Følgende to scenarier er ikke utenkelige i disse tider:
- Det er dagen før arrangementet, og du sitter på toget hjem fra jobb. Du sjekker nyhetsoverskriftene på mobilen, og ser at situasjonen brått har endret seg – fysiske møter frarådes. Så raskt som mulig må du få gitt beskjed til de påmeldte om at de ikke skal møtes fysisk, men heller motta en lenke for å følge sendingen digitalt.
- Første dag av din todagers konferanse er over, og sent om kvelden får du beskjed om at en av deltakerne dine har fått påvist smitte. Alle må umiddelbart få beskjed om hvordan de skal forholde seg til dette.
Spørsmålet er da: Bruker du et system som gjør det mulig å varsle samtlige deltakere raskt og enkelt, uansett om du sitter på toget eller er ute på restaurant?
Har du arrangementet i lomma?
Hvis du har vært arrangementsplanlegger en stund, husker du nok tilbake til da størstedelen av arbeidsdagen ble tilbragt foran PC-en på kontoret. Å jobbe på mobilen var fortsatt fjernt for de fleste.
I dag har det mobile kontoret kommet for fullt. Ifølge bladet Kapital anslår McKinsey Global Institute at mer enn 20 prosent av den globale arbeidsstyrken etter pandemien ønsker jobbe det meste av arbeidstiden utenfor kontoret, og fremdeles være like effektive.
Men ikke alle bedrifter har tilrettelagt for de ansatte å løse arbeidsoppgaver via mobilen. Mange mener at denne forskjellen mellom de digitale bedriftene og de mer tradisjonelle har skapt et digitalt klasseskille i næringslivet – hvor bedriftene som henger med i digitaliseringen, får et klart konkurransefortrinn gjennom å jobbe raskere og mer effektivt.
Hva med deg og din bedrift, bruker dere et påmeldingssystem? Og i så fall, kan det brukes direkte fra mobilen mens du er utenfor kontoret? Eller må du ofte utsette viktige oppgaver til du igjen sitter foran jobb-PC-en?
Et godt påmeldingssystem skal kunne følge deg mens du er på farten
De fleste påmeldingssystemer har alt man trenger av funksjonalitet. Men for at et system
virkelig skal kunne spare deg for masse arbeid, kostnader og tid og gi deg oversikt og kontroll, må det kunne følge deg mens du er på farten.
Når du planlegger et arrangement, har du travle dager, særlig i innspurten. Du løper gjerne fra møte til møte uten å være særlig mye innom kontoret. Skal du ha full oversikt over hele arrangementet og ha oppdatert informasjon tilgjengelig til enhver tid, uansett hvor du befinner deg, må du kunne administrere arrangementet fra det verktøyet du alltid har med deg.
Et godt påmeldingssystem er rett og slett en plattform for samhandling, som forenkler og effektiviserer informasjonsflyten, kommunikasjonen og samarbeidet rundt arrangementet, både internt og ut mot deltakerne.
Derfor vil jeg påstå at målestokken for et moderne påmeldingssystem ikke er hvor mange funksjoner det har, men hvor tilgjengelig det er.
Si at du blir nødt til å sende ut informasjon raskt, som i de to tenkte tilfellene i starten av dette innlegget. Kan du gjøre de mest nødvendige utsendelsene direkte fra mobilen, hvor enn du befinner deg, med det påmeldingssystemet du bruker i dag?
Et tilgjengelig påmeldingssystem har egen app for deg som bruker
Et godt, markedsledende påmeldingssystem innbefatter app for både brukere og deltakere. Med brukerappen trenger du ikke lenger å vente til du er på jobb eller foran PC-en for å følge med på arrangementet ditt og kommunisere med deltakerne.
Uansett hvor du befinner deg, har du til enhver tid oppdatert oversikt over alle dine arrangementer, deltakere og detaljer, direkte fra mobilen.
Oppsummert
Et godt påmeldingssystem skal være fullt tilgjengelig for deg, uansett om du er i et møte, på jobbreise eller reiser med kollektivtransport. Du skal enkelt kunne følge med på utviklingen av arrangementet og gjøre utsendelser fra mobilen mens du er på farten.
