Det er fredag ettermiddag, klokken er 12.30. Ikke bare nærmer arbeidsuken seg slutten, men også en lang dag på konferanse. Du har akkurat forsynt deg av lunsjbuffeen, og nå har du funnet veien tilbake til stolen for å få med deg det tredje foredraget for dagen. Eller er det det fjerde? Du kaster et blikk ned på det sammenrullede programheftet mens du kveler et gjesp.
Hva var det dette foredraget skulle handle om igjen? Og tro om du husker å stoppe innom butikken og kjøpe tacosaus før du kjører hjem?
Kjenner du deg igjen i dette scenariet? Det gjør nok de aller fleste som har vært på konferanse eller seminar. Tross alt er konferansetretthet et eget begrep, altså at man i løpet av lange og intense dager i konferansesalen eller møterommet kjenner at energien og fokuset sniker seg ut bakdøra …
Gjør du egentlig nok for å holde deltakerne engasjert underveis i arrangementet?
Å by deltakerne på et spennende og variert program, med det aller hotteste av foredragsholdere og sesjoner, er ofte nok til å fange oppmerksomheten deres. Kan du i tillegg skilte med en unik lokasjon, er det i mange tilfeller det som skal til for å begeistre potensielle deltakere og få dem til å melde seg på.
Men stopper du der? Når setene er fylt opp og det faglige er på plass, sier du deg fornøyd da og tenker at også deltakeropplevelsen er i boks?
I så fall kan det være at du bør gjøre mer for å engasjere deltakerne.
I dag har folk flest all verdens informasjon ett museklikk eller en skjermberøring unna. Hvis det kun er læring man er ute etter, kan man se på videoopptak fra konferanser, lese fagblogger eller melde seg på webinarer.
Men folk ønsker mer. De ønsker arenaer hvor de ikke bare må sitte på en stol i konferansesalen og passivt fordøye det som foregår på scenen, mens de holder søvnhormonene i sjakk med kaffe.
Et «live» arrangement – hvor man er sammen med engasjerte likesinnede som også ønsker å tilegne seg ny kunnskap, inngå nye relasjoner og få opplevelser som inspirerer og motiverer lenge etter at man har satt seg tilbake ved kontorpulten – er en av de beste arenaene for kultur- og nettverksbygging som finnes.
Den beste nettverkingen skjer imidlertid når deltakerne virkelig er “påkoblet” gjennom hele arrangementet. For å lykkes med å gi dine deltakere en slik opplevelsesarena å utfolde seg på, må du som arrangør klare å engasjere dem. Så enkelt, men likevel så vanskelig.
Hvordan får du det til i praksis? La oss se på fire grep du kan gjøre for å få deltakerne til å bli engasjert og entusiastiske, slik at arrangementet blir en snakkis i lang tid.
Før i tiden hendte det gjerne at deltakere tok seg en treningsøkt eller en tur ut i det fri når de hadde tid til overs under arrangementet. De siste par årene har det blitt vanligere at denne typen aktiviteter gjøres til en del av selve programmet.
I 2019 er det viktig å legge til rette for morsomme og engasjerende aktiviteter som overrasker og inspirerer. Da bygges enda sterkere bånd deltakere imellom, læringsutbyttet blir bedre, og arrangementet huskes.
For å gi deltakerne en boost i konsentrasjonen er det lurt å legge inn pauseaktiviteter som gir etterlengtet energipåfyll, slik at de får nullstilt hodet, ladet batteriene – og starter på ny frisk.
Å ha flere opplevelsesbaserte innslag på arrangementer er en del av en større trend, hvor deltakerne mer og mer har behov for og forventninger om personaliserte opplevelser og skreddersydde opplegg.
Papirark og trykksaker – deltakere holder dem, skumleser dem, drodler på dem og lager papirfly av dem. Ord på papir er enveiskommunikasjon.
I motsetning til trykt program og presentasjoner på papir utgjør en eventapp en spennende digital ramme som bidrar til mer samhandling, engasjement og bedre totalopplevelse for både deltaker og arrangør.
App for arrangement har gått fra å være noe som er nytt og spennende, til å bli et tilbud deltakerne rett og slett forventer. Med en eventapp føler brukerne seg som deltakere i ordets rette forstand – aktive bidragsytere, ikke bare passive tilhørere. De kan kommunisere med hverandre, og med foredragsholder og arrangør.
Bruk av eventapp gir maksimalt utbytte for deltakere (og for arrangør) – både faglig og sosialt.
Før eventteknologien gjorde sitt inntog i arrangementsbransjen, måtte man som arrangør nærmest gjette seg frem til hva deltakerne syntes om arrangementet underveis. Som oftest var det enten de veldig fornøyde eller de veldig misfornøyde som tok kontakt og sa sin mening mens arrangementet pågikk.
Eventapper har gitt arrangører muligheten til i løpet av få sekunder å innhente tilbakemeldinger fra deltakerne. Med live polls der det naturlig passer inn, for eksempel i forbindelse med en sesjon, kan arrangøren eller foredragsholderen få øyeblikkelig feedback fra salen.
Engasjement skapes ikke bare underveis i arrangementet, men både før og etter. Gi de mest engasjerte mulighet til å komme med tilbakemeldinger i etterkant, ved at du sender ut en evaluering.
En evaluering av arrangementet gir deg verdifull informasjon som hjelper deg med å lage enda bedre møter i fremtiden. Du får bekreftet hva som gikk bra, eventuelt hva som ikke fungerte like bra, og kanskje gode innspill på hva som eventuelt bør endres på til neste gang. Dermed får du analysert og gjort tiltak, slik at neste arrangement gir en enda bedre deltakeropplevelse.
Hva er det som virkelig får deltakere engasjert på arrangementer i dag?
En avgjørende faktor for å lykkes med å engasjere deltakerne er at du som arrangør klarer å levere en ramme rundt som får dem til å senke skuldrene, knytte kontakter og utveksle ideer, og rett og slett nyte det som skjer underveis i arrangementet.
I en arrangementsbransje som gjerne er litt konservativ, hungrer folk etter noe som begeistrer og overrasker dem. Når du klarer å holde interessen og entusiasmen oppe – før, underveis og i etterkant – da verdiøker du deltakeropplevelsen flere hakk. Når deltakerne dine ikke bare er “på” arrangement, men “i”, blir det en opplevelse som gjør at de drar hver til sitt med et smil om munnen.