Hjelp! Jeg har fått ansvaret for et arrangement! Hva gjør jeg nå?

Bak planleggingen og gjennomføringen av et arrangement ligger det mye arbeid. For ikke å snakke om promoteringen av arrangementet, endringer som skjer underveis og håndtering av deltakere. For profesjonelle eventplanleggere – som holder på med dette i hverdagen, og som har planlegging av arrangementer i stillingsbeskrivelsen – er planlegging og gjennomføring av eventer nærmest blitt en rutine. De har hatt regien på så mange vellykkede arrangementer at de tar det meste på strak arm og styrer klar av fallgruver.

Men hva med dem som ikke har planlegging og gjennomføring av arrangementer som sin primæroppgave? Som bare har et arrangement en gang iblant, med en del deltakere? Og som kanskje ikke engang har peiling på hvor de skal starte for å dra i havn arrangement de har fått ansvaret for?

Da er det ikke så rart at «eventangsten» kommer snikende, og du sjekker kalenderen for å se hvor mange uker du faktisk har på deg.

Når du trenger hjelp

La oss si at sjefen kommer til deg og sier at "du må ta ansvaret for jubileumsfesten" neste år. Kalenderen din er allerede fullbooket og vel så det. Du er ingen sjonglør, men nå innser du at her må du ha mange baller i lufta samtidig – flere enn du har hatt noen gang før. Én ting er å planlegge selve arrangementet og fremstå som profesjonell oppi det hele. Men hva med promoteringen … endringer som skjer underveis … tidkrevende oppfølginger … trege betalere … og håndteringen av deltakere?

Du har ikke lyst, tid eller kompetanse til å bruke særlig mye tid på dette. Men du forstår at du trenger hjelp.

Vel, da er du allerede godt på vei til å bli en ordentlig eventplanlegger! De får nemlig hjelp, de også – av noen som har erfaring og et nettbasert påmeldingssystem.

Du ønsker kanskje ikke noe eget system, siden du kanskje bare har dette ene arrangementet du skal avholde nå. Og det trenger du heller ikke – vi i Proviso hjelper deg med fagkompetanse og rådgivning på all logistikk/deltakerhåndtering. Og vi bruker avansert, men brukervennlig teknologi på dine vegne for å gjennomføre dette i praksis.

Vi sørger for at du slipper å jobbe manuelt med alt dette. Det er mye å spare av både tid og penger på å få råd og veiledning fra oss i Proviso. Vi redder deg rett og slett ut av tidsklemma.

Hva kan vi hjelpe deg med?

Kort sagt: alt. All praktisk logistikk og hele deltakerhåndteringen, fra A til Å.

• Vi hjelper deg med hva du bør gjøre, når du bør sette i gang, og vi produserer for deg.
• Vi lager invitasjoner, registreringsskjemaer og sender ut på dine vegne. (Eller vi publiserer på ønsket sted hvis det er et åpent arrangement for alle.)
• Vi sender ut påminnelser – til dem som ikke har meldt seg på eller svart at de dessverre ikke kan delta. Vi sender ikke ut til alle – det er viktig, for det er irriterende å få en påminnelse hvis du har gitt beskjed om at du ikke kan, eller allerede er meldt på.
• Skal deltakerne bo, fikser vi hotellbestillingene også gjennom systemet, enten de skal bo på hvert sitt rom eller eventuelt dele med andre deltakere. Hotellet kan få navnelister direkte fra systemet.
• Skal det koste noe, tar vi oss av betalingen samtidig. Du kan enten få faktura ved påmelding eller på et senere tidspunkt eller eventuelt betale med kredittkort, da er du helt sikker på at du får betalingen.

Altså penger på bok fra alle deltakere, før arrangementet har startet – det gir god sikkerhet.

Er det parallelle sesjoner eller andre aktiviteter du trenger antallet på, tar vi det med i samme skjemaet. Altså alt på ett sted, og veldig enkelt å holde oversikt.

Du kan velge om du vil logge inn i systemet og følge med på utviklingen av arrangementet, eller enda enklere: Du kan få tilsendt linker til deltakerlister/aktiviteter/betalingsstatus.

Vi sender også ut velkomst-SMS til alle deltakere.

I tillegg kan vi hjelpe med å sjekke inn deltakerne hvis det er mange, og vi kan sende evaluering i etterkant – så får du mye verdifull informasjon som du kan bruke på å lage neste arrangement enda bedre.

Det koster ikke noe ekstra

Vi har alltid faste priser på prosjektkunder – én pris for å produsere og én pris per deltaker.

Der det er betalingsarrangementer, legger ofte kunden dette til i prisen til deltaker. Dermed koster det deg i prinsippet ikke noe ekstra å bruke Proviso.

Alt på ett sted

Vi har også en henvendelsesfunksjon på påmeldingsskjemaet. Det gjør at dersom noen av deltakerne har spørsmål, blir det automatisk sendt til den/dem som arrangør ønsker skal svare. Det kan være oss i Proviso, eller det kan være helt eksterne personer (for eksempel hotellet). De kan svare selv på disse, svarene går til deltaker, og hele dialogen ligger i tillegg i systemet.

Det betyr at alle detaljer blir fanget opp og lagret på ett sted, altså ikke avhengig av en person som skal sitte og oppdatere sine oversikter og prøve å holde kontroll.

Alle deltakere får en bekreftelse på e-post, også med link til deres registreringsskjema, slik at eventuelle endringer gjøres av deltaker selv, innenfor de fristene arrangør har satt.

Kan det bli enklere?

Planlegging av et arrangement trenger ikke være noe du gruer deg til. Det skal ikke sluke opp all arbeidstiden din. La oss hjelpe deg med å få alt på plass, slik at du kan ta farvel med tidkrevende oppfølginger, trege betalere og tapte inntekter på dine arrangement og møter.

Vi har årelang erfaring med logistikk og deltakerhåndtering. Vi vet at det går med mye tid når man til enhver tid skal holde kontroll på siste oppdaterte informasjon, og dessuten få med seg alle detaljer.