringen av arrangementet.
Hvilken informasjon trenger du for å lage et godt arrangement?
For å håndtere deltakerne dine på best mulig måte er det viktig at du tenker gjennom all informasjon du må ha fra dem – før du sender ut invitasjoner eller publiserer lenke til påmelding.
Iblant holder det å samle inn kun e-post og navn på deltakerne, mens andre ganger trenger du mer informasjon.
Men hvordan kan du vite hva du skal spørre om?
Følger du de to grunnleggende stegene under, får du full kontroll på hva du skal innhente av informasjon om deltakerne:
1. Tenk gjennom dagen og logistikken – med hele programmet – og forestill deg at du selv er deltaker
- Trenger jeg transport?
- Trenger jeg overnatting? Ønsker jeg i så fall eget rom, eller kan jeg dele rom med noen?
- Hvis det skal være servering – hva med mathensyn eller andre behov jeg gjerne vil gi beskjed om?
- Skal jeg delta på aktiviteter utenom det faglige?
2. Be om akkurat den informasjonen du trenger
Hva trenger du som arrangør å vite for å få håndtert deltakerne best mulig? Her er noe av det du bør få avklart:
- Hvis det er et arrangement med betaling: Vil du at det skal betales i forkant, så send faktura ved påmelding, eller eventuelt kan du be deltakerne betale med kredittkort eller Vipps.
- Hvis du tilbyr overnatting: Kan du la deltakerne selv velge hvem de vil invitere til å dele rom? Så slipper du å gjøre noe med det.
- Hvis du trenger ekstra informasjon for å håndtere programmet (grupper, sesjoner, eller annet): Be om denne informasjonen med én gang og la deltakerne velge selv.
En god arrangementsplattform gjør jobben enklere
Med en nettbasert arrangementsplattform kan du bygge opp en fleksibel og tilpasset registreringsside, hvor du kan håndtere både enkle og avanserte arrangementer.
Har du glemt å spørre om noe, eller det har dukket opp noe mer underveis som gjør at du må ha mer informasjon, er dette også mye enklere å få til hvis du allerede har grunninformasjonen i et pålitelig system.
LES OGSÅ
➤ Slik kommuniserer du målrettet med deltakerne – før, under og etter arrangementet
Endringer underveis: Hvordan håndtere dem?
Én ting er å ha kontroll på hva du skal innhente av informasjon om deltakerne, en annen er om du klarer å fange opp og håndtere alle endringene som dukker opp underveis.
Selv med god planlegging kan det oppstå endringer i siste liten – både fra deltakernes side og din egen. Deltakere kan ha behov for å justere sine valg, og noen kan til og med måtte melde seg av i siste øyeblikk.
For å håndtere dette effektivt er det viktig å ha en løsning som oppdaterer all informasjon i sanntid og automatisk sender ut oppdaterte bekreftelser eller fakturaer. Dette minimerer risikoen for feil og sikrer at både du og deltakerne har den nyeste informasjonen tilgjengelig.
Endringer på deltakerinformasjon er ofte det som er mest tidkrevende på et arrangement med mange deltakere. Arrangementsplattformen Proviso gir deg full kontroll på alle endringene, og sparer deg for mye tid som du kan bruke på alle de andre oppgavene dine.
1. Det er enkelt å gjøre endringer på én eller flere deltakere underveis
Med Proviso kan du enkelt endre informasjon på én eller flere deltakere. Du velger selv om deltaker skal motta en ny oppdatert bekreftelse eller ikke.
Har du et arrangement med betaling og det blir gjort endringer som medfører mer eller mindre å betale, vil deltaker automatisk bli kreditert opprinnelig faktura og få ny faktura tilsendt.
Har deltaker allerede betalt, viser betalingsoppfølgingen det som gjenstår å betale, eller eventuelt det som er betalt for mye.
Hvis du tillater det, kan deltaker selv gjøre endringer i sin registrering, inntil fristen du har bestemt, har utløpt.
2. Segmentering av deltakerne gir deg mye bedre oversikt
Hvis du har flere hundre deltakere, vil du oppleve at de har mange forskjellige behov. Når man har et stort antall deltakere, er det vanlig å dele opp deltakerne i flere kategorier, forskjellige sesjoner og aktiviteter. Et eksempel på dette kan være å dele inn dem i potensielle kunder, samarbeidspartnere og nåværende kunder.
Det er ikke bare behovet til deltakerne som varierer – du som arrangør kan også ha behov for å skille dem under arrangementet. Nåværende kunder skal muligens delta på andre type sesjoner enn potensielle kunder, så informasjon, program og tilganger kan da være forskjellig.
En slik segmentering vil gjøre det mye mer oversiktlig og enklere for deg som arrangør.
Med tilpasset registreringsside kan du enkelt segmentere deltakerne og få samlet inn akkurat den informasjonen som er viktig for deg. Da blir også deltakeropplevelsen bedre.
3. Oppdaterte rapporter gir deg full kontroll
Et profesjonelt påmeldingssystem gir deg gode rapporter underveis, slik at du raskt får oversikt over all relevant informasjon og er oppdatert til enhver tid.
Proviso har en kraftig rapporteringsmotor, som oppdateres fortløpende. Dermed har du som arrangør full kontroll på deltakerne.
Du kan velge mellom ulike standardrapporter eller lage dine egne, som med et tastetrykk kan overføres til Excel/PDF. Ønsker du å distribuere rapportene til andre samarbeidspartnere, kan disse enkelt sendes på e-post som live-lenker. Da har alle samme oppdaterte informasjon, også uten å ha tilgang til Proviso.
Full kontroll på deltakerne og alle endringer? Null problem!
Å holde kontroll på deltakerne dine, fra første påmelding til siste endring på deltakerinformasjon, er avgjørende for å lykkes med arrangementet. Dette behøver ikke å gi deg hodepine og poser under øynene.
Tar du i bruk en god, nettbasert arrangementsplattform, sørger du for at både du og deltakerne er godt forberedt, og at endringene blir håndtert uten problemer. Ikke minst sparer du mye unødvendig arbeid og tid.
Med Proviso kan du når som helst og fra hvor som helst (også fra mobilen!) logge deg inn for å få siste status og enkelt kommunisere med deltakerne per e-post og SMS.
Når du har kontroll på deltakerinformasjonen og en effektiv prosess for håndtering av endringer, kan du fokusere på det som virkelig teller – selve innholdet og opplevelsen under arrangementet.
