Arrangementet starter, deltakerne ankommer lokalene og du innser at du ikke har like god kontroll som du hadde håpet på. Hvordan kan et arrangement komme ut av kontroll, og hva skal du gjøre for å unngå å havne i denne situasjonen?
Du er i gang med å arrangere et event, tror du har oversikt, men når arrangementet først starter opplever du fort at du ikke har helt kontroll!
Uavhengig av hva en skal arrangere, er planlegging og forberedelser avgjørende. Likevel er det fort gjort å glemme noe når det begynner å bli hektisk og kaotisk.
Dette er noen av feilene du bør unngå:
- Ikke god nok tid til planlegging
- Du startet planleggingen for sent og fikk kanskje ikke det lokalet du ønsket eller den foredragsholderen som skulle trekke deltakere.
Husk også nok tid til markedsføring og invitasjoner. - Lagt opp for dårlig tid
- Joda, det er mange foredragsholdere og man må komme seg gjennom programmet før dagen er over. Men for mange er det viktig med tid til å mingle og prate med de andre deltakerne når de er på et arrangement. Ta hensyn til dette og ikke legg opp til altfor tett program.
- For dårlig administrering av oppgavene
- Sørg for å ha et godt team som du kan stole på. Ikke vær redd for å delegere oppgaver. Skal du ta imot gjester samtidig som du gjør noe annet, skaper dette inntrykk av at du egentlig er opptatt og ikke har fokus på de du snakker med
- Ikke helt kontroll på registreringen
- Ikke hyggelig for gjesten å ende opp uten sitteplass, navnelapp, mat eller drikke. Viktig å føles seg inkludert og ivaretatt.
- Ingen påminnelse når det nærmer seg og ingen god veibeskrivelse
- Sørg for å sende ut en påminnelse til de som har meldt seg på en dag eller to i forveien, så er du sikker på at flest mulig dukker opp eller at de i hvert fall gir beskjed om de likevel ikke kan komme. Veibeskrivelse, helst med en adresse som enkelt kan finnes i Google Maps, er også lurt.
- Alt det tekniske er ikke i orden
- Ikke vent med å koble opp PC-en og projektoren til foredraget skal begynne. Sørg for at WiFi fungerer slik at deltakerne enkelt kan oppdatere fra eventet i sosiale medier.
- Ingen mulighet for at gjestene dine kan gi deg tilbakemelding
- Hent inn tilbakemeldinger, så slipper du å gjøre de samme feilene neste gang.
Ingen mål og mening med arrangementet
Du må ha tydelige egne mål for arrangementet, hvordan kan du ellers vurdere om det var vellykket eller ikke? Sørg også for å ha en klar rød tråd for deltakerne. Hvis ikke innholdet henger sammen blir totalinntrykket sjeldent godt.
