Møte- og konferansemarkedet har gått gjennom noen svært utfordrende måneder. Selv om Norge nå gradvis åpner igjen, er verden fremdeles langt unna den vi er vant til, og mange ting er fortsatt satt på vent.
Vi ser at mange er kreative og finner nye måter å avholde sine arrangementer på. Å bruke virtuelle møterom har blitt helt vanlig, noe vi mener vil være en trend også videre fremover. Men det er stor forskjell på det fysiske og det digitale formatet. Hva må du være ekstra obs på når du skal holde en presentasjon i et virtuelt møterom?
I denne artikkelen får du noen gode tips til å holde en engasjerende presentasjon via videomøte.
Skap en opplevelse som engasjerer
På et arrangement hvor man kommer sammen ansikt til ansikt under samme tak, kan du som arrangør eller foredragsholder bevege deg rundt og bruke øyekontakt og kroppsspråk til å skape involvering mellom sal og scene. Dette lar seg ikke like enkelt gjøre i en virtuell setting.
Faktisk stiller en digital møteplass større krav til din evne til å holde på deltakernes oppmerksomhet. Når man sitter foran PC-skjermen og ser på en presentasjon, har fokuset lett for å dras mot noe annet: et varsel i nettleseren, en melding på mobilen, eller smartklokken som sier at du må bevege deg.
Derfor er det viktig at du skaper en god og engasjerende start som umiddelbart fanger publikums oppmerksomhet. Sørg for at du holder energinivået oppe gjennom hele presentasjonen.
Ha en “proff” bakgrunn
Husk at mange kan se deg, selv om du kanskje ikke ser deltakerne. Bakgrunnen bør være ren og ryddig og ikke stjele oppmerksomheten fra det faglige.
I flere av de profesjonelle videomøteverktøyene (bl.a. Zoom og Teams) er det mulig å laste ned en virtuell bakgrunn. Slik kan du gjøre et litt rotete hjem om til et kontorområde som utstråler profesjonalitet og bidrar til å holde deltakerne fokusert på selve presentasjonen. Og husk: Selv om hunden eller katten din er skjønn, så hører den ikke hjemme i din virtuelle presentasjon. Vær på et rom der du kan lukke døren
Opp og stå!
Om du ikke er vant med å holde presentasjoner virtuelt, og hvis du er alene foran kamera og kanskje ikke kan høre eller se deltakerne, kan det føles litt stusselig. For å få mer energi og dynamikk i presentasjonen kan det være lurt å stå oppreist mens du snakker. (Men sørg for at kameraet på din enhet er i øyehøyde.)
Når du beveger deg rundt, puster du bedre og utstråler mer energi, noe som er med på å gjøre presentasjonen mer engasjerende. Poenget er å være interaktiv akkurat slik du er på et ekte møte i et ekte rom.
Bruk et speil
Hvis videokonferanseløsningen du bruker, ikke gjør det mulig å se deg selv, presentasjonen og publikum samtidig, kan det være lurt å sette opp et speil foran deg. Når man ikke får feedback fra deltakere som er i samme rom som deg, kan det gå ut over energien i presentasjonen man holder. Ved å se deg selv husker du på å smile, bruke hendene og være mer “påskrudd” i virtuelle møter.
Ha godt nok lys
God lyssetting er viktig for å gi et godt inntrykk under videomøtet. Stå gjerne plassert med et vindu foran deg (aldri bak deg!), da får du sterkt og godt dagslys rett på. Er det om kvelden eller dårlig lys, så ta en skrivebordslampe og snu lyset rett på deg. Det kan virke for lyst, men det fungerer, og du trenger mer lys enn du tror.
Ha på deg passende klær
Selv om du holder videomøtet hjemmefra, kan du ikke gå i “koseklær”. Bruk klær som du ville hatt på deg dersom du var på et fysisk arrangement. Helst nøytrale eller dempede farger, eller med et mønster som ikke er «urolig». Lyse og prangende klær stjeler lyset fra ansiktet ditt. Det vil gjøre at folk ser din lysegule skjorte istedenfor å se deg. Unngå rødt, da det har en tendens til å «blø», det vil si at kantene blir uskarpe. Hvitt er heller ikke ideelt, siden det gir dårlig fargekontrast. En skjorte eller et slips med tynne, vertikale striper kan gi et distraherende bølgemønster når du beveger deg.
Sørg for god lyd
Bra lydkvalitet er et must når du skal holde en presentasjon virtuelt. Det er mye lettere å følge med på hva du sier, dersom du snakker i mikrofonen til øretelefonene. Når lyden fanges opp av datamaskinens mikrofon, blir den ofte svært mye dårligere. Det plukkes opp lyder i rommet, og det blir ofte romklang. Øretelefonens mikrofon filtrerer effektivt bort slik bakgrunnsstøy.
Sørg dessuten for å teste lyden før du setter i gang. Dårlig videokvalitet kan folk se gjennom fingrene med, men er lyden borte, mister du dem. Husk å snakke tydelig og relativt langsomt. Det er vanskeligere å få med seg hva som blir sagt gjennom et videomøteverktøy, siden det ikke er like lett å tyde ansiktsuttrykk, toneleie og kroppsspråk. Hvis internettilgangen i tillegg er litt dårlig, kan stemmen bli hakkete, så ta det rolig og snakk tydelig.
Be om hjelp
To kan mer enn én, sier et svensk ordtak. Få en kollega eller venn til å hjelpe deg, så er dere to om det dersom det oppstår teknisk krøll i forkant eller underveis i videomøtet. Bruk gjerne moderator i tillegg til kursholder. Da kan moderator sørge for at alle deltakere "slipper inn", sjekke at alle har "kommet", og eventuelt svare på chatmeldinger underveis, og du som kursholder får konsentrert deg om å holde kurset.
