Hva koster et påmeldingssystem?

“Du får det du betaler for.” Det uttrykket har du sikkert hørt veldig mange ganger. Moralen er at det lønner seg å legge i litt ekstra for å få god kvalitet på det du kjøper.. 

Men akkurat når det gjelder påmeldingssystemer, er bildet litt mer komplekst enn som så. Et profesjonelt påmeldingssystem er ikke gratis, men det er heller ikke slik at et veldig dyrt system nødvendigvis dekker dine behov bedre enn et som er rimeligere.

Tommelfingerregelen er at et godt påmeldingssystem skal gi deg det du må ha av funksjonalitet, og at du ikke skal betale for mer enn du trenger. 

Forvirret …? Les videre, så skal jeg forklare akkurat hva jeg mener.

Ikke betal ekstra for funksjoner du ikke trenger

Hva koster en bil? Det kommer naturligvis an på hva slags bil du trenger. Hva skal du bruke den til? Trenger du bare en minibil til lett kjøring i byen, eller må du ha en bil som takler langt mer krevende kjøreforhold – også når det stormer litt? Hva slags service får du inkludert i prisen? Hvor mye ekstrautstyr trenger du egentlig? 

Pris og kvalitet henger som oftest sammen, både når det gjelder biler og digitale systemer.

Det finnes flere store, “tunge” påmeldingssystemer som er dyre innkjøp, og hvor du kanskje bare trenger en liten del av systemet. Alle de fiffige funksjonene er “kjekt å ha” – i teorien. I praksis, derimot, trenger du dem ikke, og de blir aldri brukt. 

Det er litt som med alle de ekstra knappene og duppedittene i bilen. Du lar deg begeistre når selgeren legger ut om hvor fantastiske og nødvendige de er. Men trenger du dem i realiteten? Nei. Og det var egentlig bare tull å betale ekstra for å få dem.

Hvorfor ikke bare bruke et gratis påmeldingssystem?

På den andre enden av skalaen finner du gratissystemene. Disse kan sikkert fungere fint hvis du bare skal samle inn navn til f.eks. et enkelt frokostseminar. 

Skal du derimot bruke informasjonen videre til å håndtere deltakerne på en profesjonell måte på dette arrangementet, eller du har mange kurs og arrangementer og skal benytte dataene videre, da må du legge mer i det.

For ikke å snakke om at et gratis påmeldingssystem sjelden snakker med de andre systemene dere bruker i bedriften. 

Og hva med GDPR og regler om personvern – ivaretar et gratissystem dette? Igjen er svaret ofte nei.

Les mer: Bruker du et påmeldingssystem? Spør leverandøren om hvordan de etterlever GDPR

I tillegg må påmeldingssystemet gjøre deg trygg som bruker – trygg på at du bruker systemet effektivt og riktig, og trygg på at du og dine medarbeidere får den hjelpen dere trenger, når dere trenger det. Derfor er god support alfa og omega. Og det kan du se langt etter med et gratis påmeldingssystem.

Påmeldingssystemet må være fleksibelt (og det koster litt)

Et godt påmeldingssystem som skal matche ditt budsjett og dine (nåværende og kommende) behov, må la deg enkelt oppgradere og utvide i takt med det du trenger. 

Derfor er fleksibilitet et av de fremste kvalitetskriteriene for et påmeldingssystem. 

Fordeler ved et fleksibelt påmeldingssystem

1. Du trenger aldri å betale for mer enn akkurat det du behøver. Du kan skalere volum opp eller ned når situasjonen krever det, slik at du ikke trenger å si opp avtalen, men fortsatt har tilgang til det du trenger.

2. Du har alltid fleksibilitet med hensyn til å kjøpe moduler etter hvert som bruken utvides. Kanskje trenger du ikke all funksjonaliteten ved oppstart, men ønsker å bli litt kjent i systemet før du kjøper full pakke. F.eks. kan du starte med grunnpakken og kjøpe deg opp etter hvert, eller du kan legge til tilleggsmoduler ved behov. 

Eller så kan du plukke akkurat det innholdet du trenger fra alle versjonene, og så setter leverandøren sammen en løsning med en pris per deltaker per arrangement.

3. Systemet har løsninger som kan skreddersys etter behovene som bedriften din til enhver tid har. På den måten kan alle som jobber med arrangementet internt, enkelt bidra og jobbe selvstendig. Gratis systemer tilbyr ikke slik skreddersøm.

Har du tenkt på hva totalkostnaden for påmeldingssystemet blir?

Prisen på et påmeldingssystem bestemmes av flere ulike faktorer. Et system som ved første øyekast har en overkommelig pris, kan vise seg å by på dyre tilleggsfakturaer som du ikke har tatt høyde for. Før du inngår en langsiktig avtale med en leverandør av et system, bør du derfor være obs på følgende:

• Sjekk hva som er inkludert i prisen, og les alt med liten skrift.

• Mange leverandører tar ekstra betalt for support.

• De fleste leverandører har en inngangspris/engangspris for å få tilgang og opplæring, og deretter en fast månedlig løpende kostnad basert på volum eller antall brukere. Sjekk også hvordan avtalen reguleres dersom du bruker mer (eller mindre) enn det som er avtalt.
  
  
• Hvis systemet håndterer betaling, sjekk hva som er inkludert i prisen, slik at det ikke blir trukket noe fra innbetalte beløp som du ikke er klar over. Ved f.eks. bruk av kredittkort er det normalt at kortselskapene skal ha et par-tre prosenter for bruken av kort, som normalt blir trukket fra innbetalte beløp.
  
  

Uansett om det er kort eller faktura tar noen en viss prosentsats av innbetalt beløp, og på store arrangementer kan det bli betydelige summer som det er greit å være klar over.

• Sjekk at inngangsprisen får med nødvendige oppsett av maler og grafisk design tilpasset din bedrift.

• Noen leverandører har dyre lisenser for tilleggsbrukere – mens andre leverandører ser mer på totalen og gir ekstra brukere og tilleggslisenser kostnadsfritt eller til en avtalt lav pris.

• Enkelte har årlige kostnader også på lisenser.

• Sjekk dessuten hva leverandøren kan tilby av tilleggstjenester, og pass på at det er regulert i en avtale. Dersom du trenger ekstra hjelp, skal du få det, men da må du vite hva du skal betale ekstra. 

Tenker du at et påmeldingssystem er for dyrt?

Mange som jobber med arrangementer i små og mellomstore bedrifter, har en oppfatning om at det er for dyrt med et profesjonelt påmeldingssystem. Tanken er gjerne at det kun er større bedrifter, med solide budsjetter og mange årlige arrangementer, som har råd til å investere i et slikt system. 

Stemmer denne oppfatningen med realiteten? Svaret er nei. For mindre bedrifter er det ikke bare overkommelig å bruke et godt påmeldingssystem, det er også både direkte og indirekte lønnsomt. Her får du fire grunner til dette:

1. Du frigjør tid som du kan bruke til å skape bedre arrangementer og økt inntjening

I mange små og mellomstore bedrifter ser virkeligheten ut som dette når de lager arrangementer:

• Én enkelt person sitter for det meste alene med ansvaret. Andre ganger er det toppen to–tre stykker som jobber med det.
• Det meste av arbeidstiden går med til å ta seg av logistikk og deltakerhåndtering. Det er fullt opp med henvendelser og spørsmål fra deltakere, oppfølginger som tar tid, betalinger som uteblir, deltakerinformasjon som må endres rett før arrangementsdagen, osv.
• Alt håndteres med Excel, lister på papir, e-poster sendt fra egen Outlook og systemer som ikke kan snakke med hverandre.

Med andre ord: Altfor mye tid blir kastet bort på manuelle og uoversiktlige oppgaver. 

Hva med deg, er det en lignende situasjon i din bedrift?

Tenk om du fikk frigjort 50 % av tiden du bruker på å lage arrangementer. Hvor mange nyttigere og mer verdiskapende oppgaver kunne du vel ikke ha fokusert på da?

Det tallet – 50 % – er ikke hentet ut av løse luften. Mange arrangører som bruker et profesjonelt, nettbasert påmeldingssystem, rapporterer om at de halverer tidsbruken sin. 

Hvorfor? Jo, kort og godt fordi arbeidet med å håndtere deltakerne og logistikken går enormt mye enklere. Hele prosessen blir automatisert, oversiktlig og ryddig. Tiden du sparer, kan du bruke på andre, mer inntektsskapende oppgaver.

2. Du får flere deltakere – og dermed høyere inntekter

Bruker du et profesjonelt påmeldingssystem, er det enklere å melde seg på arrangementet ditt. Dermed får du flere påmeldte, og inntjeningen blir større.

Som du sikkert har erfart fra tidligere: Selv om noen melder seg på, betyr det ikke nødvendigvis at de faktisk møter. (Og hvis antallet påmeldte blir mindre enn planlagt, kan kostnadene for arrangementet ende opp med å bli høyere enn inntektene.) 

Her er to måter et godt påmeldingssystem hjelper deg med å få flere deltakere på: 

• Du kan lage og sende skreddersydde invitasjoner på e-post, med fleksible påmeldingsskjemaer som er tilpasset målgruppen. I tillegg bidrar dette til at du sparer tid og ressurser, noe som igjen gjør at du får lavere totalkostnader.

• Du kan enkelt kommunisere løpende med de som har meldt seg på, helt frem til arrangementsdagen: På e-post eller SMS kan du sende informasjon, påminnelser, teasere, osv. til ulike grupperinger blant deltakerne.

3. Du unngår å måtte betale heftige “no show”-gebyrer

Har du opplevd å måtte punge ut med sure penger i no show-gebyr som følge av at du ikke klarte å følge med på hotellenes avbestillings- og reduksjonsfrister?

Ved å bruke et profesjonelt påmeldingssystem får du hjelp til å unngå eller redusere no show-gebyr. Slik gjøres det i praksis, og her kan du spare store summer:

1. Deltakere bestiller hotell samtidig som de melder seg på. 
2. De hos dere som sitter på hotellbestillingen, får tilgang til påmeldingssystemet – slik at de hele tiden kan følge med på faktisk antall og redusere/tilpasse bestillingen deretter.
3. Hotellet kan få lenker til relevant informasjon fra systemet, som til enhver tid er oppdatert. På den måten har hotellet på et tidligere tidspunkt full oversikt over det reelle antallet.

4. Du får hjelp til å sikre inntektene fra arrangementet

Mange ganger går det bort mye tid til å få samlet inn alle pengene i etterkant av arrangementet. Har du holdt på med arrangementer en stund, har du sikkert opplevd å måtte bruke altfor mye av arbeidstiden på å sende ut betalingsoppfordringer til trege betalere, og bedriften tapte penger.

Dette problemet blir effektivt løst av et påmeldingssystem med en betalingsløsning som sikrer at alle deltakerne får riktig faktura med én gang og (hvis du ønsker det) faktisk har betalt før arrangementet starter. Dermed slipper du å måtte bruke masse arbeidstid (og dermed tape penger) på å sende ut betalingsoppfordringer.

Det kan være kostbart å ikke ha et påmeldingssystem

Hvis bedriften din vurderer å investere i et profesjonelt påmeldingssystem, er du naturlig nok opptatt av å få svar på spørsmålet om hva et slikt system vil koste. Men la oss snu litt på det. Et spørsmål som er enda mer aktuelt å stille, er … 

Hva koster det bedriften din å ikke ha et påmeldingssystem?

Som vi har sett nærmere på, kan et profesjonelt, nettbasert påmeldingssystem forebygge og forhindre kostnader, både i form av rene utgifter og all arbeidstiden du og dine medarbeidere må bruke på ad hoc-oppgaver, oppfølginger, manuelle prosesser og dobbeltarbeid.

Ikke minst hjelper et påmeldingssystem deg med å unngå dårlig omtale som følge av mindre gode deltakeropplevelser og et etterlatt inntrykk som ikke var så profesjonelt som dere ønsket.

Her er en annen grunn til at det ikke er for dyrt med et påmeldingssystem, selv om bedriften din ikke er særlig stor: Når du og medarbeiderne dine bruker et påmeldingssystem, er dere nødt til å tenke gjennom og planlegge alle sider ved arrangementet på en mer strukturert måte enn dere vanligvis gjør. Dette gir noen klare fordeler:

• Det blir mye mindre risiko for at det oppstår feil.
• Dere sparer masse tid, som kan brukes til å lage enda bedre faglig og sosialt innhold på arrangementet.
• Dere sparer kostnader.
• Dere får flere og mer fornøyde deltakere, noe som igjen gir dere økte inntekter.
• Deltakerne får et profesjonelt inntrykk av arrangementet og bedriften. Bare verdien av hva markedet og målgruppen sier om bedriften din, er mye større enn kostnaden i å bruke et påmeldingssystem.

Dermed kan vi trygt konkludere med at det rett og slett kan være for dyrt å ikke ha et påmeldingssystem.

Les mer: Det kan være dyrt å ikke ha et påmeldingssystem

Hva koster Proviso-systemet?

En leverandør av et profesjonelt, nettbasert påmeldingssystem bør tilby en prismodell som er enkel og fleksibel. 

I Proviso har vi følgende modell: 

• Du velger den pakken med de modulene du trenger, og oppgir forventet antall deltakere per år.

• Når vi inngår avtale, betaler du et engangsbeløp i oppstart/etablering/opplæring og deretter et fast månedsbeløp så lenge avtalen løper. 
• Alle avtaler gjelder for ett år, deretter har de tre måneders løpende oppsigelse. 

• Hvis behovet endrer seg, kan du når som helst endre pakke, antall deltakere per år eller utvide antall lisenser. Mange starter med Basic eller Business og oppgraderer etter hvert som de blir bedre kjent med Proviso. 

• Du får 1, 2 eller 4 lisenser ved oppstart, basert på hvilken versjon du velger. Det tilkommer ingen løpende lisenskostnad pr. bruker pr. år. Trenger du flere lisenser enn det som er i pakkene, bestiller/betaler du enkelt for dette som en engangskostnad.

• Du kan selv velge hvem som skal benytte de lisensene du har kjøpt. Altså er det enkelt hvis noen slutter og nye kommer til. 

• Dersom du bare har ett arrangement du trenger hjelp til, setter Proviso sammen de tjenestene du trenger. Du betaler kun for produksjon av de elementene du har valgt + en stykkpris pr. deltaker. Du får ingen løpende kostnader.

På prissiden vår finner du detaljert oversikt over hva de ulike Proviso-pakkene koster. 

Oppsummert

Det er mange forskjellige faktorer som spiller inn i totalkostnaden av et påmeldingssystem. Når du vurderer ulike leverandører og systemer opp mot hverandre, bør du ha følgende tre punkter som rettesnor: 

• Et godt påmeldingssystem må dekke alle behov, være brukervennlig og ha en pris som samsvarer med nytten.

• Et godt påmeldingssystem skal gi deg det du må ha av funksjonalitet, men samtidig skal du ikke betale for mer funksjonalitet enn du faktisk trenger.

• Et veldig dyrt system dekker ikke nødvendigvis behovene dine bedre enn et som er rimeligere.

Et fleksibelt påmeldingssystem lar deg skalere volum opp eller ned. Dermed trenger du ikke å si opp avtalen når behovet endrer seg, og du kan fortsatt ha tilgang til det du trenger.

Alt i alt: Et påmeldingssystem som hjelper deg å bli mer profesjonell og gir deg mer fornøyde deltakere, koster litt. Men realiteten er at det blir mer kostbart å bruke et gratissystem, eller ikke å bruke et påmeldingssystem i det hele tatt.

Jeg håper du nå er blitt litt klokere på hva et påmeldingssystem koster, og på hva som kan bidra til at prisen varierer fra system til system. Ikke nøl med å ta kontakt med oss dersom det er noe du lurer på!