Å ha ansvaret for et arrangement krever grundig planlegging. Det er mye som skal på plass, og masse informasjon som må innhentes. Er det en stor konferanse med mange deltakere, foredragsholdere og parallellsesjoner, kan hele prosessen enkelte ganger ta flere år.
Hva skal du bruke mest tid på, hvor skal du begynne – og er det kanskje lurt å få hjelp av en profesjonell samarbeidspartner som har kompetanse til å sette sammen og skreddersy løsninger etter dine behov?
I denne artikkelen får du 4 tips til hvordan du best planlegger et vellykket kurs, møte eller en konferanse.
1. Sett rammene
Hva er hensikten med arrangementet? Skal det presenteres nye strategier, ideer, oppkjøp og ekspansjon, eller skal det være et fagseminar med vekt på kompetansebygging?
Disse rammene gir føringer for hvilke destinasjoner og hoteller som er best egnet. Det er også andre ting å tenke på når du skal samle mennesker til felles glede og nytte:
- Når på året skal dere møtes?
- Skal det være teambuilding-aktiviteter på møtet?
- Kommer det folk fra flere ulike steder?
- Er mat og drikke viktig?
Alt dette, og mere til, spiller inn for å gjøre samlingen til en verdifull og givende opplevelse for både deltakere og arrangør.
2. Velg leverandør
Når stedet er bestemt, må du finne en leverandør i området som oppfyller kravene til arrangementet. Det er alltid lurt å få tilbud fra flere leverandører for å sammenligne prisene. Vær oppmerksom på hva som er inkludert i de ulike pakkeprisene, slik at du kan sammenligne på riktig grunnlag og ikke får ubehagelige overraskelser på fakturaen.
3. Bestill i god tid
Det lønner seg å være tidlig ute med å reservere plass til arrangementet. Da har du større valgfrihet, og leverandørene har større mulighet til å være fleksible. Bedrifter som har årlige arrangementer, bestiller gjerne flere år i forveien for å sikre seg det stedet de ønsker.
4. Få hjelp
Bruker du profesjonelle samarbeidspartnere, tar de ansvaret for å hente inn relevante tilbud til markedets beste priser. De holder også tak i selve prosessen for deg og følger opp bestillingen med hensyn til avbestillingsfrister, spesifikke behov, navnelister til hotellet, med mer. Totalt sett er dette ofte den mest gunstige løsningen, både når det gjelder økonomi og bruk av menneskelige ressurser.
Proviso Request har kanskje markedets beste og mest relevante kompetanse til å sette sammen og skreddersy løsninger etter dine behov, for både hotell-, kurs- og konferansetjenester. Ta gjerne kontakt for en uforpliktende prat!
