Hvorfor bruke et påmeldingssystem?

Når du planlegger et arrangement, står du midt oppi en hektisk og til tider kaotisk tid. Du må finne ut hva du skal ha oversikt over, hvordan du skal hente inn all informasjonen, hvordan du skal holde løpende kontakt med de påmeldte, og hvem som skal gjøre hva. 

Hvordan skal du klare alt dette og samtidig sørge for at arrangementet blir profesjonelt gjennomført?

Gjør som stadig flere norske bedrifter og organisasjoner – ta i bruk et påmeldingssystem. På den måten får du alt satt i system, i én og samme brukervennlige løsning. 

I denne artikkelen får du de viktigste argumentene for å investere i et påmeldingssystem til ditt neste arrangement. I tillegg ser vi nærmere på seks gode grunner til at også små og mellomstore bedrifter bør bruke et slikt system. Sist men ikke minst går vi gjennom hvorfor et profesjonelt påmeldingssystem må være fleksibelt. 

Innholdsfortegnelse

12 fordeler ved å bruke et profesjonelt påmeldingssystem 

1. Du sparer mye tid og arbeid

Et påmeldingssystem gjør at arbeidet går mye enklere og hele prosessen fra A til Å blir mer oversiktlig. All informasjon du trenger, finner du til enhver tid tilgjengelig i ett og samme system. Du slipper å bruke ulike programmer, skjemaer og kommunikasjonskanaler til å håndtere påmeldinger, hotellbestillinger, betalinger, evalueringer og nettside. 

Alle involverte (internt og eksternt) kan få direkte tilgang til det de trenger av oppdatert informasjon for å utføre sine oppgaver.

2. Registreringsprosessen blir enklere og mer effektiv

Det vil alltid være viktig å samle nok relevant informasjon om deltakerne. Samtidig vil du at dette skal oppleves så smidig som mulig for dem du kommuniserer med. Ved å ta i bruk et påmeldingssystem blir alt knyttet til registreringen enkelt og effektivt for både deg og de som melder seg på.

3. Det er enkelt å håndtere faktureringen

Arrangementer med betaling skaper en ekstra dimensjon av arbeid hvis det ikke gjøres på enkel måte.

Med betalingsløsning i et nettbasert påmeldingssystem sikrer du at alle deltakerne har betalt – før arrangementet starter. Du kan enten ta betalt fra deltakerne idet de registrerer seg (kredittkort eller Vipps), eller du kan generere fakturaer og sende disse ved registrering eller på et senere angitt tidspunkt. Du definerer selv betalingsbetingelser, og innbetalinger blir automatisk registrert løpende.

De som ikke betaler i tide, får automatisk en betalingspåminnelse. Slik har du hele tiden full kontroll på økonomien og hvem som har betalt og ikke.

4. Du får full oversikt over arrangementet direkte fra mobilen

Et markedsledende påmeldingssystem tilbyr egen app som gir deg som arrangør oversikt over alle dine arrangementer, deltakere og detaljer, også mens du er på farten.

5. Det er enkelt å kommunisere med deltakere før arrangementet

Alt av informasjon om arrangementet legges inn i påmeldingssystemet, slik at det er enkelt å videreformidle denne til deltakere. Dette gjør at de som melder seg på, får en bedre opplevelse og kan møte forberedt.

Du får mulighet til å kommunisere med deltakere både på e-post og SMS, slik at du er sikker på at du når dem du trenger å nå. Blir det endringer i tidspunkt eller sted for arrangementet, er det viktig å varsle deltakere i god tid. Med et nettbasert påmeldingssystem får du gjort dette kjapt og lettvint. 

6. Du får fanget opp løpende endringer og individuelle behov 

En av de største utfordringene arrangører møter på når de forbereder arrangement, er å fange opp og agere på løpende endringer og spesielle behov og ønsker som deltakere melder inn i forkant.

Å ha full kontroll på alt dette er ikke bare utfordrende, det stjeler tid og ressurser du egentlig skulle ha brukt på å gjøre selve arrangementet så bra som mulig.

7. Du får full kontroll med oppdaterte rapporter

Et profesjonelt påmeldingssystem gir deg gode rapporter underveis, slik at du raskt får oversikt over all relevant informasjon og er oppdatert til enhver tid. Rapportene kan enkelt overføres til Excel/PDF og/eller distribueres til samarbeidspartnere som lenker på e-post.

Men husk: Ikke del mer enn nødvendig, og del på en sikker måte til folk du er sikker på hvem er, så du ikke bryter med GDPR-reglene.

8. Innsjekkingen går lekende lett

Bruker du et påmeldingssystem, kan du enkelt sjekke inn deltakerne digitalt. Dermed slipper du lange køer og å måtte stå og bla i printede lister, uten å finne navnet på deltakerne. QR-kode for innsjekk kan deltakerne enkelt hente opp i appen på sin mobil.

En av de største fordelene ved å benytte digital innsjekk er at du slipper å lure på hvem som skal ha evaluering i etterkant – du sender bare til de som har fått status som «møtt» i ditt påmeldingssystem. Dermed risikerer du ikke å skape irritasjon blant personer som var påmeldt, men som ikke kom. 

9. Det er mye lettere å involvere andre i arbeidet 

Arrangementer er altfor viktig, og altfor ressurskrevende, til å overlates til én eneste person. Et påmeldingssystem gjør det enkelt å involvere flere i planleggingsprosessen.

• Har dere flere som jobber med samme arrangementer, kan alle enkelt få tilgang og finne aller siste oppdatert informasjon selv.

• Dere slipper stadig å måtte rapportere til andre underveis i planleggingsprosessen – nettopp fordi alt ligger tilgjengelig i systemet for de som måtte ønske å følge med på fremdriften.

• Det er superenkelt å dele informasjon med andre: Lag lenker med relevant deltakerinformasjon og send til de som trenger. Lenkene oppdateres automatisk, så den som er ansvarlig, slipper å hente ut oppdaterte Excel-filer og sende i hytt og vær hele tiden.

10. Alle ledd blir kvalitetssikret

I et påmeldingssystem får du mulighet til å lage innholds- og designmaler raskt og enkelt. Disse kan så justeres ut ifra ulike behov.

Har dere mange like arrangementer og møter? Da kan dere enkelt hente frem malene og redigere dem med ny dato og agenda. Med et par tastetrykk kan dere kopiere, justere og bruke tidligere arrangementer på nytt.

Tidkrevende manuelle oppgaver som invitasjoner, registrering, kommunikasjon og evaluering blir automatisert og håndteres effektivt. Siden systemet er nettbasert, får dine medarbeidere tilgang til all informasjon – hvor som helst, når som helst, på alle enheter. 

11. Du får hjelp til å skape enda bedre deltakeropplevelser neste gang

For å klare å gi deltakerne dine en bedre og bedre opplevelse fra gang til gang, må du vite hva du bør gjøre annerledes og bedre. Derfor må du spørre deltakerne – og det gjør du enkelt med et påmeldingssystem.

Du sender ut evalueringer i etterkant av arrangementet og lar deltakerne komme med innspill og tanker rundt hva som fungerte godt, og hva som ikke var optimalt. Svarene gir deg muligheten til å forbedre neste arrangement eller å få bekreftet noen av målsettingene som dere satte på forhånd.

12. Det er lettere å evaluere om dere nådde målene som ble satt på forhånd

Et påmeldingssystem kan gi deg rikelig med data og informasjon som gjør det enkelt å se om bedriften har nådd målene dere satte på forhånd. For eksempel får du rapporter underveis, slik at du raskt får oversikt over viktige nøkkeltall, som antall påmeldte, innbetalinger, no-shows, og lignende.

Les også: Hvordan velge riktig påmeldingssystem?

6 gode grunner til at små og mellomstore bedrifter bør bruke et påmeldingssystem

Uansett om bedriften din har 5, 50 eller 100 ansatte, så må dere lage arrangementer som skaper gode deltakeropplevelser og god avkastning for alle involverte.

For å få til dét er dere nødt til å jobbe systematisk hele veien, slik at tiden og ressursene blir utnyttet maksimalt. Som vi nettopp har sett, er det mange gode argumenter for å ta i bruk et påmeldingssystem når du planlegger og gjennomfører arrangementer.

Men kanskje du tenker at det bare er større bedrifter som har behov for (og råd til) et påmeldingssystem? Slik er det ikke. 

Her får du seks gode grunner til at også små og mellomstore bedrifter trenger et slikt system.

1. Du må utnytte knappe ressurser

Jobber du i en liten eller mellomstor bedrift, er sannsynligheten stor for at dere ikke er særlig mange som har ansvaret for å planlegge og gjennomføre arrangementer. 

Kanskje er du til og med alene med alt det praktiske. I en slik situasjon er det ikke enkelt å spare tid og beholde kontrollen.

Derfor er det enda viktigere at dere bruker systemer og verktøy som sørger for at dere får utnyttet de knappe ressursene som er satt av til å håndtere arrangementer og deltakere.

2. Du må fremstå profesjonell

De som melder seg på arrangementet ditt, stiller like høye krav til deg som arrangør som de gjør til en bedrift som har tilnærmet ubegrensede ressurser til rådighet. De forventer å følges opp og få sine individuelle behov ivaretatt hele veien. 

Hvis deltakerne opplever å bli dårlig håndtert underveis og får en dårlig opplevelse mens arrangementet pågår, så tenker de ikke “Ja, men det er jo forståelig – dette er tross alt en liten bedrift, der kanskje bare én person sitter med ansvaret for arrangementet”.

Tvert imot vil de måle deg opp mot de mest erfarne og profesjonelle arrangørene i markedet. Kommer du til kort, kommer de trolig ikke neste gang.

Derfor er det minst like viktig for små og mellomstore bedrifter å fremstå som en profesjonell arrangør. 

3. Du taper tid og penger på ikke å bruke et påmeldingssystem

Uten et godt system for påmelding og håndtering av deltakere kan det bli veldig dyrt. Hvorfor det? 

Fordi du risikerer å miste deltakere, du får kanskje ikke fanget opp viktige detaljer eller sikret inntektene fra arrangementet, og du kan tape store beløp på ikke å tilpasse riktig antall til arrangementsted, mat, etc. 

Her kan du lese mer om hvorfor et nettbasert påmeldingssystem kan spare deg for betydelige utgifter når du lager arrangement. 

4. Du har egentlig ikke arrangementer som ansvarsområde

Blir du ofte satt til å lage arrangementer i bedriften, selv om du ikke har det som primæroppgave? Du har kanskje ikke lyst, tid eller kompetanse til å bruke særlig mye tid på dette. Kanskje vet du ikke hvor du skal starte for å komme i mål med arrangementet du har fått ansvaret for.

Tidsklemmen du havner i, går ofte ut over de andre arbeidsoppgavene du har. Med et påmeldingssystem bruker du mye mindre tid og tankevirksomhet på alt det praktiske du må huske på, og du kan fokusere på å skape best mulig innhold og opplevelser for deltakere og samarbeidspartnere.

5. Du blir mindre sårbar

Se for deg at du er midt i den hektiske innspurten før arrangementet, og du har en drøss med e-poster her og der, og ditt eget system med regneark, huskelister lagret på PC-en og notater skriblet ned på post-it-lapper. Så blir du syk og må være borte fra jobb, og noen andre internt må ta over …

Finner de raskt oppdatert og korrekt informasjon, eller blir det krise? Hvor mye tid og energi må du bruke på å hjelpe dem med å få oversikt?

Bruker du et påmeldingssystem, har du alt samlet på ett sted, og det er mulig for andre å ta over dersom du som sitter på all informasjon, blir syk eller borte når arrangementet nærmer seg. 

Ikke minst er det mye enklere å dele informasjon direkte med eksterne hjelpere hvis det trengs, uten at du hele tiden må oppdatere med siste informasjon.

6. Du bruker mindre tid på å lage neste arrangement

Starter du praktisk talt fra bunnen av hver gang du skal begynne med et nytt arrangement? Det betyr at du bruker mye unødvendig tid og kapasitet. 

I stedet bør du ha all informasjonen fra sist liggende klar til bruk, i et brukervennlig og oversiktlig system. Ingen trenger å lete etter gammel informasjon eller hva som ble gjort sist.

Et påmeldingssystem sparer deg for masse tid og jobb – du kan rett og slett “kopiere suksessen” fra sist, med fiks ferdig struktur og lagrede workflows og oppsett. 

Hva om noen har sluttet siden arrangementet dere avholdt i fjor? Uten et system som samler alt på ett sted, må du begi deg ut på “leteaksjon” i gamle permer eller e-poster. Arbeidsdagene går fort med i dét dragsuget …!

Derfor må påmeldingssystemet du bruker, være fleksibelt 

Det kommer stadig flere påmeldingssystemer på markedet, men ikke alle er like brukervennlige og fleksible. Dette betyr at enkelte systemer gir deg mindre nytteverdi enn du får med andre systemer.

Hele poenget med å ta i bruk et påmeldingssystem er å gjøre det enklere for deg og teamet ditt å planlegge og gjennomføre møter og arrangementer. 

Et godt påmeldingssystem skal ha løsninger som kan skreddersys etter behovene dere har, slik at alle som jobber med arrangementet internt, enkelt kan bidra og jobbe selvstendig.

Før du inngår en langsiktig avtale med en leverandør av et påmeldingssystem. er det derfor viktig at du avklarer hvor fleksibel løsningen i realiteten er. 

Et virkelig godt påmeldingssystem må være fleksibelt på tre ulike områder. La oss se nærmere på hvorfor du trenger et påmeldingssystem som oppfyller disse kriteriene.

1. Systemet må være tilpasset bedriftens bruksbehov

I en verden som stadig endrer seg, noen ganger gradvis og noen ganger over natten, er det viktig å velge digitale systemer og leverandører som evner å tilpasse seg svingninger i markedet.

Med et fleksibelt påmeldingssystem trenger du aldri å betale for mer enn du trenger. Du kan skalere volum opp eller ned, slik at du ikke trenger å si opp avtalen, men fortsatt har tilgang til det du trenger.

Dessuten har du alltid fleksibilitet med hensyn til å kjøpe moduler etter hvert som bruken utvides. Kanskje trenger du ikke all funksjonaliteten ved oppstart, men ønsker å bli litt kjent i systemet før du kjøper full pakke. F.eks. kan du starte med “Basic” og kjøpe deg opp etter hvert, eller du kan legge til tilleggsmoduler ved behov. 

Eller så kan du plukke akkurat det innholdet du trenger fra alle versjonene, og så setter leverandøren sammen en løsning med en pris per deltaker.

2. Systemet må være tilpasset markedsbehovet

Event- og arrangementsmarkedet forandrer og utvikler seg hele tiden. Et påmeldingssystem som skal dekke din bedrifts behov og gi god brukeropplevelse også fem–ti år frem i tid, må derfor utvikles og oppgraderes fortløpende, i takt med utviklingen generelt og ønsker/krav fra markedet. 

Dette forutsetter at leverandøren er godt orientert om de endringer og krav som kommer fra markedet fremover.

Et fleksibelt påmeldingssystem betyr at dere kan vokse sammen med leverandøren, slik at dere ikke trenger å bytte til et nytt system når virksomheten vokser og behovene endrer seg.

3. Systemet må være tilpasset deg som bruker

Det viktigste nivået av fleksibilitet er at systemet er enkelt og fleksibelt å bruke, slik at et arrangement og håndteringen av deltakerne enkelt kan tilpasses akkurat ditt arrangement (mht. maler, felter på påmeldingsskjemaer, designmuligheter, etc). 

Arrangementer er forskjellige, og deltakerne har ulike behov. Det er viktig å ta hensyn til dette. Noen arrangementer er enkle, og det er bare å melde seg på (frokostseminar/webinar), mens andre er mye mer komplekse, med hotellbestilling hvor man f.eks. selv kan bestemme hvem man skal dele rom med, og at fakturaen skal deles på de som deler rom. Det kan være ulike kategorier og ulike aktiviteter per kategori. Ulike grupper skal kanskje se ulike ting på sitt påmeldingsskjema, eller det kan være viktig at ikke alle ser hverandres valg.

Et fleksibelt påmeldingssystem kan enkelt benyttes fra både PC og mobil. Dermed er du ikke avhengig av å sitte på kontoret for å være oppdatert på detaljer og deltakerinformasjon, eller for å få gjort nødvendige utsendelser hvis det er noe som haster.

Hva med hjelp og oppfølging fra leverandøren?

Et fleksibelt påmeldingssystem gir deg full tilgang til et supportteam som alltid er der for deg med rask og kyndig hjelp når du trenger det. Når man planlegger og gjennomfører arrangementer, er det alfa og omega at man lett kan kontakte support når behovet oppstår.

I den travle perioden inn mot arrangementet, når du løper fra møte til møte uten å være særlig mye innom kontoret, er det ikke alltid at du har tid til å produsere og følge opp alt selv. Også her kan et fleksibelt påmeldingssystem hjelpe deg – leverandøren av systemet kan nemlig bruke det på dine vegne.

Sammendrag

Å ha ansvaret for et arrangement betyr at man må holde mange baller i luften samtidig. For å få alt på plass må man starte fra bunnen av. Hva må du ha oversikten over? Hvordan skal du hente inn all informasjonen? Og hvem skal gjøre hva?

Uavhengig av om arrangementet er stort eller lite – det er mye som skal ordnes og mange detaljer som skal på plass. Det går med mye tid når du til enhver tid skal holde kontroll på siste oppdaterte informasjon og i tillegg få med deg alle detaljer.

I 2023 er det ingen grunn til å bruke unødvendig mye tid på dette. Du kan la et digitalt system gjøre den tidkrevende delen av jobben for deg.

Derfor finnes påmeldingssystemer, slik at du slipper å jobbe manuelt med alt dette. De beste påmeldingssystemene inneholder alle funksjoner du trenger for å kunne administrere både små og store møter eller arrangementer, og håndtere alle typer deltakere. 

Dette er grunnen til at flere og flere bedrifter velger å ta i bruk et profesjonelt påmeldingssystem. Det forenkler og effektiviserer arbeidet med påmelding og håndtering av deltakere, samtidig som det leder til et mer vellykket arrangement for alle involverte. Og kanskje viktigst av alt: Arrangementet og all informasjon knyttet til det blir en mye bedre opplevelse for deltakerne.

Også små og mellomstore bedrifter trenger et påmeldingssystem: Uansett om bedriften din er liten eller ikke: Har dere først bestemt dere for å lage et arrangement, må det gjøres på best mulig måte med de ressursene dere har.

Det er avgjørende at alle kan gjøre ting mest mulig effektivt, spare tid (og penger) og følge opp deltakerne på best mulig måte. 

Derfor bør dere ta i bruk det systemet som hjelper stadig flere små og mellomstore bedrifter med å lage profesjonelle og vellykkede arrangementer selv om de har små team og knappe ressurser.

Systemet må være fleksibelt: Ikke alle påmeldingssystemer er “født like”. De beste påmeldingssystemene er fleksible. De forenkler jobben din og gir deg trygghet på at alt går som planlagt, slik at du kan senke skuldrene og nyte både planleggingen og gjennomføringen av arrangementet. Samtidig skal systemet kunne gi deg støtte når du trenger det midt oppi en travel tid.