Når du forbereder arrangement, er det en hel rekke med ting som skal klaffe. Deltakeropplevelsen står øverst på listen.
Flere og flere arrangører tyr til teknologi og smarte digitale hjelpemidler for å sikre at viktige deler av arrangementet går knirkefritt, slik at man får frigjort tid og ressurser til å skape en opplevelsesarena som imponerer og overrasker deltakerne.
Fra mareritt til drøm
Innsjekkingen er spesielt viktig, siden det er det første som møter deltakerne idet de ankommer. Se for deg at du natten før arrangementet har mareritt om innsjekkingsprosessen. Er det noe sånt som dette?
Alle deltakerne dukker opp ... SAMTIDIG. De er morragretne og slitne etter reisen, og de legger ikke skjul på sin misnøye over å måtte stå i en kø som strekker seg ut av lokalet og helt ut på parkeringsplassen. Du kan allerede levende forestille deg hvordan responsen blir på evalueringen i etterkant ...
Du stresser rundt i lokalet, med espressopuls. Ting går i sirup, og du finner ikke en eneste av medarbeiderne dine. Til slutt blir du bare nødt til å begynne å sjekke inn deltakere. Du blar og blar i navnelistene du har printet ut – men det er en drøss med deltakere du ikke finner navnet på. Imens blir køen lengre og lengre. De deltakerne du faktisk får sjekket inn, rister på hodet idet de går videre til det som skal skje. Jadda!
Hvis du kjenner pulsen stige et par hakk av å lese dette, så er det helt forståelig!
Her får du seks tips til hvordan du kan benytte digitale løsninger til å unngå et slikt scenario og isteden gi deltakerne en god start.
1. Sjekk deltakerne inn elektronisk
Bruker dere fortsatt navnelister på papir som dere krysser ut når deltakerne kommer? Og forhåndstrykker dere navneskilt som dere legger utover et langt bord?
I dag finnes det mye enklere løsninger, som gjør innregistreringen av deltakerne til et hyggelig første kontaktpunkt. Dermed kan du møte dem med et smil om munnen istedenfor med pulsen i halsen.
Med elektronisk innsjekk går registreringen som en drøm, ikke som et mareritt, og du kan scanne inn et stort antall deltakere veldig raskt. Det blir bedre flyt og logistikk, og deltakerne går videre til dagens aktiviteter med et inntrykk av arrangementet som profesjonelt og velorganisert.
Slik fungerer det: Rett før arrangementet får dine bekreftede deltakere en SMS (eller e-post) med QR-koden. Koden skannes ved innsjekk, og i løpet av et øyeblikk er deltakeren registrert. Du slipper å lete i lister og krysse av, og alle deltakere er sikre på å bli "funnet".
2. Print ut navneskilt samtidig med innsjekk
Å printe ut navneskilt på forhånd hører fortiden til – det blir alltid endringer i siste liten, flere som melder seg på, eller feil på skiltene.
Med løsning for elektronisk innsjekk kan du velge å printe ut navneskilt (hvis du trenger dem) etter hvert som deltakerne sjekkes inn. På den måten blir alt korrekt, og du har full kontroll.
3. Få løpende oversikt
Når du sjekker deltakerne inn elektronisk, har du hele tiden full oversikt over nøyaktig hvor mange deltakere som til enhver tid har kommet. Deltakerstatus (møtt / ikke møtt) blir registrert umiddelbart. Hvilke fordeler gir det?
- Du kan formidle informasjonen til hotellet, restauranten eller andre samarbeidspartnere.
- Det er alltids noen som kommer i siste liten eller litt for sent, og da er det greit å vite om du skal vente litt med å starte opp eller ikke.
- Du får mulighet til å sende en vennlig påminnelse til de som ikke har kommet ennå. (Mer om det straks!)
- Du sikrer at det ikke sendes ut evaluering til andre enn de som faktisk har møtt.
Dessuten kan du i forkant definere flere ulike punkter hvor det er pålagt å sjekke inn, og du kan koble disse opp mot aktiviteter deltakerne har meldt seg på. Har du f.eks. festmiddag, er det kun de som har meldt seg på, som får mulighet til å sjekke inn ved den inngangen.
Les også: Gjør arrangementet til en suksess med et påmeldingssystem
4. Mindre behov for innregistreringspersonell
En av de største fordelene ved å ta i bruk elektronisk innsjekk, er at det trengs færre folk til innsjekking av deltakerne. Det betyr igjen at du kan bruke mindre tid på å instruere staben i hvordan de skal håndtere innsjekkingen, og det blir flere til å bistå deltakerne rundt omkring ellers de første viktige minuttene av arrangementet.
Så, kvitt deg med navnelister på papir og senk skuldrene!
5. Få bedre kontroll
Etter arrangementet skal du sikkert sende ut evaluering til deltakerne. Men hvis du ikke vet nøyaktig hvem som deltok, og hvem som ikke møtte, hvordan vet du hvem du skal sende den til og ikke?
Ingen liker å få e-poster om noe de ikke deltok på. Å motta lenke til spørsmål om noe man faktisk ikke møtte opp til, tyder på at arrangør mangler oversikt. Ikke minst er det veldig irriterende å bli bedt om tilbakemeldinger når man ikke har vært der …
Med et digitalt innsjekkingssystem får du kontrollen som trengs for å sende kun til de som faktisk var stede, og ikke til alle som opprinnelig hadde tenkt til å komme. Du sender bare til de som er har fått status som «møtt» i systemet.
6. Sjekk stemningen underveis med polls
Sånn, nå har du fått sjekket inn deltakerne, og de har store forventninger til hva de har i vente resten av dagen. Kommer de til å like det du har jobbet i månedsvis med? Svaret vil du få i evalueringen når arrangementet er over.
Men hadde det ikke vært kjekt å få vite det allerede nå, mens arrangementet pågår? Det kan du, ved å gjøre polls i en eventapp underveis!
Ikke bare får du “tatt tempen” på salen i løpet av dagen, med polls får du dessuten muligheten til å tilpasse programmet underveis, slik at det blir enda mer relevant, og slik at deltakernes spørsmål i størst mulig grad blir besvart. Og kanskje at de får svar på hva det skal snakkes mer eller mindre om …
Med en poll kan en god foredragsholder lodde stemningen blant publikum og så styre presentasjonen i en passende retning. For eksempel kan han eller hun få en pekepinn på demografien eller det kollektive kunnskapsnivået i salen.
I tillegg kan foredragsholderen piffe opp læringsopplevelsen og “reaktivere” deltakere som etter flere timer med intens konsentrasjon har falt litt ut.
Ikke teknologi for teknologiens egen skyld
Gode digitale løsninger blir stadig viktigere på møter og arrangementer, for å skape engasjement og godt læringsutbytte.
Imidlertid må du hele veien være bevisst på den overordnede hensikten med teknologien. Skal den ha noen praktisk nytteverdi, må den støtte opp under den helhetlige målsetningen for arrangementet, og ikke være distraherende.
Klok bruk av digitale løsninger bidrar til at både du og deltakerne sitter igjen med en god og lærerik opplevelse.
