Arrangement er ingen eksakt vitenskap. Å resultatmåle i etterkant må derfor handle om mer enn bare å se på antall påmeldte eller om man kom i økonomisk “break-even”. Å trekke folk er absolutt en god målestokk på hvor bra du lykkes med arrangementet. Men for å kunne lage et enda bedre arrangement neste gang er det viktig at du har flere kriterier å måle ut ifra.
Dessuten kan man saktens spørre seg om det i det hele tatt måles resultater etter avsluttet arrangement? Mange puster lettet ut når alt er ferdig, og så blir det ikke gjort så mye mer med dette …
Enhver arrangør har som ansvar og mål å lage møter og arrangementer som lykkes best mulig. Samarbeidspartnere, leverandører, utstillere og sponsorer – som har investert i arrangementet med det formål å oppnå en gevinst – har også krav på å få vite om innsatsen bar frukter.
Men hvordan kan man vite om arrangementet ble vellykket eller ei, dersom man ikke måler det?
En hovedingrediens i et vellykket arrangement er å sette opp mål i forkant. Uten et mål blir det vanskelig å skulle måle resultater i etterkant.
Målene for arrangementet kan blant annet være:
- Økonomiske for bedriften på lang sikt (økt omsetning, nye kunder/samarbeidspartnere, etc.)
- Antall deltakere og fremmøtte eller en omsetning på selve arrangementet
- Omtale, styrket merkevare/omdømme, presseklipp
- Tilbakemeldinger fra deltakerne på faglig innhold (lansering av nye produkter)
- Kompetanseheving og økt motivasjon
Når du setter opp mål for arrangementet i forkant, bør du også vurdere hvordan du etter arrangementet skal evaluere om du faktisk nådde målsettingen. Dersom formålet først og fremst er å øke bedriftens synlighet i markedet og styrke omdømmet, må man benytte andre måleparameter enn når man måler ren kost/nytte. For eksempel kan man samle inn data på antall presseomtaler eller se på hvor stort engasjement dere klarte å skape i sosiale medier – også i etterkant.
Fortsetter deltakerne å poste innlegg med emneknaggen for arrangementet? Får du flere kommentarer, likes og delinger enn vanlig på Facebook, LinkedIn, etc.? Får arrangementet “buzz” og skryt?
Dersom et arrangement ikke går så bra som du hadde sett for deg, for eksempel at det ble færre påmeldte enn du hadde tatt høyde for, kan kostnadene bli høyere enn inntektene. Det å gå litt over budsjettet og/eller få lavere inntekter enn forventet betyr imidlertid ikke automatisk at arrangementet var lite vellykket. Kanskje dere fikk mange nye leads og kunder? Kanskje får dere ekstra mange henvendelser i ukene etterpå, og kanskje er det ekstra mange som melder seg på nyhetsbrev og booker demo.
Og hvis dere er i gang med planleggingen og lanseringen av neste arrangement – begynner folk å vise interesse eller melde seg på allerede nå?
Målinger på kort og lang sikt
Noe kan enkelt måles direkte etter avsluttet arrangement ved å sende ut en tilpasset evaluering til alle fremmøtte deltakere, mens noe kun kan måles på litt lengre sikt: Har kanskje bedriften gått opp eller ned på omdømmeundersøkelsene som blir gjennomført blant alle de store norske merkevarene? Eller du ser økonomiske resultater i et lengre perspektiv?
Dersom du ønsker å få vite hva deltakerne synes om arrangementet dere nettopp avholdt, er det bare å spørre dem. Å sende ut en evaluering gir deg en god pekepinn på hva deltakerne synes om arrangementet. Hva gikk bra, og hva gikk ikke fullt så bra? Selv om arrangementet ble utsolgt, er det kanskje ikke et godt tegn dersom tilbakemeldingene fra deltakerne er heller lunkne ...
Med gode innspill fra de fremmøtte får du verdifull innsikt i hva du eventuelt bør gjøre for å forbedre arrangementet til neste gang.
Hva mener sponsorer og samarbeidspartnere?
Det er ikke bare hvor fornøyd deltakerne og eventuelle utstillere er, som avgjør om arrangementet ble en suksess eller ikke. Også sponsorer og samarbeidspartnere må tas med i beregningen. Sponsorinntekter og samarbeid med støttespillere er ryggraden i mange arrangementer, og et godt og langsiktig samarbeid med sponsorer og samarbeidspartnere er derfor viktig.
Er dine sponsorer og samarbeidspartnere fornøyd med resultatet av arrangementet og profileringen de fikk? Synes de at din bedrift overholdt sin del av avtalen/kontrakten? Ta gjerne et møte med sponsorer og samarbeidspartnere i etterkant og vær lydhør for eventuelle forslag de har til hva som bør gjøres bedre til neste arrangement.
Hvis en sponsor og/eller samarbeidspartner trekker seg fra samarbeidet, er det åpenbart ikke et tegn på at arrangementet var vellykket, selv om tilbakemeldingene fra deltakerne jevnt over var gode. Sponsorer og samarbeidspartnere opererer med andre målekriterier enn deltakerne, og derfor er det viktig at dere gjør dem fornøyde.
Konklusjon
Det er absolutt mulig å måle om arrangementet ditt var vellykket eller ei, med de rette målekriteriene. Og det er essensielt å måle for å kunne dokumentere effekt og resultater overfor samarbeidspartnere og interessenter.
Resultatmåling av arrangement forutsetter imidlertid at du har satt opp klart definerte mål i forkant. Selv om alle kriterier dere måler etter, tyder på at arrangementet ble en suksess, er det viktig å sende ut en tilpasset evaluering til alle fremmøtte deltakere. Tilbakemeldingene hjelper dere med å gjøre ting bedre, slik at neste arrangementet lykkes i enda større grad.
