Mange bedrifter som skal avholde arrangementer, klarer ikke å følge med på hotellenes avbestillings- og reduksjonsfrister – og ender derfor opp med å betale store summer i no show-gebyrer.
No show-gebyr vil si at en garantert reservasjon ikke kanselleres/reduseres innen fristen, og at gjesten eller bedriften blir fakturert for hele oppholdet.
Vi ser nærmere på hvordan du kan unngå å betale en formue i no-show.
No show-gebyr er helt unødvendig
Du er i full gang med å planlegge et arrangement. Du har reservert rom for deltakerne på et hotell, og får oversendt hotellets betingelser. Men travelt opptatt som du er med å holde styr på alle små og store detaljer som må på plass, så tar du deg ikke tid til å sette deg inn i vilkårene.
Da skjer gjerne det som ofte skjer: Når folk begynner å melde avbud (eller du får færre deltakere enn forventet), klarer du ikke å holde oversikten over hotellets tidsfrister og satser for hva de gir no show-gebyr på.
Reservasjonen blir ikke redusert/kansellert innen fristen, og bedriften din mottar faktura for hele den opprinnelige bestillingen.
Det er sure penger! Og helt unødvendige sådanne ….
Hva bør du så gjøre for å måtte betale no show-gebyr så sjeldent som mulig?
- Sett deg godt inn i alle frister for avbestilling og reduksjon. Betingelsene varierer fra hotell til hotell og skiller på overnatting og møte/bevertning for gruppebestilling.
- Vær tidlig ute med å starte planlegging og påmelding, slik at du rekker å avbestille dersom du ikke får nok deltakere.
- Send bekreftelse etter registrering med link til kalender, slik at deltakerne enkelt kan få det inn i sin kalender.
- Hvis det går lang tid mellom påmelding og dato for arrangement, send en påminnelse (gjerne med et oppdatert program eller annen nyttig informasjon)
- Send alltid en velkomstmelding (SMS eller e-post) dagen før arrangementet.
Les også: Får du den supporten du fortjener?
Bruk en profesjonell bestiller
Når du planlegger arrangement, har du nok å tenke på. Hadde det ikke vært en lettelse å slippe å passe på alle de ulike fristene for avbestilling/reduksjon?
Ved å booke gjennom en profesjonell bestiller kan du fokusere helt og holdent på det som er viktigst – å lage et arrangement som huskes ekstra godt. Bestilleren holder i alle frister, holder kontinuerlig kommunikasjon med både hotellet og deg, og tilpasser bestillingen underveis, slik at du slipper å betale for de som ikke kommer.
Og det beste av alt – tjenesten er gratis hos de aller fleste tilbydere.
Konklusjon
Ved å ta de rette forholdsreglene kan du enkelt unngå å måtte betale store summer i no show-gebyr. En profesjonell bestiller er det sikreste tiltaket for å begrense no show. Det kan likevel oppstå situasjoner hvor du må betale gebyr, men da er du iallfall informert og klar over at den ekstra kostnaden kommer.
