Å investere i et nytt digitalt system er som regel en stor avgjørelse for bedriften. Det er ikke bare pris som avgjør – systemet skal være tilrettelagt bedriftens behov og enkelt å bruke. Ikke minst bør det være enkelt å implementere systemet og integrere det med andre verktøy bedriften bruker.
Dersom dere vurderer eller allerede har bestemt dere for å investere i et påmeldingssystem, gjenstår et stort spørsmål: Hvilket system passer egentlig for dere?
For å finne det rette systemet er det viktig å få kartlagt hvilke funksjoner dere faktisk trenger. Det finnes systemer som kan tilby fancy og flotte løsninger, men hvis dere faktisk aldri kommer til å benytte dere av dem – hvorfor betale for det da?
En kartlegging bør gjøres i samarbeid med medarbeiderne som skal arbeide med arrangementet – før, under og etter. Se på hvordan tidligere prosesser for arrangementsplanlegging har vært, og analyser hva som kunne blitt gjort annerledes. Hvilke funksjoner kunne ha bidratt til at tidligere arrangementer ble enda bedre?
Dette er noe vi titt og ofte “terper på”, men vi kan ikke understreke nok viktigheten av en klar målsetning for arrangementene dere planlegger. I denne sammenhengen blir det viktig å se på om påmeldingssystemet kan gi dere data og informasjon, slik at dere enkelt kan se om dere nådde disse målene.
Det er veldig gøy når man lykkes med et arrangement, men det er dessverre ikke alltid slik. Husk også at dårlige tilbakemeldinger er nyttig og lærerikt. Har dere et lite team og mange deltakere, er det viktig å bruke et system med gode rapporter underveis og enkle måter å samle tilbakemeldinger fra deltakerne i etterkant på.
En klar fordel ved å bruke et system for påmelding og deltakerhåndtering er å effektivisere arbeidsdagen din. Forenkler det ikke oppgavene dine rundt et arrangement, har du valgt feil system. Det må være enkelt å ta i bruk og redusere risikoen for feil og detaljer som glemmes av. Hele prosessen skal være enkel, både det å planlegge, gjennomføre og følge opp arrangementet. Derfor er det viktig at dere finner ut hvilke oppgaver dere vil få gjort, før dere bestemmer dere for hvilket system dere går for.
Les også: Hvordan velge riktig påmeldingssystem
I en travel hverdag er tid ofte avgjørende. Jo mindre tid dere trenger å bruke på å finne lokale, sende invitasjoner, registrere påmeldinger, få inn betaling, booke hotellrom, svare på henvendelser, håndtere innsjekking, osv., desto mer tid har dere til å planlegge et godt faglig innhold til arrangementet.
I tillegg kan et godt påmeldingssystem automatisere oppgaver dere tidligere har gjort manuelt. En avgjørende faktor for valg av system er derfor om det faktisk sparer dere for unødvendig bruk av tid.
Et arrangement blir sjelden planlagt og gjennomført av bare én person. Derfor er det svært viktig at alle som bidrar til arrangementet, har tilgang til systemet, eller enkelt kan dele informasjon fra det.
Det kan være lurt å tenke over hvor enkelt det er å dele oppdatert informasjon. Er det for eksempel viktig at systemet er tilgjengelig på alle slags enheter? At systemet også finnes som en app? Er det viktig at det er enkelt å forstå, slik at alle faktisk tar det i bruk? Eller kanskje brukervennlig design og enkelt brukergrensesnitt er viktige faktorer? Kan flere bruke det samtidig?
Systemet fungerer kanskje bra, men hva skjer dersom dere trenger hjelp med noe? Det som er viktig for mange som planlegger og gjennomfører arrangementer, er at man lett kan kontakte support når behovet oppstår.
I tillegg kan det føles betryggende å kunne få hjelp til ikke bare systemrelaterte spørsmål, men også til andre aspekter ved arrangementet. Hvis selskapet som leverer systemet, også kan hjelpe dere med lokaler, hoteller, innsjekk, smittevernsregler, digitale sendinger, gi gode tips og råd underveis, osv., da vil dere mest sannsynlig få enda mer ut av samarbeidet.