Deltakerne er de aller viktigste på arrangementet ditt. Det er de som kommer til å mene noe om det i etterkant og avgjøre hvor vellykket det ble. Hva hvis de da kommer til arrangementet ditt og føler seg usynlige? I verste fall kan du risikere svært negativ omtale. Vi forteller deg hvordan du unngår dette.
Det er mange måter å ta med deltakerne “inn i varmen” på under arrangementet:
Et effektivt og hyggelig sjekk-inn-område
Sjekk-inn-området er noe av det første deltakerne ser når de ankommer lokalet. Oppleves dette området som lite effektivt og uorganisert vil de neppe bli særlig imponerte eller føle seg spesielt velkomne.
Et godt førsteinntrykk
Forskning viser at innen 7 sekunder har personen du akkurat har møtt bestemt seg for hva han/hun mener om deg. Å gjøre et godt førsteinntrykk er derfor veldig viktig, spesielt på arrangementer hvor deltakerne bør føle seg velkomne fra første stund. Derimot hjelper det lite om det bare er du som går inn for dette; få med deg hele teamet ditt. Viktigst av alt er at dere ser alle deltakerne, hilser på dem ved første møte, og får de til å føle seg ivaretatt.
Forfriskninger
Mat og drikke, gjerne varm drikke, er et stort pluss i boka blant deltakerne. Dette gjelder spesielt ved frokostseminarer hvor det forventes at frokosten og kaffen står fremme. Å by deltakerne på forfriskninger er en del av arrangementet man virkelig ikke bør undervurdere. Gir du det lille ekstra har dette en svært positiv effekt. Husk også at alle har forskjellig preferanser på hva de liker av mat, så pass på å ha litt alternativer. Noen setter forsatt pris på å få et wienerbrød når de skal på seminar, mens noen vil helst ha smoothie og grønn te.
LES MER
- Publikumsmagneten arrangementet ditt trenger
- Kunsten å unngå tomme seter på ditt arrangement
- Hjelp, jeg skal planlegge frokostseminar!
God kommunikasjon og øyekontakt
Husk at vi har både øyne, ører og munn for en grunn. Ikke la gjestene dine føle seg oversett. Prat med dem, bli kjent med dem, lytt til dem og vær “til stede”. Akkurat der og da er de dine venner, og du bør være den beste vertinnen/verten de noen gang har opplevd. Husk at folk er veldig forskjellig når det gjelder hvor pratsomme de ønsker å være, men alle er ganske like når det gjelder å føle seg sett og inkludert.
Sett av god nok tid
Har man ikke satt av nok tid til pauser, vil dette første til ufokuserte og lite engasjerte deltakere. I tillegg vil det føre til at de utvikler en negativ assosiasjon til selve arrangementet ditt. Pauser er også viktig for nettverksbygging hvor deltakerne får muligheten til å ta en prat med eksempelvis sidemannen og foredragsholderen. På denne måten får deltakerne enda mer verdi ut av opplegget.
Aktive deltakere skaper givende innhold
Har du en passiv tilnærming til deltakerne dine gjennom hele arrangementet, kan konsekvensen bli uengasjerte deltakere. Som deltaker kan ofte lange dager med ensidig kommunikasjon gi lite rom for interaksjon og diskusjon. Allerede ved påmeldingen kan du gjerne be om innspill på temaer deltakerne ønsker skal bli belyst og hva de forventer å få ut av arrangementet ditt. Engasjer gjerne deltakerne med diskusjoner og aktiviteter/konkurranser underveis.
Med en event management-system får du som arrangør full oversikt og kontroll over alle viktige detaljer.
Sett av god nok tid til planlegging av innhold og gjennomføring. Sørg også for at dine deltakere får forventningene sine innfridd – både faglig og personlig
