Hva bør du egentlig ha med i et påmeldingsskjema?

Jo lettere det er å registrere seg på arrangementet ditt, desto flere påmeldte får du. Derfor bør du bygge et godt påmeldingsskjema, slik at du får samlet inn akkurat den informasjonen som er viktig for deg for å håndtere deltakerne på best mulig måte. Da blir også deltakeropplevelsen bedre.

Samtidig skal de som melder seg på, enkelt kunne få svar på alt de lurer på og trenger å vite om arrangementet.

For å hjelpe deg i gang med å lage et godt påmeldingsskjema har vi laget en sjekkliste for hva som er helt nødvendig at du har med.

Fornavn, etternavn, e-post og mobilnummer

Først og fremst er det viktig at du får navnet til den som skal delta, e-postadressen og et mobilnummer.

Ellers er det viktig å huske på:

• Hvis det er et åpent arrangement som “alle” kan delta på, er informasjonen overfor nødvendig for å kommunisere med deltakerne på en god måte før, under og etter arrangementet.
• Er det et lukket arrangement (som du inviterer til), har du ofte deler av denne informasjonen allerede. La da disse feltene være ferdig fylt ut i påmeldingsskjemaet; det gjør det enda enklere for deltakerne. Dessuten sikrer du at det er de som faktisk er invitert, som dukker opp, fordi denne informasjonen ikke kan endres dersom noen likevel videresender invitasjonen til andre.

Tittel, arbeidssted og eventuelt avdeling

Er det viktig for deg som arrangør å se hvilke bedrifter som er representert på arrangementet, og eventuelt hvilken avdeling som møter opp fra de enkelte bedriftene? Da må du ha med dette.

Tittel kan dessuten være lurt å ta med dersom du skal bruke innsamlet informasjon til å lage navneskilt, etc.

Generell informasjon om arrangementet

Dette skal gi svar på hvor og når arrangementet finner sted. Oppgi derfor:

• Tydelig dato
• Klokkeslett (når det starter og slutter)
• Navn og adresse på arrangementsstedet. Gjerne med lenke til en beskrivelse, eller et kart.

Et lite tips: Husk å ha med en ‘kan ikke delta’-lenke i invitasjonen for mottakere som ikke har mulighet til å delta. Ved å gjøre det enkelt å gi beskjed om at man ikke kan komme, slipper du som arrangør å sende påminnelser på ubesvarte invitasjoner.

Hvis det er relevant å samle inn mer informasjon, kan du ha med følgende:

• Dersom du skal ta betaling for arrangementet, er det viktig å få tydelig frem hva det koster.
• Bruk enkle betalingsløsninger (faktura på e-post ved påmelding eller kredittkortbetaling og Vipps).
• Husk å oppgi hva en eventuelt kredittkortbelastning vil være merket med i nettbanken, så slipper du mange henvendelser i etterkant om hvorfor du har “tatt” penger fra deres konto. (Kjøper du denne tjenesten fra et system, er det ofte systemleverandør som kommer frem på kvitteringen/nettbanken og ikke din bedrifts navn / navnet på arrangementet.)
•  

Annen informasjon som kan være viktig å få med i påmeldingsskjemaet:

• Transport og flytider (hvis noe av dette skal organiseres av arrangør).
• Mat og allergier: Skal det serveres mat? Det er kanskje valgfritt om man vil delta på middag eller annet? Husk å ta med dette og spør samtidig om eventuelle allergier.
• Salg eller bestilling av produkter? Kanskje skal det deles ut t-skjorter på arrangementet? Da er det i så fall greit å vite størrelsen i forkant.
• Aktiviteter utenom de faglige som deltakerne skal kunne melde seg på: Tenker du å legge opp til båttur, sightseeing eller annet som deltakerne kan være med på, og som det er viktig for deg å vite antallet på? Da er det viktig å ta det med.
•  

Deltakerkategorisering

Trenger du mye informasjon fra deltakerne, kan det være lurt å dele dem inn i ulike kategorier. Slik kan du tilpasse påmeldingsskjemaet til hver enkelt kategori, og du slipper å spørre alle om mye som kanskje ikke er relevant for alle. Det blir enklere å kommunisere relevant informasjon til ulike grupper – før, under og etter arrangementet.

Ved å kategorisere deltakerne blir det dessuten lettere å tilpasse selve programmet med parallellsesjoner og eventuelt gruppearbeid. Dette gjør at deltakerne får mer tilpasset informasjon og føler at programmet er mer relevant for dem.

Husk at også foredragsholdere, egne ansatte og eventuelt andre som skal være med, også registrerer seg via påmeldingsskjema, slik at du får full kontroll og alle registrert i samme system. Det er enkelt i de fleste systemer å legge til egne kategorier for ansatte, foredragsholder og eventuelt andre som kanskje skal delta på litt andre betingelser.

Mulighet for påmeldte til å kontakte arrangør

Deltakere har ofte spørsmål. Derfor må de ha muligheten til å kontakte arrangør på en enkel måte, og det må være enkelt å svare dem. Ha med en henvendelsesfunksjon i påmeldingsskjemaet.

Hva er påmeldte interessert i å delta på?

Dersom du planlegger et større arrangement, med flere sesjoner, workshoper og annet som pågår parallelt, er det viktig å finne ut av hva den enkelte deltaker ønsker å være med på. Slik får du enklere tilpasset de aktuelle lokalene til det som er mest hensiktsmessig.

Hva ønsker påmeldte å få ut av arrangementet?

Uavhengig av grunnene til at folk kommer på arrangementet ditt, om det er muligheten til å nettverke med andre i samme bransje, tilegne seg ny kunnskap og nye innsikter eller rett og slett fordi de har interesse for bedriften som arrangerer, så er det enklere å vite hvordan du skal legge opp programmet hvis du på forhånd kartlegger deltakernes ønsker/intensjoner.

Behøver du å legge inn mye tid til mingling, eller er alle der for å få med seg så mange foredrag som mulig? Dette er lurt å vite på forhånd.

Booking av hotellrom dersom du tilbyr overnatting

Gode systemer gjør det også mulig for deltakerne å betale kun for hotellet, dersom resten av arrangementet er gratis. Enkelt både for deltaker og arrangør.

Gruppepåmelding

Skal det være lov å melde på mer enn én om gangen? Altså at en deltaker kan melde på flere og kanskje få en samlet faktura for alle "sine" deltakere?

Les også: Flere deltakere til ditt arrangement: Utnytter du de digitale mulighetene godt nok?

GDPR og personvern

Påmeldingsskjemaet må oppfylle de nye reglene for lagring og bruk av persondata. Når en deltaker melder seg på, skal det være enkelt for ham eller henne å se hva informasjonen som blir registrert, skal brukes til videre.

Hvis data samles inn kun for å håndtere deltakeren på dette ene arrangementet, kan du som arrangør kreve at deltaker må svare ja for å få meldt seg på. Hvis innsamlet data skal brukes til noe annet senere (sende ut nyhetsbrev, invitere til andre arrangementer, etc.), må du samle inn egne samtykker til dette. Dette bør i de fleste tilfeller være frivillig å svare ja til. Hvis deltaker har meldt seg på, men ikke svart ja til dette, har du ikke lov å bruke disse opplysningene videre til andre formål.

For veldig enkle arrangementer, med begrenset innsamling av data, for eksempel deltakelse på et frokostseminar, kan det være nok med et ekstra informasjonsfelt på påmeldingsskjemaet, som forteller hvorfor du samler inn disse dataene, og hva de skal brukes til. Deltaker gir da automatisk samtykke ved å registrere seg. Det forutsettes da at du ikke benytter dataene til noe annet enn å håndtere deltakeren på dette arrangementet eller deler dem med andre.

Effektiv og enkel påmelding for bedre deltakeropplevelse

Tenk nøye gjennom logistikken på arrangementet når du lager påmeldingsskjema, slik at du er sikker på at du har fått med alt du trenger svar på av deltakerne før du publiserer lenken.

Spør om alt du trenger, men ikke om mer enn nødvendig ...

Med et godt påmeldingssystem kan du enkelt bygge opp et fleksibelt påmeldingsskjema som du senere har med i en invitasjon og sender som e-post eller SMS til potensielle deltakere og/eller publiserer som en lenke på nettet, på sosiale medier eller andre steder.