En av de tingene som skiller nybegynneren fra den erfarne på arrangørfronten, er hvor grundig (og tidlig) de går til verks når det gjelder planleggingen.
Startet du for sent en gang eller ikke klarte å holde godt nok i alt underveis, så lærte du sikkert en lekse – nemlig at et godt arrangement er helt avhengig av god planlegging.
I denne artikkelen kan du lese om 13 viktige steg du bør ta når du planlegger et arrangement.
12 planleggingssteg for å lykkes med arrangementet
1. Start i god nok tid
Jeg setter dette punktet øverst, fordi det etter mitt syn er en forutsetning for å lykkes skikkelig med alt det andre i planleggingen. Er du sent ute, blir alt et hastverksarbeid. Til syvende og sist går det ut over kvaliteten på gjennomføringen og deltakeropplevelsen.
Så derfor – start i veldig god tid med planleggingen! Og dette gjelder spesielt når du skal bestille arrangementssted. Har du et veldig stort arrangement og du ønsker å ha det på et populært sted på en spesiell dato, kan det faktisk være nødvendig å bestille flere år i forveien. Send ut forespørsel tidlig, så er det mye ledig, og du får raskt bestilt et passende sted.
Starter du derimot for sent med å finne et sted til arrangementet, vil det meste være opptatt, og du må bruke mye tid på å lete etter alternativer. I verste fall kaster du bort mye tid, og sitter igjen med et mindre egnet lokale, eller en destinasjon som ikke helt passer verken behovet eller profilen for arrangementet.
Ved å komme tidlig nok i gang vil du kunne få bedre avtaler og betingelser med leverandører, siden de har større mulighet til å være fleksible. Dessuten får du bedre tid til å booke foredragsholdere/underholdning i toppsjiktet.
2. Vurder dato nøye
Så raskt som mulig etter at du er i gang med planleggingen, må du få avklart hvilken dato arrangementet skal være på. Mange ting avhenger av denne datoen videre i arrangementslogistikken. Sett gjerne et par alternativer, det gjør det enklere å finne gode alternativer for sted og foredragsholdere/underholdning.
- Skjer det andre store ting samme dag? Ta hensyn til eventuelle andre store arrangementer på samme dag, slik at det ikke blir kollisjon.
- Hva med de faglige ressursene du ønsker, er de ledige på datoen du har valgt? Så fort som mulig må du høre med sentrale personer om de har mulighet til å komme på den datoen du tenker å ha arrangementet.
- Finnes det er godt lokale på datoen du ønsker? Sjansen for at det gjør det, øker betraktelig jo tidligere du kommer i gang med å planlegge arrangementet.
Sjekk også internt i bedriften om de fleste har mulighet til å delta på den aktuelle datoen.
3. Definer hensikten med arrangementet
Tenk nøye gjennom hva som er hensikten med arrangementet du planlegger.
Skal dere legge frem nye strategier, ideer, oppkjøp og ekspansjon, eller skal det være et fagseminar med vekt på kompetansebygging? Disse rammene gir føringer for hvilke destinasjoner, konferansesteder og hoteller som er best egnet.
Når du har hensikten klar, må du involvere de som kan hjelpe deg med å oppnå denne. Sett sammen en prosjektgruppe med relevant fagkunnskap.
Bruk dessuten god tid i forkant sammen med dine medarbeidere og samarbeidspartnere for å jobbe frem en felles oppfatning og forståelse av hvilket budskap dere har med arrangementet.
Hvilket inntrykk ønsker dere at deltakerne skal sitte igjen med i etterkant? Og hva må dere gjøre for å oppnå dette?
4. Hvem er målgruppen for arrangementet?
Å ha klart for deg hvem du lager arrangementet for – hva slags målgruppe dere skal skreddersy det faglige innholdet for – er et av de aller viktigste punktene når du skal planlegge et vellykket arrangement.
Selv om du har funnet det perfekte arrangementsstedet, må du vite hvem du skal invitere. Nåværende kunder? Samarbeidspartnere? Ansatte?
Skal det være et åpent arrangement for alle, publisert og markedsført på nett? Da bør du lage en nettside/landingsside for “invitasjon” som kan ligge synlig på nettet. Ha gjerne med en egen fane for program og selvsagt en fane eller lenke til påmeldingsskjema.
Husk at det er viktig å trekke folk til denne landingsssiden, så du bør følge opp med annonsering eller innhold som lenker til siden i sosiale medier og andre relevante plasser.
Få dette på plass tidlig, så er du godt i gang.
5. Bruk data fra tidligere arrangementer
Har du input fra tidligere tilsvarende arrangementer? Det er supernyttig. Hva var deltakerne fornøyd med, og hva funket ikke like bra?
Nå som du planlegger et nytt arrangement, hvordan kan du sette sammen innholdet slik at deltakerne får enda bedre faglig og sosialt utbytte? Kan du justere på noen detaljer for å gi dem enda bedre opplevelser?
Clouet er å bruke tilbakemeldingene på arrangementet du avholdt sist. Spør deltakerne dine, og bruk inputen strategisk når du lager innholdet til det kommende arrangementet.
Les mer: Slik lager du innholdet til arrangementet basert på tidligere tilbakemeldinger
6. Lag en prosjektplan, med datoer
Med en prosjektplan/fremdriftsplan der du avklarer hvem som skal gjøre hva, og når, er det lettere å holde kontroll på planleggingen. Viktige spørsmål å avklare:
- Når skal invitasjoner sendes?
- Når skal endelig program være på plass?
- Når er frister for å øke/redusere antall mht. arrangementssted?
- Når må hotellet ha sine lister?
- Når må informasjon om mat/mathensyn sendes over?
7. Lag et budsjett
Budsjettet hjelper deg med å styre planleggingen i riktig retning. Bruk god tid på å sette deg inn i hvilke rammer du har, hvilke forventninger resten av bedriften din har til arrangementet, og dessuten hva tjenester og produkter faktisk koster. Jo flere priser du har på forhånd, desto bedre. Husk å sette av litt ekstra til uforutsette ting som prisøkninger, ekstra teknisk utstyr og oppgraderte menyer.
Tiden du bruker på budsjettet, vil du få igjen for ved at alle involverte har en klar oversikt over hva arrangementet vil koste, og hvilket nivå underholdning og gjennomføring er lagt på.
8. Fordel ansvaret
Dersom du ikke skal gjøre alt selv, må du fordele ansvaret. Pass på at det også blir med på prosjektplanen.
Selv om du fordeler ansvaret og oppgavene på ulike personer, må det likevel være noen som holder overordnet i det. Det må være en som er ansvarlig for at alle oppgaver i prosjektplanen faktisk utføres, og som “pusher” litt overordnet. Med én person dedikert til oppgavene sparer du mye tid, og slipper å gå via flere involverte. Dessuten blir det enklere å få tatt beslutninger.
9. Ta statusmøter underveis
Selv om dere jobber etter en god prosjektplan og alle har klart for seg hva de skal gjøre, og når de skal gjøre det, så er det lurt å gjøre opp status underveis.
Er alle i rute med sine oppgaver og ansvarsområder? Har alle deltakere fått svar på ting de lurer på? Er det noen foredragsholdere som dere ennå ikke har fått booket, og har leverandørene fått alt de behøver av informasjon?
Ved å ta kjappe statusmøter underveis slipper dere å få ubehagelige overraskelser kloss opp til datoen for arrangementet.
Tips: Det finnes også forskjellige digitale systemer som kan brukes for både å fordele og følge opp oppgaver fra de involverte (se også punkt 12).
Les også: Slik sørger du for en god deltakeropplevelse
10. Bruk mye tid på det faglige programmet
Et godt faglig innhold (og etter hvert et godt organisert program) er hovedgrunnen til at deltakerne kommer. For å oppnå ønsket kvalitet på arrangementet og ønsket antall deltakere må du derfor sette av mye tid på det faglige (og naturligvis begynne tidlig).
Hvis foredragsholderne og underholdningen er avklart idet du sender ut invitasjonene, kan du gjerne presentere dem med bilder og kort omtale, for å vise dem frem til potensielle deltakere.
Er dette uavklart, kan det være lurt å nevne at det vil være foredrag og/eller underholdning, og at informasjon om dette vil bli tilgjengelig etter hvert.
11. Sett av godt med tid til mingling
… det er nemlig også en av grunnene deltakerne kommer!
En av av de viktigste grunnene til at mennesker kommer sammen på et arrangement, er nettverksbygging. Det å være sammen med likesinnede, knytte kontakter og bygge opp sitt profesjonelle nettverk. Derfor må du sette av tid til mingling.
Det sosiale innholdet er minst like viktig som det faglige. Når deltakere omgås i mer uformelle settinger, får de gjerne nye og friske perspektiver på eget fagfelt. Ikke minst skaper det engasjement og en atmosfære som gjør det mer sannsynlig at folk melder seg på også neste gang.
12. Bruk gode systemer
Strategisk bruk av teknologi kan gjøre jobben din enklere og deg som arrangør mer profesjonell.
Et godt digitalt system/støtteverktøy, som for eksempel et profesjonelt påmeldingssystem, gjør det mye enklere å planlegge, organisere og gjennomføre arrangementet. Slik at du har alt samlet på en plass, og at alle involverte selv kan holde seg oppdatert på det som er deres ansvar.
Med et godt digitalt system får alle internt tilgang, slik at de til enhver tid har oppdatert informasjon om deltakerne og det som er relevant for deres oppgaver.
Les mer: Hvordan få oversikt under arrangementsplanleggingen
Skal du bestille tjenester eller bruke nye systemer, så husk at det også tar tid å finne eller sette seg inn i.
Husk at noen ganger kan det være lurt å leie inn ekstern hjelp til å ta seg av en del ting som dere ikke nødvendigvis trenger å bruke verdifull tid på. Med gode systemer på plass blir mye av tiden som går med til manuelle arbeidsoppgaver, borte. Men det kan uansett være lurt å identifisere oppgaver som tar mye tid, og be om ekstra hjelp til dette, enten fra andre kolleger eller eksternt.
God planlegging er nøkkelen til å lykkes
Det beste du kan gjøre når du planlegger et arrangement, er å sette i gang tidlig og få gjort unna så mye som mulig i den første fasen av planleggingen. Da får du mer tid til å forberede det faglige innholdet, finne ut hvem du skal invitere, booke foredragsholdere og leverandører, osv.
Ved hjelp av grundig og tidlig planlegging slipper du å stresse rundt i siste liten for få alt på plass, og du har …
- mer kontroll på fremdrift og viktige milepæler i planleggingen
- bedre mulighet til å sikre deg det beste lokalet og de beste foredragsholderne
- større forhandlingsrom for å oppnå de beste betingelsene fra leverandører
Uforutsette situasjoner vil alltid oppstå, som for eksempel at en sentral medarbeider blir borte i innspurten av planleggingen. Skjer det, har du forhåpentligvis et godt system å lene deg på som gir deg full oversikt over vedkommendes ansvarsområder og status på oppgaver.
