Innsikt er grunnlaget for å lage arrangementer som treffer blink i målgruppen din. Dette kan være innsikten du får gjennom feedback fra deltakerne dine etter tidligere, tilsvarende arrangementer. Men det handler vel så mye om å skaffe seg innsikt i hvorfor du skal avholde ditt neste arrangementet.
For å være sikker på å treffe godt på arrangementet er det mange ting du bør sette deg inn i, og forhåndsavklare. Et godt sted å begynne er å stille deg noen grunnleggende spørsmål.
Akkurat som at en bueskytter må vite hvor målskiven er for å treffe blink, må du som arrangør vite hvem målgruppen du retter deg mot, er. Jo bredere målskiven er i bueskyting, desto lettere er det å treffe blink. Og vice versa.
Det samme gjelder når du skal lage arrangementet og forberede det faglige innholdet. Jo smalere målgruppen er, desto mer krever det av deg for å treffe. Igjen, litt som å skyte på blink …
Hvis målgruppen din derimot er “alle”, kan det fort bli for generelt, for “folk flest”, og det ender med å være uinteressant for nesten alle …
For å lage et treffsikkert arrangement må du også spørre:
Uten en hensikt og et tydelig definert mål med arrangementet blir det vanskelig å ha klart for seg hva dere skal oppnå, hvordan dere skal komme dit, eller når dere har kommet dit. Og dessuten blir det vanskelig å skulle måle resultater og konkludere i etterkant for å kunne si om arrangementet traff målgruppen som det skulle.
Formålet du definerer for arrangementet, er prosjektets styringsverktøy og samkjører de internt som jobber med arrangementet. Det sørger rett og slett for at alle “går i samme retning” – og i riktig retning.
Har du avholdt samme type arrangement før? Det første du da bør gjøre, er å se på hvilke tilbakemeldinger du fikk den gangen. Forhåpentligvis sendte du ut en evaluering i etterkant av arrangementet, som ga deg noen gode svar. (Og har du ikke tidligere evaluert, så må du begynne med det!)
Innspill fra deltakerne på ditt forrige arrangement kan gi deg verdifull innsikt i hvilke tiltak du eventuelt bør gjøre for å lage et enda mer treffsikkert arrangement neste gang.
Svarene gir deg muligheten til å finjustere presisjonen på både logistikk/gjennomføring og det rent faglige til neste arrangement.
Les mer: Slik lager du innholdet til arrangementet basert på tidligere tilbakemeldinger
Svaret på dette spørsmålet tar oss tilbake til viktigheten av å ha klart for deg hvem målgruppen for arrangementet ditt er. Først når du vet hvem du lager arrangementet for, kan du begynne å sette sammen et faglig innhold som du vet vil være midt i blinken for de du inviterer.
Et grunnleggende steg for å sikre at det faglige innholdet treffer, er at du avklarer hva bedriften din ønsker å oppnå med arrangementet – og at du så begynner å lage et overordnet konsept som styrer mot nettopp dette målet.
Sett av god tid og begynn så tidlig som mulig med å få det faglige innholdet på plass. Da blir det enklere å få på plass mange av de andre elementene som bidrar til å gjøre arrangementet mer treffsikkert – f.eks. tilrettelegging på arrangementsstedet med eventuelle grupperom/plenum / parallelle sesjoner, budskap for markedsføringen, invitasjoner og registrering.
En annen fordel ved å komme tidlig i gang med å sikre godt nok faglig innhold, er at du får større mulighet til å kapre de beste foredragsholderne, som passer både konseptet og deltakerne. Jo lenger tid i forveien du bestiller foredragsholdere/underholdning, desto bedre tid får disse på seg til å skreddersy budskapet til akkurat din målgruppe.
Les også: De 13 største utfordringene ved å lage et arrangement – og løsningene på dem
Mye av det å ha god nok innsikt til å lage et treffsikkert arrangement handler om å gjøre de nødvendige avklaringer i forkant. Den mest fundamentale innsikten du bør ha, handler ikke først og fremst om å finne ut hva deltakerne forventer og ønsker seg. Det er selvsagt essensielt, men den innsikten får du ikke før du har svar på følgende grunnleggende spørsmål:
Først når du har dette tydelig avklart, har du grunnlaget du trenger for å utforme logistikk, konsept og budskap/innhold i samsvar med målgruppens ønsker, behov og forventninger – slik at du treffer blink.
Når du planlegger et arrangement som skal treffe godt, må du ikke bare vite hva som er din egen målsetning med arrangementet, og hva deltakerne forventer, men også hva som er de andre aktørenes mål med å delta – utstillere, sponsorer, samarbeidspartnere, etc. Hva slags forventninger har disse interessentene, og hva ønsker de å oppnå?
Når du har avklart dette, har du innsiktsgrunnlaget du trenger for å knytte sammen alle de ulike delene av arrangementet til en enhetlig “pilspiss” som treffer innertier for alle involverte …!
Hva var det som gjorde det arrangementet spesielt bra? Kan du gjøre noe tilsvarende? Eller motsatt, har du deltatt på noe som virkelig ikke ble oppfattet som vellykket – hva gikk i så fall feil og bør unngås?
Det har du helt sikkert. Derfor kan det være lurt å ta en titt og se hva de faktisk gjør, og hva de legger vekt på. Hvilke foredragsholdere booket de? Hva slags temaer gikk igjen som en rød tråd? De beste arrangementsplanleggerne lar seg inspirere av hva andre aktører i markedet gjør.
Og det trenger strengt tatt ikke å være direkte konkurrenter, som opererer i samme marked som deg. Er det f.eks. avholdt et tilsvarende arrangement i andre nordiske land?
Er det første gangen du skal være ansvarlig for et arrangement? Be om hjelp av noen som har gjort det før!