Noe av det smarteste du gjør for å kunne legge opp et treffsikkert program for arrangementet, er på forhånd å kartlegge deltakernes ønsker/intensjoner. Hva ønsker de å få ut av arrangementet?
Folk har ulike formål med å delta. Behøver du å legge inn mye tid til mingling, eller er alle der for å få med seg så mange faglige foredrag som mulig? Dette er lurt å finne ut av i forkant.
Mange går ut ifra at man kan finne ut praktisk talt alt om målgruppen ved å ha et sett med spørsmål i påmeldingsskjemaet. Vips, så har du svarene på alt foran deg.
Hvis det bare var så enkelt. Det kan være lettere sagt enn gjort å få helt oppriktige tilbakemeldinger på visse saker og ting.
I 10 år har vi levert nettbaserte tjenester for enklere og bedre administrasjon av møter med mange deltagere. Etter å ha hatt å gjøre med eventproffe i mange år, etter tusener av timer med utforsking av deltakere og hva det er som gjør at de melder seg på (eller ikke), har vi opparbeidet oss rene smørbrødlisten over hva deltakerne ønsker å få ut av arrangementer – men som de ofte lar være å gi uttrykk for.
Her har du fem av disse «hemmelige» kravene som står øverst på listen hos deltakerne:
1. De ønsker seg (mye) mer tid til å mingle og nettverke
Her har du brukt kjempemasse tid på å få i stand kanonbra innhold. Du har booket en publikumsmagnet av en foredragsholder eller entertainer. Og du har lagt hjernen i bløt for å finne et tema og konsept med en tydelig rød tråd. Så viser det seg at en drøss med folk bare driver og slenger rundt i lobbyen og korridorene og skravler med hverandre.
Dette skyldes ikke at programmet er mangelfullt, eller at arrangementet er kjedelig. Det kommer heller av at folk flest stadig deltar på eventer først og fremst for å være sammen med likesinnede og bygge opp sitt profesjonelle nettverk. Akkurat dét er ikke den største hemmeligheten i bransjen.
Likevel ser vi enkelte eventarrangører som stadig vekk blir forbauset når de får tilbakemelding på at folk vil ha lagt inn flere pauser og en pust i bakken. Når deltakere sier «pauser» og «en pust i bakken», mener de egentlig «tid til å mingle».
Å legge inn rikelig med tid til å mingle/nettverke er én måte å imøtekomme dette på. Men en enda bedre måte er å bake inn organiserte aktiviteter for nettverking. Dette gjør at du kan strukturere tiden, slik at brorparten av deltakerne får utbytte av det (også de mer introverte, som har en hang til å unngå slike settinger).
2. De ønsker å kikke seg rundt … ikke å kjøpe (riktig ennå)
Mange kunder bruker butikker som «prøverom», for så å dra hjem og handle de samme varene på nett. Samme psykologiske prinsipp gjelder på arrangementer. Uansett om det er en varemesse eller et brudeshow, så er folk der mest for å kikke seg rundt, finne ut nye ting, samle litt informasjon og bli kjent med hva leverandørene har å by på.
Når de så er vel hjemme eller tilbake på kontoret og får summet seg, er de klar for neste steg i kjøpsprosessen. Hvis du prøver å presse dem til å kjøpe på arrangementet, er det fare for at de trekker seg unna og kanskje til og med utelukker deg som valgmulighet. Den beste måten å komme dette i forkjøpet på, er å få på plass en solid oppfølgingsstrategi overfor leads / potensielle kunder, slik at du kan sende dem nyttig og relevant informasjon.
3. De vil helst slippe å måtte tenke på parkering
En ting som kan gå hardt utover oppmøtet, er hvis deltakerne forrige gang har hatt problemer med å komme seg til lokalet og/eller hatt problemer med å finne parkering.
Når en deltager melder seg på et arrangement, er det å komme seg til selve lokalet den dagen arrangementet avholdes, ofte det siste de tenker på. Dessverre betyr dette at mange utsetter til siste liten å planlegge kjøreruten og finne parkering. Så hvis de kommer frem og oppdager at de må parkere nesten en kilometer unna – og må bruke kollektivtransport eller betale så det svir for å få parkering i nærheten – da ankommer de ikke akkurat i det beste humøret.
Oppfordringen til deltakerne bør være å reise kollektivt, så langt det lar seg gjøre. Send veibeskrivelse til dem en uke før eventet, med tydelig anvisning på hvordan de kommer seg dit med kollektivtransport. Helst med en adresse som enkelt kan finnes i Google Maps.
4. De vil gjerne vite hvem andre som kommer
En måte å trekke folk til arrangementet ditt på, er å booke en kjent foredragsholder eller entertainer som folk ikke kan gå glipp av, og som sørger for utsolgt hus lang tid i forveien. Den andre måten å gjøre det på, er å vise potensielle deltakere at vennene og kollegene deres allerede har meldt seg på eventet.
Sosialpsykologiske studier viser at mennesker gjerne tar etter andre som er lik dem selv. Hvis du får deltakerne dine til å registrere seg på en online påmeldingsside som viser at de kommer, eller hvis du legger til rette for at de kan dele påmeldingen i sosiale medier (ved å ha deleknapper på påmeldingssiden), da kan du få etternølerne til å melde seg på arrangementet.
5. De vil ha mat og drikke som overrasker
Dagens deltakere forventer mer enn hvite duker, rundstykker og kaffe, PowerPoint-presentasjoner og lett gummiaktig kylling. De vil ha en opplevelse fra A til Å, og dette innbefatter serveringen.
Det kan være nokså utfordrende å skulle gjøre et ekstra inntrykk på deltakerne med maten når budsjettet er stramt. Sjefen vil gjerne at du bruker så lite som mulig. Men du kan samarbeide med catering-firmaet for å prøve ut noe nytt og spennende, eller tilby en sunn og økologisk vri.
Maten skal ikke bare smake godt, den skal også gi deltakerne dine energi til å holde ut dagen. Det er lurt å få til en balanse mellom hva som er sunt, og hva som er ekstra godt. Glem heller ikke alternativer til dem som er vegetarianere, allergikere eller har andre matpreferanser.
Det lille ekstra
Det å lage et arrangement handler som oftest om å holde rede på en rekke praktiske gjøremål. Men det handler også om mer enn det. Du ønsker å gi deltakerne en best mulig opplevelse. Som du ser, kan deres behov dreie seg om alt fra matvarianter til muligheter for mingling. Det er viktig å få en inngående forståelse av deltakerne, slik at du kan oppfylle deres til tider uuttalte ønsker.
Det lille ekstra trenger ikke koste mye, og du får mye igjen for det: nemlig begeistrede deltakere som gleder seg til å komme tilbake på ditt neste arrangement.
