Tida er inne, du skal arrangere ditt første frokostseminar og kjenner nervene presse på. Hvor skal du begynne, og hvordan unngår du nybegynner-tabbene? Frokostseminarer er i vinden om dagen og mange selskaper ser dette som en effektiv plattform for å spre kunnskap, pleie gamle og knytte nye kontakter. I timene et frokostseminar varer skjer det mye, og planlegging er avgjørende for suksess. Her gir vi deg ti tips til hva du bør tenke på når du planlegger frokostseminar.
1. Ha et mål
Ha et tydelig mål for hva du ønsker å oppnå ved å arrangere frokostseminaret. Bli kjent med potensielle kunder? Øke kunnskapsnivået i en bestemt bransje? Skape interesse rundt en tjeneste? Hva som er målet har stor betydning for hvordan du skal planlegge og arrangere frokostseminaret.
2. Velg et effektivt verktøy
Før et arrangement er det mye å huske på samtidig som det er en jevn strøm av kommunikasjon mellom deg som arrangør og deltakerne. Et verktøy som reduserer tidsbruken og samtidig sørger for at du har all informasjonen du trenger på ett sted gjør deg bedre organisert. Et slikt verktøy kan hjelpe deg med blant annet invitasjoner, registrering, e-poster samt andre henvendelser til deltakere, slik som deltakerlister og evalueringsskjema.
3. Ha rikelig med tid - velg riktig tidspunkt og dato
Velg et tidspunkt flest mulig kan: unngå ferier og helligdager; sjekk om det er andre arrangementer som går samtidig, og sist men ikke minst; sjekk at nøkkelpersoner blant aktuelle foredragsholdere, viktige gjester og egne ansatte kan være til stede før du bestemmer deg for tidspunkt og dato.
4. Vær kreativ - kall konferansen din noe som vekker interesse
Gjør ditt beste for å skille deg ut i mengden. Tenk målgruppeorientert: hvilke temaer er aktuelle akkurat nå? Hvilke utfordringer har bransjen?
5. Klart budskap og enkel påmelding er et "must"
Delikate invitasjoner med et lettfattelig og klart budskap, samt enkel påmelding er et "must". Husk også å ha med en "kan ikke delta"-link, slik at de som faktisk ikke melder seg på slipper flere påmeldelser og invitasjoner til det samme arrangementet.
6. God markedsføring
Jo flere som hører om arrangementet, jo større sannsynlighet er det for at folk kommer. Sørg for å bruke de kanalene der du treffer målgruppen din. Vær tydelig og enkel i budskapet, og gjør veien kort til å melde seg på. Husk også å opprette en hashtag for arrangementet slik gjestene kan starte diskusjoner i sosiale medier.
7. Sett av god tid og inkluder pauser - husk at vi har med mennesker å gjøre.
Mange går på seminar for å mingle og bygge nettverk. Pauser gjør også at du som arrangør får hentet deg inn, pratet med gjestene og planlagt neste punkt i programmet.
8. Sett opp et realistisk budsjett
Få med alle estimerte inntekter og utgifter. Husk markedsføringskostnader og eventuelle reise- og overnattingskostnader for eksterne foredragsholdere, sikkerhet og spesielle behov når det kommer til mat. Pass på å alltid sette av et lite beløp til uforutsette utgifter.
9. Enkel registrering og trivelig velkomst
En god velkomst gjør at gjestene tidlig får et godt inntrykk av dere. Ha fokus på enkel registrering av deltakerne og bruk gjerne samme verktøy som du brukte for påmelding. Dette gjør det enklere å finne igjen deltakernes navn og navnet på bedriften de representerer. Sørg for at de som er ansvarlig for å ønske velkommen er godt informert om alt praktisk.
10. Vær raus, be om tilbakemeldinger og bruk de fornuftig
Del innlegget med deltakerne. Be om tilbakemeldinger, gjerne ved hjelp av et spørreskjema på nettet. Bruk tilbakemeldingene til å evaluere hva som var bra/mindre bra og se om det finnes forbedringspotensial for neste gang du skal arrangere frokostseminar.