Invitasjonene er sendt ut, programmet er spikret, alt er på plass. Da er det vel bare å senke skuldrene og vente til det hele sparkes i gang? Vel, ikke helt.
Dersom du ikke sender ut påminnelser før arrangementet finner sted, vil du kunne miste mange deltakere.
Du må sende ut ny invitasjon til de som er invitert, men som ikke har svart. De har kanskje ikke sett e-posten, eller de har tenkt at de skal melde seg på, men har glemt det av. Disse påminnelsene går da kun ut til de som da ikke har svart, det vil si ikke meldt seg på eller ikke trykket på "kan ikke delta".
Kalenderen til de fleste fylles opp av ulike arrangementer, møter, oppgaver og private avtaler. Det er derfor svært viktig å holde kontakten med dem du har sendt invitasjon til. Har de svart ja, er det viktig at de får påminnelser om når arrangementet er. Slik unngår du meldinger i etterkant om at de glemte det hele.
Påminnelser i forkant sørger altså for bedre oppmøte. Hvordan ser en god påminnelse ut, og når er det beste tidspunktet å sende den? Hva funker best – e-post eller SMS?
Her er 5 punkter du bør huske på når du skal sende ut påminnelser til deltakerne:
En god påminnelse …
1. Når frem til de rette personene
«Hvis du allerede er påmeldt til arrangementet, kan du se bort fra denne meldingen.»
Ikke la dine påmeldte deltakere får det inntrykk at enkelte av dine meldinger er viktige, mens andre kan sees bort fra. Da slutter de å følge med på det du sender ut. Å få en påminnelse om å gjøre noe man allerede har gjort, føles ikke bra. Det er nesten som å få en purring på en regning man allerede har betalt.
Sørg derfor for at du kun sender ut påminnelser til dem som ikke har gitt svar på invitasjonen. De som allerede har meldt seg på, kan gjerne få en annen type påminnelse, i form av en første velkomsthilsen eller en teaser.
2. Sendes som SMS
Dagen før arrangementet kan du sende en SMS, for å minne om at det er i morgen selve arrangementet faktisk er. Denne er av typen "Velkommen, vi gleder oss til å se deg i morgen på ...". Dersom man har meldt seg på lang tid i forveien, gjør dette at de husker det bedre eller eventuelt gir beskjed dersom de ikke lenger kan delta. Så slipper man å vente på disse og lage unødvendig mye mat, etc.
I en tid med alle slags pushvarsler og apper er en god, gammel SMS en effektiv måte å få deltakernes oppmerksomhet på.
Om ønskelig kan du gjerne sende en vennlig påminnelse på e-post en stund før arrangementet. Denne kan inneholde praktisk informasjon dersom noe er blitt endret.
3. Mottas på alle enheter
Send ut påminnelsene i flere kanaler, slik som den ovennevnte formelen med e-post + SMS. Formålet med påminnelser er å gjøre det lettere for deltakerne både å huske på eventet og å få den informasjonen de behøver rett før. E-post blir ikke alltid lest med én gang og blir noen ganger borte i en overfylt innboks. Påminnelser per SMS har vist seg å hanke inn folk i siste liten.
4. Er personlig
Regel nummer 1: Ikke vær kjedelig!
«Hei, Line! Vi har satt over kaffen, sees snart!» funker mye bedre enn «Hei, dette er en påminnelse for …» Unngå å høres ut som en maskin. Husk at mottakeren også er et menneske av kjøtt og blod.
5. Er lettvint å lage og sende ut
Hvem setter seg vel ned og sender ut 200 SMS-er fra mobilen? Nemlig, ingen … Når det gjelder kommunikasjon, er avsenderen like viktig som mottakeren. Hvis det er vanskelig eller tidkrevende å sende informasjon, går det garantert utover kommunikasjonen som sådan.
Et event management system gir deg effektive kommunikasjonsløsninger, hvor du enkelt kan sende informasjon per e-post eller SMS før, under og etter arrangementet. Du kan dessuten filtrere din kommunikasjon til ulike grupperinger i deltakermassen.
Manuelle løsninger blir alltid kostbare i lengden.
