Møtene og arrangementene som gir deg og dine utstillere, samarbeidspartnere og sponsorer aller best ROI, er de som lykkes med å skape en så god arena for kunnskapsoverføring, merkevarebygging og nettverking at deltakerne kommer tilbake år etter år.
Det er flere arrangementer å velge blant enn noensinne. Hva må til for å skape et arrangementsunivers som flest mulig ønsker å få ta del i?
Vi ser nærmere på fem grunnleggende elementer.
Har du opplevd å møte noen flere ganger, og for hver gang presenterer de seg som om det er aller første gang de hilser på deg? Sannsynligvis føler du deg ikke særlig spesiell. Den samme følelsen får deltakere, utstillere og samarbeidspartnere når de må gjenta de samme opplysningene hver gang de er i kontakt med din organisasjon.
Et system som samler alle detaljer, data og viktig informasjon på ett sted, gjør at alle som jobber med arrangementet internt hos dere, blir i stand til å ha full oversikt og kontroll når de snakker med deltakere, utstillere og samarbeidspartnere.
Hvis du hele tiden snakker om dine egne produkter og tjenester, vil du etter hvert støte fra deg målgruppen din. Dra isteden nytte av kunnskapen du har om hva de interesserer seg for og ønsker å lære mer om. Del nyttig og relevant innhold fra eksterne kilder, som f.eks. fagartikler, guider og rapporter.
På den måten viser du målgruppen din at du skjønner hva de er opptatt av. Når du da trekker frem egne produkter og tjenester, så har de fått tillit til deg.
Sørg for å gi målgruppen gode grunner til å delta, gjennom profilerings- og arrangementsmateriellet, websiden for arrangementet og i all forhåndsomtale/kommunikasjon ellers.
Kan du skilte med et konferansested som har en helt særegen atmosfære og energi? Har du et faglig innhold, sesjoner, foredragsholdere, underholdning og sosiale aktiviteter som de ikke finner andre steder? Får de mulighet til å nettverke med nøkkelpersoner i bransjen? Byr du på et unikt mat-og-drikke-konsept?
Hva som er det største trekkplasteret for ditt arrangement, det vet du veldig godt selv – men ikke ta for gitt at deltakerne skjønner det.
I dag er målgruppen din på PC på jobben, på nettbrett når de er på farten, og på mobil … overalt! Innholdet du deler, må kunne leses på alle enheter. Ved å opprette mobiltilpasset nettside for arrangementet får du samlet all verdifull informasjon på ett sted – program, video, praktisk info, foredragsholdere/sesjoner, PDF, presentasjoner, kontaktdetaljer, parkering, aktiviteter, etc.
I tillegg bør du tilby en egen app for arrangementet som gir deltakere all informasjon på ett sted og dessuten mulighet til enkelt å kunne kommunisere både med deg som arrangør og med andre deltakere.
Dine deltakere, utstillere/samarbeidspartnere og sponsorer har hver sine målsetninger ved å være med på arrangementet du avholder. Deltakerne er ute etter å få kompetanseheving og å bygge ut sitt profesjonelle nettverk, mens utstillere og sponsorer er opptatt av å styrke relasjoner med eksisterende kunder og skape økt profilering og eksponering mot nye kundegrupper.
Se på arrangementet ditt fra deres ståsted, og legg til rette for at de når målene de har satt. Når du da gjennom all promoteringen og markedskommunikasjonen får frem at ditt arrangement er en ypperlig møteplass for å oppnå disse målene, blir det et must å melde seg på.