Konferansetretthet er et begrep man hører mer og mer om i eventbransjen. På den ene siden kan et stadig rikere tilbud av forskjellige typer konferanser, kombinert med stadig travlere timeplaner for deltakere og ledere, føre til en konferansetretthet hvor målgruppen blir mettet og lei av konferanser som sådan.
På den annen side snakker vi gjerne om konferansetretthet som mangelen på energi og fokus som gjerne oppstår blant deltakere i løpet av lange og intense dager i konferansesalen eller møterommet.
Når man sitter i flere timer og hører på foredrag og presentasjoner, skal det godt gjøres å holde energien og konsentrasjonen oppe ut dagen. Man blir urolig i kroppen og synker hen i setet – mens man kveler det ene gjespet etter det andre og kjenner at engasjementet for sesjonen sakte men sikkert svinner hen. Og når fokuset går tapt, begynner gjerne tankene å vandre ... til den e-posten man burde ha fått svart på, eller til hva man skal ha til middag.
Jo strammere programmet er, med flere parallelsesjoner og aktiviteter på ulike lokasjoner, desto mer sliten og ufokusert blir man som deltaker. Da er det ikke noe rart at det blir så som så med kunnskapsoverføringen, og at deltakerne ikke får så stort utbytte av arrangementet som de kunne ha fått.
Løsningen er gode pauser, gjerne med lett fysisk aktivitet.
For å gi deltakerne en boost i konsentrasjonen er det bare to ting som hjelper: mange og lange nok pauser som gir deltakerne verdifull tid til mingling – og en pauseaktivitet som gir etterlengtet energipåfyll, slik at man får ladet batteriene og starter på ny frisk.
I vår kaffeelskende nasjon går kurs- og konferansedeltakerne rett bort til kaffeautomaten i pausene. Kaffe gir en oppkvikker, men bare midlertidig. Når effekten av koffeinen avtar, føler man seg ofte enda trøttere enn før.
De siste par–tre årene har det imidlertid blitt vanligere at fysisk aktivitet bakes inn i selve programmet. Små avbrekk med bevegelse gir «en pust i bakken» for hode og sinn. Blodforsyningen til musklene øker, og oksygen pumpes til hjernen.
Noen konferansesteder og kongressentre har begynt å tilby lette øvelser i møterom (som kan gjøres uten å bli svett) og/eller lengre økter med yoga, powerwalk, Crossfit eller dans.
Les også: Bruker du mye tid og manuelt arbeid på å håndtere deltakerne dine?
Fysisk aktivitet og arrangement passer godt sammen. Man får større evne til å fokusere når sesjonen begynner igjen. Ikke minst får man økt arbeidskapasitet, konsentrasjon og overskudd, noe som gjør at man blir mer effektiv i gruppeaktiviteter og får større læringsutbytte. Økt utskilling av endorfiner skaper en følelse av ro og velvære som har positiv innvirkning på samarbeid. Fornøyde folk som blir bedre kjent og bygger relasjoner, yter mer når de er tilbake på kontoret.
Aktive pauser med litt bøy og tøy til kul musikk passer perfekt etter “lunsj-knekken”, når energinivået og konsentrasjonen begynner å duppe etter en god lunsj. Dessuten bidrar fysisk aktivitet til økt samhold. Den typiske responsen i møterommet er god stemning og applaus. Etter å ha vært i bevegelse og fått i gang blodsirkulasjonen blir deltakerne både gladere og mer positivt innstilt til det som skjer videre utover arrangementsdagen.
Det er viktig å huske på at ikke alle har like stor sans for å bruke pausene på å være i aktivitet sammen med resten av gruppa. Pass på at folk også får tid til å ta samtalen som ringte mens seminaret var i gang, eller til å lese/besvare viktige e-poster. Overhold pausetidene. Gi tydelig beskjed om hvor lang pause det er, når det startes opp igjen, og hvor toaletter er. Dersom det er bespisning, må du opplyse om hvordan dette er lagt opp.
Noen har behov for å gjøre "ingenting" til møtet begynner igjen. Andre igjen er kanskje interessert i å snakke med foredragsholder/fagpersoner og stille spørsmålene de ikke kom på eller fikk seg til å stille i plenum. Derfor er det fint for deltakerne om foredragsholderne er tilgjengelig i pauser, og som arrangør kan du gjerne oppfordre til at de er det.
På fremtidens kurs og konferanser sitter ikke deltakerne og passivt fordøyer det som foregår på scenen, mens de holder søvnhormonene i sjakk med kaffe. Å ha innslag med fysisk aktivitet på arrangementet er en del av en større trend, hvor deltakerne mer og mer har forventninger om å få rørt på kroppen og aktivert alle sansene. Påfyll for både kropp og sinn er oppskriften på vellykkede arrangementer i 2018 og i årene fremover.
Lykkes du som arrangør med å motvirke slappheten som typisk gjør seg gjeldende siste halvdelen av en konferansedag, da får du deltakere som er motivert for å ta imot kunnskap og knytte kontakter med de andre som er til stede.