Hvilket påmeldingssystem passer best for deg?

Har du bestemt deg for å investere i et system som hjelper deg med å arbeide effektivt og enkelt med arrangementer? 

Da har du nok oppdaget at det finnes svært mange slike systemer å velge mellom – alle med ulike funksjoner og egenskaper, styrker og svakheter. Hvordan skal du klare å finne det systemet som passer best for deg og din bedrift?

Uansett om du har enkle eller komplekse arrangementer, så ønsker du valuta for pengene. Med andre ord trenger du et påmeldingssystem som …

• Sparer deg for mye arbeid på tidkrevende manuelle oppgaver
• Gir deg kontroll på alle detaljer
• Hjelper deg med å gi deltakerne en god opplevelse
• Får deg til å fremstå som en mer profesjonell arrangør

Før du setter i gang søket etter det påmeldingssystemet som er perfekt for din bedrifts behov, er det et helt sentralt spørsmål du bør stille:

Hva trenger du egentlig fra et påmeldingssystem?

Dagens arrangementsdeltakere forventer å bli håndtert på en profesjonell og god måte, helt fra de melder seg på til de går ut døren (og enda lenger). 

Selv om du skal avholde et relativt ukomplisert arrangement og deltakerne bare trenger å svare “Ja, jeg kommer”, så er det fortsatt lurt å bruke et påmeldingssystem. 

Dersom det er 200 som har svart at de kommer, skal disse 200 også få litt informasjon underveis og kanskje i tillegg sjekkes inn på selve dagen. Mange enkle systemer dekker dette. 

Men dersom du trenger å samle inn mye og variert informasjon fra deltakerne, bør du se etter et mer komplett påmeldingssystem. Disse deltakerdataene er ikke bare viktig for å håndtere deltakerne på en effektiv og profesjonell måte på dette arrangementet, men også for å kunne forbedre arrangementet neste gang. Dra nytte av historikk og annen relevant innsamlet informasjon videre på andre arrangementer. 

5 viktige kriterier for påmeldingssystemet som passer best for bedriften din

Et påmeldingssystem som skal passe godt for en moderne bedrift med både enkle og mer komplekse arrangementer, må inneholde alle funksjoner man trenger for ikke bare å spare tid og kostnader, men også for å sikre en bedre opplevelse for den enkelte deltaker.

1. Bedre ivaretakelse av deltakernes behov

Et profesjonelt påmeldingssystem har funksjoner som hjelper deg med å gi deltakerne dine et solid helhetsinntrykk av arrangementet ditt:

• Deltakerkategorisering: Ved å dele deltakerne dine inn i kategorier kan du tilpasse spørsmål og informasjon til hver enkelt gruppe.

• Rombestilling/overnattingsregistrering: Med et godt påmeldingssystem kan du gjøre det lettere for deltakerne å bestille rom / registrere overnatting.

• Elektronisk innsjekk: Gjennom effektive, digitale innsjekkingsløsninger kan du gjennomføre innsjekkingen på en raskere og enklere måte.

2. Enklere og mer effektiv kommunikasjon med deltakerne

God og enkel kommunikasjon med deltakerne er nøkkelen til et vellykket arrangement. I et godt påmeldingssystem skal du enkelt kunne kommunisere med deltakerne før, under og etter arrangementet via SMS, e-post eller app. Du skal kunne sende meldinger med én gang, eller planlegge utsendelser frem i tid.

• Deltakerhenvendelser: Ved å lagre all kommunikasjon du har med deltakerne i ett system, er det enklere å holde oversikt over hvem som har, eller ennå ikke har, besvart henvendelsen din.

• Effektive besvarelser: Deltakerne kan også, gjennom systemet, enkelt spørre deg om ting, og du kan selv forhåndsdefinere hvem internt som skal svare på hva. Hvis mange deltakere har spurt om akkurat det samme, kan dette poengteres i systemet, slik at du får et god kontroll på det.

• Treffsikker informasjon: Ved å sette filtre på ulike kategorier eller aktiviteter som deltakerne er påmeldt til, kan du tilpasse informasjonen og budskapet etter de ulike gruppenes behov.

• Sikring ved fravær: Hvis noen i teamet ditt skulle bli syke/fraværende fra jobb midt i den hektiske planleggingsfasen, og en annen må ta over besvarelsene, kan dette gjøres på en enkel måte.

Les også: 9 spørsmål du bør stille når du skal velge riktig påmeldingssystem

3. Bedre og sikrere betalingsløsninger

Påmeldingssystemet som passer godt for deg, skal gjøre det enkelt å følge opp økonomien og sikre inntektene. Vet du at økonomien blir gjennomført og behandlet på en skikkelig måte, blir du tryggere som arrangør. 

Med et godt påmeldingssystem bestemmer du selv hvordan du vil at deltakerne skal betale.

• Du kan enten ta betalt fra deltakerne idet de registrerer seg (kredittkort eller Vipps), eller du kan generere fakturaer og sende disse ved registrering eller på et senere angitt tidspunkt.

• Innbetalinger blir automatisk oppdatert hver dag, slik at du enkelt kan følge med på oppdaterte innbetalinger. De som ikke betaler i tide, får automatiske betalingspåminnelser. Slik har du hele tiden full kontroll på økonomien og hvem som har betalt og ikke.

4. Grundig oppfølging og support

Mange bedrifter som skal bestemme seg for hvilket påmeldingssystem som passer best for dem, glemmer å stille seg selv følgende spørsmål: Hvor godt vil leverandøren av systemet følge opp oss som brukere?

• Et godt påmeldingssystem skal gjøre deg trygg når du bruker det. I en travel periode i planleggingen vil dere før eller siden støte på en utfordring eller gjøre noe feil. Da må dere kunne ringe til en supportavdeling (i norsk åpningstid) og få skikkelig hjelp der og da, på ditt eget morsmål.

• Leverandøren må skjønne nøyaktig hva slags problem du har, og gjøre sitt ytterste for å løse det for deg.

• Påmeldingssystemet som passer best for din bedrift, kommer fra en leverandør med et dedikert supportteam som hjelper deg med alt du måtte lure på – enten du har tekniske spørsmål om systemet eller trenger gode råd og nyttige tips for å få gjennomført arrangementet på en profesjonell måte.
  
  

5. Forbedring av arrangementene fra gang til gang

Som enhver god arrangør gjør du ditt beste for å gi deltakerne en bedre og bedre opplevelse for hver gang du inviterer dem. Men for å klare det må du ha kontroll på hva du bør gjøre annerledes og bedre. Derfor må du spørre deltakerne – og det gjør du enkelt med evaluering i et profesjonelt påmeldingssystem.

• Ved å ta i bruk evaluering, som enkelt samler inn informasjon fra deltakerne etter et arrangement, får du hentet inn mye tilbakemeldinger og informasjon som du kan bruke til å gjøre justeringer og forbedringer til neste gang.

• Dette er spesielt svært verdifullt for arrangementer som arrangeres mer enn én gang.

Billige systemer kan koste dyrt …

Som sagt finnes det mange påmeldingssystemer der ute. Noen av dem er billige, og noen faktisk gratis. Men billig og gratis har som regel en kostnad, spesielt dersom du har arrangementer med mange deltakere. 

Systemet som fortonte seg riktig så forlokkende med budsjettbrillene på, kan bli nokså “stygt” når mangel på brukervennlighet, fleksibilitet og support gjør seg gjeldende midt i oppkjøringen til arrangementet. 

Hvis kriteriene lenger opp er viktig for deg, bør du vurdere et komplett påmeldingssystem som er enkelt å bruke, har mange smarte funksjoner og i tillegg blir løpende utviklet basert på trender og ønsker fra brukerne.

I så fall er Provisos påmeldingssystem midt i blinken for deg.

Vi i Proviso ønsker å gjøre arrangementet ditt til noe du kan være stolt av, og hjelper deg hele veien – fra A til Å. Ta gjerne kontakt med oss for å få vite mer.