Derfor trenger du et digitalt system for innsjekk på arrangementet

Innsjekkingen av deltakerne på ditt arrangement er en gylden mulighet til å gjøre et godt førsteinntrykk og samle inn verdifull informasjon. Et digitalt system for innsjekk gir en god start for både deltakere og arrangør.

Å gi deltakerne en god opplevelse er en avgjørende del av et vellykket arrangement. Og opplevelsen begynner ved innsjekk.

Den tradisjonelle innsjekkingsprosessen kan være stressende og tidkrevende for både arrangør og deltakerne. Hvor mange arrangementer har du kommet på, bare for å bli møtt av lange køer av utålmodige folk – mens arrangørstaben småstresset står og blar i printede lister på leting etter navn?

Lite tar knekken på godt arrangementshumør raskere enn en eviglang kø i innsjekkingen. Å bli møtt av forsinkelser bidrar heller ikke akkurat til et inntrykk av arrangør som profesjonell og ryddig.

Hvordan fungerer et digitalt system for innsjekk?

Før arrangementet sender du deltakerne SMS eller e-post med en kode (eller koden kan ligge direkte i deltakerens app for arrangementet). Deltaker viser frem koden når de kommer, og du skanner alle enkelt og raskt inn.

Enklere og kjappere går det ikke an å sjekke inn et stort antall deltakere. Skal du ha navneskilt? Da kan du skrive ut disse samtidig.

Et hyggelig første kontaktpunkt

Med et system for automatisert innsjekk går alt mye raskere og med mindre stress. Som arrangør sparer du dermed ikke bare tid. Du …

• gir deltakerne en bedre opplevelse
• sparer penger
• sparer miljøet (siden dere slipper forhåndstrykk av navneskilt)
• trenger færre personer ved inngangen

Det blir ganske enkelt bedre flyt og logistikk, og deltakerne går videre til dagens aktiviteter med et inntrykk av arrangementet som profesjonelt og velorganisert.

Og som vi vet: Deltakere som er glade og fornøyde, er mer mottakelige for kunnskapsoverføring og vil sitte igjen med en bedre totalopplevelse i etterkant. Dette bidrar til at du oppnår de satte målene med arrangementet.

Når deltakerne går ut av lokalet med en opplevelse av at alt gikk knirkefritt fra begynnelse til slutt, da er valget enkelt neste gang de får en invitasjon fra deg.

Vi ser nærmere på noen av de viktigste grunnene til at du bør benytte et digitalt system for innsjekk på ditt neste arrangement.

Bedre oversikt

Med et digitalt system for innsjekk vet du til enhver tid hvor mange deltakere som har kommet, og hvor mange som mangler – uten å måtte telle opp navneskilt som ligger igjen på bordet.

Si at du ser at det er et par deltakere som ennå ikke har møtt opp. Er de på vei, eller kommer de ikke? Skal dere vente litt med å starte opp, eller skal dere kjøre i gang?

Du trenger ikke å gjette! Send deltakerne en SMS og spør om de er på vei. Da kan du printe ut navneskiltene og ha dem liggende klare til de dukker opp. På den måten kommer deltakerne seg fortest mulig i gang med dagen og går ikke glipp av et foredrag de kanskje har sett frem til i lang tid.

Bedre kontroll

Etter arrangementet skal du sikkert sende ut evaluering til deltakerne. Men hvis du ikke vet nøyaktig hvem som deltok, og hvem som ikke møtte, hvordan vet du hvem du skal sende den til og ikke?

Ingen liker å få e-poster om noe de ikke deltok på. Å motta link til spørsmål om noe man faktisk ikke møtte opp til, tyder på at arrangør mangler oversikt. Med et digitalt innsjekkingssystem får du kontrollen som trengs for å sende kun til de som faktisk var stede, og ikke til alle som opprinnelig hadde tenkt til å komme. Du sender bare til de som er har fått status som «møtt» i systemet..

Flere fordeler:

• Med digital innsjekk kan du sjekke deltakeren både inn og ut, og dessuten sjekke inn på ulike aktiviteter basert på hva deltakeren er påmeldt.
• Har dere flere innsjekkspunkter, blir hver innsjekk registrert i rapportene.
• En deltaker kan sjekke inn/ut flere ganger/steder i løpet av en dag, og hvert tidspunkt står i rapporten.
• Hvis dere har flere innsjekkspunkter, kan dere se hvor deltakerne har vært (blitt scannet) – inngang, utgang, Stand A, Stand F, osv.
• I tillegg kan du «tildele» en aktivitet til et innsjekkspunkt. Det vil si at alle som er påmeldt til å delta på Grupperom A, får sjekke inn der. Er man ikke påmeldt, men prøver å scanne, blir man stoppet.
• Det er også mulig å legge til maks antall scanninger per kode, slik at man for eksempel bare får gå inn inngangen én gang (hvis nødvendig).

Les også: Slik beregner du ROI på arrangementet

Hvorfor digital innsjekk?

Fordi deltakerne dine forventer det.

Folk flest ser på automatisk innsjekk og registrering på arrangementer som en selvfølge. I 2019 er det ingen grunn til at det å sjekke inn på en konferanse skal ta lengre tid enn å sjekke inn på hotell.

Dagens konferansedeltakere er med på arrangementer over hele kloden, og de møter og bruker eventteknologi som gjør opplevelsen helt sømløs. Forventningene om samme grad av brukervennlige og opplevelsesberikende digitale løsninger tar de med seg også på dine arrangementer her hjemme.

Snart vil ikke lenger spørsmålet være om du som arrangør skal bruke et digitalt system i innsjekkingen – det blir bare et spørsmål om “hvilket system skal jeg by deltakerne mine på, og hvorfor?”

For å oppsummere: Et system for digital innsjekk gir deg full oversikt over hvilke deltakere som til enhver tid har møtt / ikke møtt, sparer deg for kostnader ved forhåndstrykk og administrasjon av navneskilt, og gir mindre behov for innregistreringspersonell.

Men egentlig best av alt: Stemningen i innsjekkingsområdet – de første forventningsfulle minuttene da både arrangør og deltakere er spent på hva dagen vil bringe – blir god og avslappet. Smil og lave skuldre blant arrangørstaben smitter over på deltakerne, og det avgjørende førsteinntrykket er i boks.

Et godt førsteinntrykk kan kanskje ikke måles i rene tall, men det er likevel en sentral ingrediens i oppskriften på et vellykket arrangement.