Som arrangementsplanlegger er du helt sikkert over gjennomsnittet god til å huske alt du må gjøre og få på plass i forbindelse med dine arrangementer.

Men selv ikke en arrangementsproff klarer å huske på alt, hver eneste gang. Spesielt ikke når man er på farten og alt koker rundt en.

Det er ikke uten grunn at piloter bruker en omfattende sjekkliste før både avgang og landing, for å forsikre seg om at alt er under kontroll. Nå skal vi ikke påstå at det står like mye spill når vi skal få et arrangement på vingene, men gjøremålslisten er ikke så mye kortere …!

Derfor er det lurt å bruke en sjekkliste, så slipper du å glemme av ting som er viktig for å lykkes med arrangementet og innfri deltakernes forventninger.

Ikke minst vil en god sjekkliste spare deg tid og hjelpe deg med å ha kontroll på alle de ulike elementene du må ha kontroll på når du planlegger arrangementet. Dette gir deg mestringsfølelse og trygghet i den krevende og viktige planleggingsfasen.

Her får du en fiks ferdig sjekkliste, slik at du kan sikre at alt er på plass, både før, under og etter arrangementet.

Sjekkliste for mitt arrangement

Før arrangementsstart

• Avklare målsetting/målgruppe.
• Sette av dato.
• Sette opp budsjett.
• Finne og booke lokaler. (Husk å avklare om teknisk utstyr er inkludert eller må leies inn med egen tekniker.)
• Lage program / avklare faglig innhold. (Ordner du det selv, eller må det settes ned en intern gruppe?)
• Bestille foredragsholder/underholdning og eventuelt konferansier/møteleder.
• Lage invitasjon og lenke for påmelding.
• GDPR: Kartlegge personopplysningene dere behandler. Sørge for at registreringsskjemaer som brukes for å samle inn personopplysninger, oppfyller nye betingelser for samtykke.
• Legge til rette for fakturering (kredittkort/Vipps) ved påmelding eller på et gitt tidspunkt, slik at dette kan gjøres automatisk + avklare når påminnelser for sene betalere skal foregå.
• Legge til rette for henvendelser fra deltakere på en enkel og effektiv måte gjennom arrangementsplattformen.
• Markedsføre arrangementet på nett og sosiale medier + andre kanaler, avhengig av målgruppe. (Husk lenke på egne hjemmesider, hvis det er tillatt.)
• Bestille mat og drikke. (Husk å ta med spørsmål om allergier i påmeldingsskjemaet.)
• Klargjøre kursbevis til deltakere hvis det er aktuelt.
• Lage deltakerapp hvis det er aktuelt, og oppdatere informasjon i denne.
• Sende ut påminnelse-SMS til påmeldte deltakere + QR-kode for innsjekk.
• Avklare endelig antall med arrangementsstedet, slik at oppsett, mat, etc. er beregnet til riktig antall.

Arrangementsdagen(e)

• Sørge for at

… alle vet når og hvor de skal være, hvem som gjør hva, osv.

… alle foredragsholdere/underholdere har møtt opp, at de har mat og drikke, og at alle vet når de skal være hvor.

… alt av stands og materiell (bannere, brosjyrer, etc.) er på plass.

… det er skiltet godt for områdene kun ment for personell.

… dere gir tydelig informasjon underveis om pauser, servering, WiFi og praktisk rundt toaletter.

• Sjekke lyd, lyd og presentasjoner.
• Sjekke inn deltakere ved ankomst og eventuelt printe ut navnelapper.
• Bruke polls for spørsmål og svar underveis.
• Bruke app for kommunikasjon mellom deltakere og mellom deltakere og arrangør.
• Om arrangementet varer i flere dager: Pass på at vaktlister er klare, at dere har faste møter hver morgen for å avdekke eventuelle problemer, og at dere tar status og oppsummering etter endt dag for å være godt forberedt til neste.

I etterkant av arrangementet

• Skrive ned leverandører dere er fornøyd med (slik at dere lett kan booke dem til neste gang).
• Evaluere basert på de som faktisk møtte (send ut evaluering digitalt).
• Takke alle for at de kom.
• Sende ut kursbevis til de som var til stede.
• Dele bilder og video.
• Publisere eller sende ut presentasjoner/innhold fra arrangementet. (Må avklares i forkant.)
• Overføre data til eget CRM-system ved behov.
• Analysere hvordan det gikk, og lage en enkel oversikt.
• Se over budsjettet og markere eventuelle uventede utgifter til neste gang.

Et godt tips til slutt ...

God – og tidlig – planlegging er nøkkelen til fornøyde deltakere og samarbeidspartnere, og et arrangement som i det hele tatt går på skinner. Jobber du systematisk ut ifra sjekkpunktene vi har listet opp her, ligger du godt an i løypa, forhåpentligvis med full kontroll på alle oppgaver og prosesser rundt arrangementet.

Ønsker du å få stålkontroll? Da har vi et siste tips til deg: Bruk en arrangementsplattform til påmelding og deltakerhåndtering.

På den måten blir arbeidet enklere og mer oversiktlig, og du slipper unna mye unødvendig dobbeltarbeid og tidsbruk. 100 % kontroll på alle detaljer, og alt av oppdatert informasjon samlet på ett sted.

Du er kapteinen som har ansvar for å få arrangementet trygt frem til mål. Uventede ting vil alltid komme inn fra høyre og venstre. Bruker du både en god sjekkliste og en god arrangementsplattform, vil ingen overraskelser eller turbulens hindre deg i å lykkes.