Et digitalt arrangement er et møte eller en konferanse som foregår på nett, hvor deltakerne kommuniserer og samhandler med hverandre ved hjelp av digitale verktøy – uten at de er fysisk til stede sammen på et felles arrangementssted.
Digitale arrangementer er et godt alternativ når man ikke har mulighet til å avholde et fysisk arrangement, når man har et begrenset budsjett for utgifter knyttet til leverandører og leie av lokale, eller dersom det faglige innholdet like godt kan presenteres via en videokonferanse- eller webinarløsning.
Eksempler på møteplasser som fint kan finne sted digitalt, er generalforsamlinger, opplæringer, mindre samlinger og møter hvor det er begrenset antall deltakere, eller hvor det ikke er forventet / behov for stor grad av samspill og tilbakemeldinger underveis.
Hvordan lage et digitalt arrangement?
Når du skal lage et digitalt arrangement, kan du velge å sette det opp helt på egen hånd eller å få hjelp av profesjonell aktør som har bred erfaring med gjennomføring av digitale møter og arrangementer.
En digital prosjektleder kan ta ansvar for hele arrangementet ditt og holde i alle tråder for deg, slik at det hele blir vellykket for alle involverte.
Les mer: Usikker på hvordan du lager et digitalt arrangement? Proviso hjelper deg!
Bruk riktig digital plattform for gjennomføringen
Første steg mot et vellykket digitalt arrangement er å velge en digital plattform som egner seg godt. For å finne den rette plattformen for ditt digitale arrangement, må du avklare hva formålet er med møtet, hvor mange mennesker som skal delta, og om det skal være mye samhandling/interaktivitet.
Skal det være et webinar eller et videokonferanse? Som oftest vil webinar være den foretrukne løsningen for mange digitale arrangementer, siden det gir en enklere plattform for å håndtere mange deltakere.
Aktuelle spørsmål å stille for å velge riktig digital plattform:
- Har plattformen all funksjonaliteten du trenger? (Som f.eks. skjermdeling, håndsopprekning og mulighet til å gjøre opptak av møtet.)
- Hvor mange deltakere kan du ha i webinaret/videokonferansen?
- Har løsningen ressursene du trenger for å lykkes? Som f.eks. tilgang på gode brukerveiledninger på nett.
Hvilken plattform som er den rette å benytte, kan variere fra gang til gang. Det viktigste er at du som arrangør finner en plattform du er komfortabel med å bruke, og gjerne en plattform som generelt dekker flest av dine behov.
Les mer: Hvordan lage et vellykket digitalt arrangement?
Hva er forskjellen mellom webinar og videokonferanse?
Et webinar er en kombinasjon av ordene ‘web’ og ‘seminar’. Med andre ord, et webinar er en presentasjon, diskusjon, demonstrasjon eller workshop sendt live over nett, der publikum deltar gjennom chat og/eller video. Normalt sett har ikke deltakere på webinar kontakt med hverandre, men lytter til arrangørens presentasjon.
En videokonferanse er et møte der deltakerne, uten å være på samme sted, kan kommunisere og samhandle med hverandre i sanntid, ved hjelp av en løsning for overføring av lyd og bilde.
Den største forskjellen mellom webinar og videokonferanse er at et webinar som regel er én person (eventuelt flere) som presenterer noe til mange. Det er vanligvis ingen samhandling mellom deltakerne, og det er sjelden mulig å se andre deltakere eller vite hvem de er.
En videokonferanse har oftest færre deltakere enn et webinar. Den har dessuten mer samhandling mellom deltakere, og alt foregår i sanntid. Som regel kan man også se bilde av eller navn på de andre deltakerne.
Les mer: Hva er forskjellen mellom webinar og videokonferanse?
Hva er fordelene ved et digitalt arrangement?
Velger du å kjøre arrangementet på nett, slipper du ikke bare å avlyse eller utsette arrangementet, det er også noen konkrete fortrinn forbundet med det:
- Du har plass til mange flere deltakere
- Det er som regel mindre kostnadskrevende (du kan spare reiseomkostninger og utgifter knyttet til leverandører og leie av lokale)
- Det kan være enklere å få tak i foredragsholdere og andre bidragsytere fra steder langt unna
- Du sparer miljøet
En annen fordel ved digitale arrangementer er at de gir tilgang til forretningsforbindelser eller eksperter som du ellers ikke ville ha møtt. For eksempel kan det være en enkel sak å invitere en forsker til å delta på et videomøte fra et universitet i USA, men umulig å få den samme personen til å reise hele veien til Norge for å delta på arrangementet.
Les mer: Digitale arrangementer trenger ikke være dyrt
Ønsker du å lese mer om digitale arrangementer og få en grundig gjennomgang av de ulike digitale plattformene du kan velge blant? Last ned “Den ultimate guiden til digitale og hybride arrangementer” – her får du alle våre beste anbefalinger og råd om hvordan du går frem for å lage et vellykket digitalt arrangement.
