Gleden av å oppleve at deltakere og utstillere/samarbeidspartnere er fornøyd etter at et arrangement er over, er drømmen for enhver arrangør. Man ønsker å gi deltakerne en best mulig opplevelse – både faglig og sosialt.
Men hva skal til for å oppnå dette?
Svaret på dette spørsmålet kan vi finne ved å spørre: Hva er fellestrekket ved arrangementer vi husker godt, når vi som til vanlig er med og avholder arrangementer, selv er deltakere?
Vi ser nærmere på 7 faktorer som kjennetegner ekstra minneverdige arrangementer.
Arrangementer hvor noe positivt overraskende skjer, huskes gjerne ekstra godt!
Du har helt sikkert selv opplevd hva det lille, overraskende ekstra kan gjøre. Det kan være at man får utdelt en liten gave, f. eks. en strømbank, slik at man har nok batterikapasitet på mobilen ut dagen. Eller det kan være spennende underholdning som ikke var annonsert, så som et dansenummer eller musikalsk innslag i en av pausene mellom sesjoner.
Kanskje fikk du en goodiebag med noe spennende og noe ekstra å spise eller drikke, eller arrangøren kjørte en konkurranse eller trekning av noe på slutten av dagen, etc.
Det lille ekstra kan komme i mange varianter og trenger ikke koste mye. Men det huskes!
Man har alltid en forventing om hva man går til. Når det man deltar på, er mye bedre enn det man i forkant trodde det skulle bli, husker man også arrangementet mye bedre.
Det kan være måten man blir møtt på stedet, folkene som jobber der, maten som ble servert, selve stemningen gjennom hele arrangementet, at deltakerne ved siden av var ekstra hyggelige, og ikke minst hvordan det faglige ble presentert.
Som regel er det jo det faglige som trekker deg som deltaker til et arrangement. Hvis det blir presentert på en spennende og “levende” måte, skiller arrangementet seg ut i positiv retning. Vi har vel alle vært på fagseminarer hvor man kanskje ikke satt igjen med altfor mye når dagen var slutt.
Lokalene kan være med og sette prikken over i-en på arrangementet og gi en ekstra dimensjon til møtet.
Kanskje er det et konferansested med en helt særegen atmosfære og energi, eller kanskje lokalet rett og slett er lyst og trivelig, rent og pent og fint innredet/pyntet. Lokaler som er spesielt godt egnet for formålet eller bare er helt positivt annerledes, bidrar til å gi arrangementet personlighet, noe som gjør hele opplevelsen mer interessant og minnerik.
Ikke minst vil et lokale som er merket godt, sikre god logistikkflyt og dermed god stemning. Hvis et av dine sterkeste minner fra arrangementet er at du måtte lete etter toalettet og så vidt rakk neste sesjon, da vil det ikke akkurat gi en god helhetsopplevelse.
Når folk flest tenker tilbake på et arrangement og hva det var som gjorde størst inntrykk på dem, da vil det første de tenker på, ofte være foredragsholderne.
Dyktige og velrenommerte foredragsholdere utgjør ofte kjernen i et arrangement – det er gjerne de som gjør at vi deltakere i det hele tatt melder oss på, og at vi i ettertid husker arrangementet som en positiv opplevelse.
Ekstra gode foredragsholdere vil bidra til å forsterke det overordnede budskapet, ved at de gjør det enkelt å forstå og morsomt å høre på. Dermed vil opplevelsen sitte ekstra lenge i.
Når logistikken på et arrangement er gjennomført til punkt og prikke, ligger alt i utgangspunktet til rette for at man får en deltakeropplevelse som huskes ekstra godt.
For eksempel vil et godt organisert innsjekkingsområde gi et profesjonelt førsteinntrykk. Når vi får et hyggelig første møte med arrangementet, går vi glade og spente videre til aktivitetene og er i rett modus for å få fullt utbytte av det faglige innholdet.
Friksjonsfri gjennomføring på alle hold, med tydelig informasjon underveis om pauser, servering, WiFi og praktisk rundt toaletter, gjør at man føler seg godt ivaretatt og kan være i “arrangementsboblen” uten at logistikkutfordringer skaper forstyrrelser.
Dermed får man totalopplevelsen som ikke går i glemmeboken med det første.
Du har sikkert opplevd å sitte i flere timer og høre på foredrag og presentasjoner, mens du kveler det ene gjespet etter det andre og griper deg selv i å sjekke mobilen. Du er ikke alene – for de aller fleste deltakere på arrangement og konferanse er det utfordrende å holde energien og konsentrasjonen oppe ut dagen.
Det blir derfor stadig vanligere at fysisk aktivitet bakes inn i programmet på arrangementer. Små avbrekk med bevegelse gir «en pust i bakken» for hode og sinn.
Å ha innslag med fysisk aktivitet på arrangementet er en del av en større trend. Når man får rørt på kroppen og aktivert alle sansene, får man større utbytte av både det faglige og det sosiale – og dessuten husker man alt som skjer, mye bedre!
God mat og drikke er essensielt på både store og små arrangementer. Maten skal være lett tilgjengelig, variert og næringsrik, slik at man holder fokus ut dagen.
En klar trend, særlig på større arrangementer, er at det blir flere parallellsesjoner og aktiviteter, fordelt på ulike lokasjoner. Dette innebærer gjerne at man som deltaker i løpet av dagen må forflytte seg fra den ene aktiviteten til den neste, og da er det ikke alltid man har tid til å sette seg ned for å spise.
Når arrangøren har lagt til rette for at man kan ta med seg mat og drikke på farten, som er lett å balansere med seg og spise uten bord og bestikk, da slipper man å gå sulten på neste sesjon.
Hvis man i tillegg overraskes med noe ekstra godt, sunt og spennende, får man en kulinarisk opplevelse som sent glemmes.