Du har jobbet med arrangementet i flere måneder. Nå har den store dagen kommet. Om et par timer strømmer deltakerne inn dørene.
Føler du deg klar?
Kanskje ikke helt – det er alltids noe du ikke er 100 prosent i mål med. Men nå er det bare å brette opp armene og hoppe i det. Nå skal all den gode innsatsen gi uttelling, i form av fornøyde deltakere, samarbeidspartnere og utstillere.
Og aller helst medarbeidere med smilepuls!
Til tross for at man legger ned uker og måneder med arbeid for å lage det perfekte arrangementet, hender det iblant at noe av det viktigste glemmes av. Her får du gode råd og vink om hva du må huske på for at alt skal gå på skinner gjennom dagen.
Ha et møte i forkant med alle som skal jobbe under arrangementet, og sørg for at alle vet når og hvor de skal være, hvem som gjør hva, osv. En god og detaljert kjøreplan for dagen må til – med tidspunkter for hva som skal skje, når det skal skje, og hvem som har ansvar for hvilke deler.
Dersom arrangementet varer i flere dager, pass på at vaktlister er klare, at dere har faste møter hver morgen for å avdekke eventuelle problemer, og at dere tar status og oppsummering etter endt dag for å være godt forberedt til neste.
For å være sikker på at dere har tenkt på alt, gå gjennom de ulike sidene av arrangementet og prøv å se det hele gjennom deltakernes øyne. De forventer sømløse og skreddersydde opplevelser på hvert eneste kontaktpunkt fra de kommer inn døren til arrangementet er slutt.
Har du et eget område for foredragsholdere og underholdere? Sørg for at alle har møtt opp, at de har mat og drikke, samt at alle vet når de skal være hvor.
Få dessuten bekreftet at møteleder/konferansier har full kontroll.
Her er det mange arrangører som bommer, fordi de feilberegner tiden det tar å innregistrere alle deltakerne. Ingen liker å bli møtt av en lang innsjekkingskø når de kommer på et arrangement.
Bruker dere fortsatt navnelister på papir som dere krysser ut når deltakerne kommer? Og forhåndstrykker dere navneskilt som dere legger utover et langt bord?
I dag finnes det mye enklere løsninger, som gjør innregistreringen av deltakerne til et hyggelig første kontaktpunkt.
Bruk elektronisk innsjekk, så sparer både du og deltakerne mye tid. Dere kan scanne inn et stort antall deltakere veldig raskt. Det blir bedre flyt og logistikk, og deltakerne går videre til dagens aktiviteter med et inntrykk av arrangementet som profesjonelt og velorganisert.
Les mer: Elektronisk innsjekk på arrangement: Bedre opplevelse for deltakere og arrangør
Sånn, nå har du fått sjekket inn deltakerne, og de har store forventninger til hva de har i vente resten av dagen.
Friksjonsfri gjennomføring i alle ledd, med tydelig informasjon underveis, gjør at deltakerne føler seg godt ivaretatt og kan være i “arrangementsboblen” uten at logistikkutfordringer skaper forstyrrelser.
Det tekniske utstyret må være på plass i god tid før arrangementet starter. Vær tidlig ute med å koble opp og teste, slik at du er sikker på at lyd og bilde fungerer som det skal.
Foredragsholdere yter best når de er trygge og slipper å bruke unødvendig energi på å få til med teknologiske løsninger. Veiled foredragsholdere i bruk av teknologien, og sjekk at alt av teknisk utstyr de skal bruke, virker som det skal. Før arrangementet starter, bør du ha sjekket at alle foredrag er levert digitalt.
Lei gjerne inn en erfaren lyd-, lys- eller AV-tekniker, så kan du konsentrere deg om det faglige innholdet. En tekniker kan også gi deg veiledning på valg av riktig utstyr til arrangementet. (På mange arrangementsteder er dette inkludert i prisen for lokalet. Sjekk dette nøye i forkant i tilfelle det ikke er inkludert, eller om du trenger mer avanserte løsninger enn det som tilbys.)
Les også: 7 ting arrangøren ofte glemmer
Arrangementer som klarer å aktivisere og engasjere deltakerne, gir mye større faglig og sosialt utbytte enn om salen bare passivt fordøyer det som skjer på scenen.
Legg til rette for aktiviteter og sanseopplevelser som overrasker og inspirerer. Dette bygger enda sterkere bånd mellom deltakerne, noe som gjør at læringseffekten blir bedre og arrangementet huskes.
En arrangementsapp er et ypperlig verktøy for kommunikasjon mellom deltakere og mellom deltakere og arrangør.
Ved å gjøre polls underveis (enten i app, hvis du bruker det, eller via andre løsninger) får du “tatt tempen” på publikum i løpet av dagen. Dessuten får du muligheten til å tilpasse programmet underveis, slik at deltakerne i størst mulig grad får svar på det de lurer på.
Foredragsholdere kan bruke polls til å lodde stemningen i salen og så styre presentasjonen i en passende retning, ut ifra demografi og kollektivt kunnskapsnivå.
I tillegg kan foredragsholdere piffe opp deltakere som etter flere timer med intens konsentrasjon kanskje har falt litt ut.
… snu det til noe positivt og behold roen. Det folk gjerne husker, er hvordan arrangøren håndterer uforutsette situasjoner som oppstår.
Om en foredragsholder ikke dukker opp, husk å gi informasjon til alle og gjør noe ut av pausen i programmet. Kanskje du har noe på lur du kan tilby i stedet? Det er alltid smart å ha en plan B i bakhånd, slik at dere ikke blir tatt på senga hvis noe går skeis.
Lysene er slukket, deltakerne har dratt. Dette gikk jo fint, men du er ikke helt i mål ennå. Selv om arrangementet ble vellykket, er det mye lærdom å dra nytte av til neste gang.
Noe av det lureste du kan gjøre etter arrangementet, er å be deltakerne om deres tilbakemeldinger.
Les mer: Sender du evalueringsskjema til deltakere som ikke møtte opp?
Når logistikken og distribusjonen av informasjon gjennom arrangementet er gjennomført fra A til Å, ligger alt i utgangspunktet til rette for at deltakerne dine får en opplevelse de husker ekstra godt.
Det vil alltids være ting du glemmer av midt oppi det hele, men husk iallfall på det viktigste: at du faktisk ser og snakker med deltakerne og er skikkelig til stede!
Jo bedre du har planlagt, desto mer kan du senke skuldrene og kose deg på arrangementsdagen.