Flere og flere bedrifter og organisasjoner arrangerer frokostseminar som et ledd i sin markedsstrategi. Det er en ypperlig arena for å komme i dialog med eksisterende og potensielle kunder og samarbeidspartnere, og det bidrar til bedre innsikt i bedriftens produkter og tjenester.
Uansett hva som er hensikten med frokostseminaret, er det en rekke ting som er viktig å få på plass. Vi har samlet ti viktige elementer å huske på når du skal arrangere bedriftens neste frokostseminar.
Før du finner dato og begynner å sende ut invitasjoner eller markedsføre frokostseminaret, er det viktig at du tenker nøye gjennom hva formålet med arrangementet er.
Sett tydelige mål for seminaret, slik at det blir enklere å evaluere i ettertid om dere oppnådde disse eller ikke.
Det er mye du skal huske på før et frokostseminar. De påmeldte skal få all informasjon de trenger, og de skal få svar på alle sine spørsmål. Det blir fort mange henvendelser frem og tilbake.
Heldigvis finnes det verktøy som gjør denne biten mye enklere for deg som arrangør, og som sparer deg for tid og krefter.
Med et brukervennlig påmeldingssystem har du alt på ett sted når du arrangerer frokostseminar. Du får full kontroll på invitasjoner, registrering, deltakerlister, e-poster og andre henvendelser til og fra deltakere, og dessuten innsjekk og evaluering i etterkant.
Når du inviterer til frokostseminar, må det være enkelt å gi tilbakemelding på om man kommer eller ikke. Sørg for å spore både de som svarer ja og nei på invitasjonen.
De som takker nei, bør ikke motta påminnelser om arrangementet. Det kan oppleves som mas, spesielt når man har vært tydelig på at det ikke passer denne gang.
Send ut invitasjoner i god tid i forveien, slik at folk ikke har booket full kalenderen sin.
Frokostseminar er i vinden som aldri før, og “alle” har begynt å gjøre det. Derfor må du markedsføre seminaret i alle relevante kanaler (post, nettside, sosiale medier). Vær klokkeklar på hvordan dette møtet skiller seg ut fra alle de andre, og hva deltakerne vil sitte igjen med etter å ha deltatt på seminaret.
På selve dagen er det viktig at deltakerne blir møtt med effektiv og knirkefri innsjekk – det gir en god start for både deltakere og dere som arrangør.
Et påmeldingssystem gjør det enkelt å finne frem til navn og hvilken bedrift de tilhører. Du får full oversikt over hvilke deltakere som møtte og ikke møtte, og dermed sender dere ikke ut evaluering til andre enn de som faktisk var til stede.
I en kaffeelskende nasjon er kaffeservering et must på ethvert frokostseminar. Vi drikker faktisk nest mest kaffe i verden, etter finnene. Stå klar med rykende fersk kaffe idet deltakerne kommer. Og da snakker vi kvalitetskaffe, ikke halvbesk traktekaffe som har stått for lenge på kokeplaten.
Sørg også for å ha et bredt utvalg te tilgjengelig.
De som kommer, har takket ja til å bruke et par av sine mest produktive arbeidstimer hos deg. Sørg derfor for at det er verdt tiden deres. Ikke bruk for mye tid på intro og snikksnakk i starten, men kjør i gang med det de er kommet for å høre.
De som snakker, må klare å blåse liv i en til dels morgentrøtt forsamling. Oppfordre til innspill og spørsmål underveis og be om erfaringer, slik at ikke deltakerne bare blir sittende passive. Da daler oppmerksomheten fort.
Informer alltid i invitasjoner og annen kommunikasjon om hvor lenge frokostseminaret skal vare, og overhold dette.
Folk har travle agendaer, og de forventer at seminaret ikke skal spise opp for mye av arbeidsdagen. Derfor er det viktig at du avrunder på tid.
Be alltid om tilbakemelding i etterkant fra de som har vært der. På denne måten kan du bli enda bedre neste gang.
Send en kort undersøkelse til deltakerne, hvor du ber om feedback på innholdet/temaet, foredragsholdere, lokaler, mat og drikke, etc. Husk også å spørre deltakerne om de ønsker mer informasjon fra dere, eventuelt et møte eller annet som kan gi dere verdi.
Pass på at de som har gitt tilbakemelding, opplever at de er blitt hørt neste gang de kommer. Enten det er kvaliteten på kaffen eller rundstykkene, mangelen på vannmelon, eller lengden på presentasjonen.
Bruk tilbakemeldingene du har fått, og gå gjennom dem med teamet ditt, slik at neste frokostseminar treffer enda bedre.
Lykke til!