Lite tar knekken på godt arrangementshumør raskere enn en eviglang kø i innsjekkingen. Å bli møtt av forsinkelser bidrar heller ikke akkurat til et inntrykk av arrangør som profesjonell og ryddig.
Deltakere som får en ugunstig førstekontakt med ditt arrangement, tar med seg denne opplevelsen videre inn i dagen. Helt unødvendig, når det finnes en langt mer effektiv løsning: Elektronisk innsjekk.
Elektronisk innsjekk med QR-kode gjør innregistreringen av deltakerne til et hyggelig første kontaktpunkt, hvor du som arrangør kan møte dem med et smil om munnen istedenfor svetteperler på pannen.
Hvorfor trenger du elektronisk innsjekk på arrangementet ditt?
Kort sagt: Fordi deltakerne dine forventer rask og køfri innsjekk.
Allerede i 2012 uttalte en av verdens fremste eksperter på arrangementsteknologi og -trender, Julius Solaris:
"Waiting in line is boring. Your attendees deserve a faster process. Paper guest lists make me feel dizzy."
For de aller fleste som kommer på et arrangement i dag, er automatisk innsjekk og registrering en selvfølge. Det er rett og slett ingen grunn til at det å sjekke inn på en konferanse skal ta lengre tid enn å sjekke inn på hotell eller på gaten når man reiser med fly.
Dagens konferansedeltakere er med på arrangementer over hele verden, og de møter og bruker eventteknologi som gjør opplevelsen helt sømløs. Forventningene om samme grad av brukervennlige og opplevelsesberikende digitale løsninger tar de med seg også på dine arrangementer her hjemme.
Et hyggelig første kontaktpunkt
Med elektronisk innsjekk går alt mye raskere og med mindre stress. Som arrangør sparer du dermed ikke bare tid. Du …
- gir deltakerne en bedre opplevelse
- sparer penger
- sparer miljøet (siden dere slipper forhåndstrykk av navneskilt)
- trenger færre personer ved inngangen
Det blir ganske enkelt bedre flyt og logistikk, og deltakerne går videre til dagens aktiviteter med et inntrykk av arrangementet som profesjonelt og velorganisert.
Og som vi vet: Deltakere som er glade og fornøyde, er mer mottakelige for kunnskapsoverføring og vil sitte igjen med en bedre totalopplevelse i etterkant. Dette bidrar til at du oppnår målene du har satt deg for arrangementet.
Når deltakerne går ut av lokalet med en opplevelse av at alt gikk knirkefritt fra begynnelse til slutt, da er valget enkelt neste gang de får en invitasjon fra deg.
LES OGSÅ
➤ Slik bruker du meningsmålinger til å involvere deltakerne underveis i arrangementet
Hvordan fungerer et digitalt system for innsjekk?
Det er såre enkelt. Før arrangementet sender du deltakerne SMS eller e-post med en QR-kode (eller koden kan ligge direkte i deltakerens app for arrangementet).
Når deltakeren møter opp, viser hun eller han frem QR-koden – og du skanner enkelt og raskt inn. Du slipper å lete i lister og krysse av, og alle deltakere er sikre på å bli "funnet".
Hvis du skal ha navneskilt, kan du skrive ut disse samtidig.
La oss se nærmere på hvordan du aktiverer innsjekk med QR-kode i Proviso.
Du har flere ulike måter å sette opp elektronisk innsjekk på. Med eller uten printing av navneskilt, ett eller flere innsjekkspunkter og ulike måter å sette opp navneskilt på.
Nå skal vi først se på hvordan du aktiverer QR-sjekk uten printing av navneskilt, og deretter hvordan du gjør det med printing av navneskilt.
1. Når du skal ha QR-innsjekk uten printing av navneskilt
Du går til Mer i menyen på toppen og velger QR sjekk inn. Aktiver innsjekk:
Deretter legger du til så mange innsjekkspunkter du trenger (f.eks. dag 1, dag 2 / Frokost, lunsj, middag).
Velg eventuelt en aktivitet dette innsjekkspunktet skal hente deltakere fra. De deltakerne som har krysset av for at de deltar på dag 1 på et spørsmål, kan altså hentes frem på et bestemt innsjekkspunkt.
Spesifiser hvor mange ganger samme QR-kode kan bli skannet inn på hvert innsjekkspunkt. Klikk på Lagre og Åpne skanningside.
Voilà, du er nå klar for å skanne inn deltakerne.
2. Når du skal ha QR-innsjekk med printing av navneskilt
Du går til Mer i menyen og velger QR-innsjekk. Så krysser du først av Aktiver innsjekk og deretter Aktiver utskrift.
Du kan også velge om selve QR-koden skal skrives ut på navneskiltet.
Naturligvis kan du også her velge hvor mange innsjekkspunkter du ønsker å benytte, og hvor mange ganger en kode skal kunne skannes inn.
Deretter krysser du av Automatisk utskrift på de innsjekkspunktene du ønsker at det skal skrives ut navneskilt.
Legg til feltene du vil ha på navneskiltene. Det mest vanlige er ‘Fullt navn’ og ‘Firma’, men du har fire linjer til disposisjon. Hvis du ønsker logo, laster du opp denne.
Klikk på Lagre og Åpne scanningsside – så er du klar til å begynne å sjekke inn.
I videosnutten under demonstrerer Fredrik Kilde og Joanna Folkøy fra Provisos CST-team hvor enkelt innsjekk av deltakere kan gjøres:
Bedre oversikt
Med et digitalt system for innsjekk vet du til enhver tid hvor mange deltakere som har kommet, og hvor mange som mangler – uten å måtte telle opp navneskilt som ligger igjen på bordet.
Si at du ser at det er et par deltakere som ennå ikke har møtt opp. Er de på vei, eller kommer de ikke? Skal dere vente litt med å starte opp, eller skal dere kjøre i gang?
Du trenger ikke å gjette! Send deltakerne en SMS og spør om de er på vei. Da kan du printe ut navneskiltene og ha dem liggende klare til de dukker opp.
På den måten kommer deltakerne seg fortest mulig i gang med dagen og går ikke glipp av et foredrag de kanskje har sett frem til i lang tid.
Du kan også sjekke inn deltakere med mobilen
Har du ikke eget QR-utstyr? Null problem, du kan sjekke inn deltakerne med din egen mobiltelefon. (Så fremt du ikke trenger å skrive ut navnelapper.)
Slik gjør du det enkelt og kjapt:
- Last ned Proviso brukerapp fra Google Play eller AppStore og logg inn med din vanlige tilgang til Proviso.
- Send ut QR-kode til deltakerne på vanlig måte, via SMS og/eller e-post. Når kommer til arrangementet, finner de frem QR-koden på mobilen sin, og du står klar med din egen mobiltelefon og bruker den som skanner.
- Logg deg inn i brukerappen, gå til det arrangementet det gjelder, deretter til siden og scann deltakere.
Trenger du flere til å hjelpe deg med skanningen?
Har du et arrangement med mange deltakere, og/eller mange innsjekkspunkter? Da kan det være behov for ekstra hjelp til å skanne inn deltakere.
Med Proviso kan du selv invitere gjestebrukere (så mange du ønsker), slik at de kan laste ned brukerappen, logge seg inn og hjelpe deg med å skanne inn.
Du bestemmer selv hvor lenge en gjestebruker skal ha tilgang, og de vil kun få tilgang til det ene arrangementet. Du bestemmer også om en gjestebruker skal se hele deltakerlisten eller bare kunne skanne.
Bedre kontroll i etterkant
Etter arrangementet skal du sikkert sende ut evaluering til deltakerne. Men hvis du ikke vet nøyaktig hvem som deltok, og hvem som ikke møtte, hvordan vet du hvem du skal sende den til og ikke?
Ingen liker å få e-poster om noe de ikke deltok på. Å motta lenke til spørsmål om noe man faktisk ikke møtte opp til, tyder på at arrangør mangler oversikt.
Med elektronisk innsjekk får du kontrollen som trengs for å sende kun til de som faktisk var stede, og ikke til alle som opprinnelig hadde tenkt til å komme. Du sender bare til de som har fått status som «møtt» i systemet.
Flere fordeler ved elektronisk innsjekk:
|
LES MER
➤ 6 gode tips til å lykkes med innsjekking av deltakere
Oppsummert: Bedre opplevelse for deltakere og arrangør
Ingen liker å bli møtt av en lang innsjekkingskø når de kommer på et arrangement. Elektronisk innsjekk sparer både arrangør og deltakere for mye tid. Det blir bedre flyt og logistikk, og arrangementet fremstår profesjonelt og velorganisert.
Et system for elektronisk innsjekk …
- Gir deg full oversikt over hvilke deltakere som til enhver tid har møtt / ikke møtt
- Sparer deg for kostnader ved forhåndstrykk og administrasjon av navneskilt
- Gir mindre behov for innregistreringspersonell
Men egentlig best av alt: Stemningen i innsjekkingsområdet – de første forventningsfulle minuttene da både arrangør og deltakere er spent på hva dagen vil bringe – blir god og avslappet.
Smil og lave skuldre blant arrangørstaben smitter over på deltakerne, og det avgjørende førsteinntrykket er i boks.
Ikke minst: Fornøyde og mindre stressede deltakere gir bedre læringsutbytte og nettverksbygging – og flere påmeldte neste gang.
Ta gjerne kontakt med oss i Proviso dersom du ønsker å benytte elektronisk innsjekk på ditt neste arrangement.
Vi hjelper arrangører som deg med elektronisk innsjekk på mange ulike arrangementer. Da Gjensidigestiftelsens årskonferanse gikk av stabelen på Latter 7. mai, var Proviso til stede med QR-innsjekk. Det gjorde registreringen både enkel og effektiv for deltakerne.
Også på arrangementet EET Fun Expo 2023 bistod vi med elektronisk innsjekk:
Ved å introdusere moderne løsninger som dette, kan vi sikre en smidig opplevelse og frigjøre tid til det virkelige fokuset – verdifulle samtaler og interaksjoner før det faglige begynner.
Har du spørsmål eller kommentarer? Du finner meg på LinkedIn.
