Digitale arrangementer byr på mye som er nytt, men også mye som er likt det du er vant til fra fysiske arrangementer. Du må fortsatt innfri deltakernes forventninger ved å legge til rette for gode opplevelser fra første påmelding til siste evaluering. Og du må fortsatt ha best mulig kontroll på alle aktiviteter og detaljer.
Derfor er det viktig at du bruker et påmeldingssystem selv om du tar arrangementet over i et heldigitalt format.
La oss se på de fem viktigste grunnene til at du på ditt neste digitale arrangement bør bruke et påmeldingssystem akkurat som du gjør til vanlig.
1. Du får flere påmeldte med enkel og effektiv invitasjon/registrering
Stadig flere bedrifter og organisasjoner gjennomfører sine arrangementer digitalt i stedet for å avlyse eller utsette dem. Mange digitale arrangementer å velge mellom gjør at det skal stadig mer til for å pirre målgruppens nysgjerrighet og fange oppmerksomheten. Derfor må du invitere og registrere deltakere mest mulig effektivt – dette bidrar til at du får flere deltakere.
Effektiv invitasjon
Et godt påmeldingssystem gjør at du enkelt kan lage og sende profesjonelle og tilpassede invitasjoner på e-post, ved hjelp av enkle, ferdiglagde maler. Slik sikrer du en pen og profesjonell invitasjon, med alle nødvendige lenker uavhengig av hva slags enhet deltakeren åpner den på.
Effektiv registrering
Et påmeldingssystem forenkler også registreringsprosessen. Jo enklere det er for deltakere å registrere seg på arrangementet, enten de skal delta digitalt eller fysisk, desto større sjanse er det for at melder seg på. Samtidig må påmeldte enkelt kunne få svar på alt de lurer på og trenger å vite om arrangementet.
2. Hvis det koster penger å delta, må du enkelt kunne ta betalt
For de som har digitale arrangementer hvor det koster penger å delta, kan det være snakk om store beløp som skal samles inn. Mange arrangører fakturerer fortsatt "manuelt", ved at de henter informasjon om deltakere fra et oppdatert Excel-ark eller internt CRM-system inn i økonomisystemet når all informasjon er oppdatert og klar.
Dette er både arbeidskrevende og tidkrevende – et helt unødvendig dobbeltarbeid. Med et godt påmeldingssystem kan du enten ta betalt fra deltakerne idet de melder seg på (kredittkort), eller du kan generere fakturaer og sende disse umiddelbart ved påmelding (eller automatisk på et ønsket tidspunkt senere).
3. Du må kunne kommunisere enkelt og effektivt med deltakere
Mye er nytt og annerledes med digitale arrangementer, men god kommunikasjon med deltakerne – både før, under og etter arrangementet – er akkurat like viktig som ved et tradisjonelt, fysisk arrangement.
Selv om arrangementet skal foregå digitalt, kan det være mye en deltaker lurer på. Vil det bli mulighet til å stille spørsmål? Blir det gjort opptak av arrangementet? Blir det sendt ut noe i etterkant?
Deltakere bør ha muligheten til å kontakte deg som arrangør på en enkel måte, og det må være enkelt for deg å svare dem.
Et påmeldingssystem gir deg som arrangør mulighet til å kommunisere med deltakere både via app, e-post og SMS, slik at du er sikker på at du når dem du trenger å nå. Via henvendelser direkte fra påmeldingsskjemaet kan deltakere enkelt ta kontakt med deg eller andre aktører knyttet til ditt digitale arrangement.
Les også: Kundecase: Nidoblet antall deltakere ved å avholde arrangementet digitalt
4. Du må kunne ha all data og historikk samlet i samme system
Mye av nytteverdien i å bruke et påmeldingssystem ligger i at man til enhver tid har alt på ett sted og alltid oppdatert. Dette gjelder selv om du lager et digitalt arrangement. Det er viktig å ha all deltakerinformasjon samlet på ett sted – både for historikk, samtykker, oppfølging av deltakerne i etterkant, og lagring i eget CRM-system eller økonomisystem.
5. Du må kunne sende ut evaluering i etterkant
For å bli stadig bedre fra gang til gang må man vite hva man kan forbedre seg på. Derfor må man spørre deltakerne – og det gjør man enkelt med et påmeldingssystem.
Et profesjonelt påmeldingssystem lar deg sende ut evalueringer i etterkant av arrangementet. Deltakerne kan komme med innspill og tanker rundt hva som fungerte godt, og hva som ikke var optimalt.
Et digitalt arrangement inneholder mange elementer som er uvant, både for deg som arrangør og for dine deltakere. Svarene du får på evalueringen, gir deg muligheten til å justere og forbedre ditt neste digitale arrangement og dessuten få bekreftet noen av målsettingene som dere satte på forhånd.
Konklusjon: Påmeldingssystem like viktig som alltid
Selv om du lager et digitalt arrangement, er det akkurat like viktig å administrere arrangementet på en måte som gjør at du kan skape en best mulig opplevelse for deltakerne, ha full kontroll på detaljene og informasjonen, og ha alt samlet i ett eneste system.
Et profesjonelt nettbasert påmeldingssystem samler og automatiserer all informasjonshåndtering og all kommunikasjon før, underveis i og etter arrangementet. Dermed får du mye mer tid til å forberede det faglige innholdet og de viktige detaljene som verdiøker deltakeropplevelsen.
Påmeldingssystemet er dessuten det naturlige koblingspunktet for alt som må på plass av utstyr for å få det digitale arrangementet til å flyte. Systemet viser hvor mange som vil komme (noe som kan endre valg av plattform), behov for ulike sesjoner (breakout rooms) og annet som bør tilpasses når det digitale "rommet" settes opp.
Derfor har du som arrangør fortsatt like mye bruk for et påmeldingssystem selv om møtet holdes ved hjelp av en videokonferanse-/webinarløsning. Det er akkurat like viktig med invitasjon, enkel registrering, betaling, evaluering, etc. – nå som ellers!
