Fornøyde deltakere fra første påmelding til siste evaluering – enhver arrangør har det helt der oppe på ønskelisten. Det er et av de viktigste kriteriene for å kunne kalle arrangementet en suksess. Et påmeldingssystem kan hjelpe deg med å få det til.
De som velger å melde seg på akkurat ditt arrangement, investerer penger og dyrebar tid. Men ikke bare dét – de setter sin lit til at du klarer å skape opplevelser som utkonkurrerer det meste annet de kan velge og vrake mellom.
Derfor må du klare å levere enestående opplevelser – ikke bare under selve arrangementet, men fra det øyeblikket de melder seg på til de drar hjem.
Her kommer et påmeldingssystem inn i bildet! Evnen til å gjøre deltakerne glade og fornøyde er “superkraften” i et slikt verktøy.
La oss se nærmere på hvordan et nettbasert påmeldingssystem hjelper deg med å skape opplevelsene som dine deltakere gleder seg til – og forventer.
7 grunner til at et profesjonelt påmeldingssystem hjelper deg med å levere bedre deltakeropplevelser
1. Det blir enkelt å melde seg på
Det må være enkelt å melde seg på arrangementet ditt! Glipper det allerede her, kan du miste mange potensielle deltakere.
Og dessuten; får de som melder seg på, en god bekreftelse på at de faktisk er påmeldt? Noen ganger kommer det ingenting verken på skjerm eller på e-post i etterkant, og det kan være litt uklart om man faktisk er påmeldt eller ikke ...
2. Det blir enkelt for påmeldte å komme i kontakt med arrangør
Når deltakeren har meldt seg på, må det være enkelt for ham eller henne å kommunisere med deg som arrangør. For eksempel blir det av og til endringer på tidspunkt eller sted for arrangementet, og da må deltakeren få varsel om dette i god tid.
Med et påmeldingssystem kan deltakere kjapt og enkelt spørre deg om ting de lurer på, både via e-post, SMS og selve registreringsskjemaet. Arrangøren er bare et tastetrykk unna også når deltakerne er på farten.
For å sikre at deltakeren får et mest mulig presist svar, kan du forhåndsdefinere hvem i din organisasjon som skal svare på hva. Dersom noen i teamet ditt skulle bli borte fra jobb, kan deltakerne likevel få svar. Alle henvendelser og spørsmål fra dem blir lagret, og andre som har tilgang til systemet, kan svare på deres vegne.
3. Du fanger opp løpende endringer og individuelle behov
En av de største fordelene et påmeldingssystem gir for deltakerne, er at det hjelper deg som arrangør med å ivareta alle detaljer.
Er det noen som har behov for tilpassede rom når de overnatter, eller har de et uvanlig mathensyn? Eller ønsker de kanskje å komme litt ekstra tidlig eller å delta bare på deler av arrangementet? Mange arrangører som fortsatt bruker Excel og lignende manuelle verktøy i planleggingen, sliter med å fange opp og agere på spesielle behov og ønsker som deltakere melder inn i forkant.
Når du viser deltakerne dine at du har full kontroll på de små, men viktige detaljene, fremstår du ikke bare som profesjonell, men også empatisk. Vinner du tillit hos dine påmeldte fra første stund, er du allerede langt på vei til å skape en opplevelsesarena som deltakerne tar med seg i hjertet.
4. Digital innsjekk gir en god start for deltakerne
Dagens konferansedeltakere er med på arrangementer over hele kloden, og de møter og bruker teknologi som gjør opplevelsen helt sømløs.
Forventningene om samme grad av brukervennlige og opplevelsesberikende digitale løsninger tar de med seg også på dine arrangementer her hjemme.
Bruker du et påmeldingssystem, kan du enkelt sjekke inn deltakerne digitalt. Dermed slipper du lange køer og å måtte stå og bla i printede lister, uten å finne navnet på deltakerne. QR-kode for innsjekk kan deltakerne enkelt få på SMS, e-post eller via en app..
En effektiv og knirkefri innsjekk sørger for en god start for deltakerne. Det blir bedre flyt og logistikk. Deltakerne går videre til dagens aktiviteter med et inntrykk av arrangementet som profesjonelt og velorganisert, og de er i rett modus for å få fullt utbytte av det faglige innholdet.
Slik fungerer det: Før arrangementet sender du deltakerne SMS eller e-post med en kode (eller koden kan ligge direkte i deltakerens app for arrangementet). Deltaker viser frem koden når de kommer, og du skanner alle enkelt og raskt inn.
Du slipper å lete i lister og krysse av, og alle deltakere er sikre på å bli "funnet".
Enklere og kjappere går det ikke an å sjekke inn et stort antall deltakere. Skal du ha navneskilt? Da kan du skrive ut disse samtidig.
Lenger ned kan du lese mer om de viktigste fordelene ved å tilby digital innsjekk på arrangementene dine.
5. Du kan bruke meningsmålinger (polls) underveis til å gjøre arrangementet enda mer skreddersydd
Sånn, nå har du fått sjekket inn deltakerne, og de har store forventninger til hva de har i vente resten av dagen. Kommer de til å like det du har jobbet i månedsvis med? Svaret vil du få i evalueringen når arrangementet er over.
Men hadde det ikke vært kjekt å få vite det allerede nå, mens arrangementet pågår? Det kan du, ved å gjøre polls underveis!
Ikke bare får du “tatt tempen” på salen i løpet av dagen, med polls får du dessuten muligheten til å tilpasse programmet underveis, slik at det blir enda mer relevant, og slik at deltakernes spørsmål i størst mulig grad blir besvart.
Med en poll kan en god foredragsholder lodde stemningen blant publikum og så styre presentasjonen i en passende retning.
I tillegg kan foredragsholderen piffe opp læringsopplevelsen og “reaktivere” deltakere som etter flere timer med intens konsentrasjon har falt litt ut.
6. Deltakerne får full oversikt over arrangementet direkte fra mobilen
På større arrangementer skal deltakere ofte finne frem til flere lokasjoner og holde styr på parallellsesjoner. Det er ikke alltid like enkelt å huske hvor man skal til enhver tid, og det er fort gjort å forville seg i mylderet av folk og aktiviteter.
Med et godt påmeldingssystem kan du tilby deltakerne en egen app for arrangementet. Når deltakeren har lastet ned appen, har de alltid oppdatert og relevant informasjon om arrangementet lett tilgjengelig på det ene digitale verktøyet de har med seg hvor enn de går – nemlig smarttelefonen. De kan enkelt se hva de selv er påmeldt, uten å måtte lete frem gamle SMS-er og e-poster.
Og som vi vet: Det faglige er bare én av grunnene til at folk kommer på arrangementet ditt. Vel så viktig er nettverking og mingling. Det å knytte kontakt med andre i bransjen og mingle med likesinnede er en av de største nytteverdiene ved å delta på konferanser og møter.
En egen app for deltakerne skaper en spennende digital ramme rundt møtet som bidrar til mer samhandling og høyere engasjement. Deltakerne kan enkelt kommunisere med hverandre, og med foredragsholdere, både før, under og etter arrangementet.
Bruk av app for arrangementet gir optimal deltakeropplevelse og maksimalt utbytte – både faglig og sosialt.
7. Du får hjelp til å skape enda bedre deltakeropplevelser neste gang
Som enhver god arrangør legger du din ære i å gi deltakerne dine en bedre og bedre opplevelse fra gang til gang. Men for å klare det må du vite hva du bør gjøre annerledes og bedre. Derfor må du spørre deltakerne – og det gjør du enkelt med et påmeldingssystem.
Du sender ut evalueringer i etterkant av arrangementet og lar deltakerne komme med innspill og tanker rundt hva som fungerte godt, og hva som ikke var optimalt. Svarene gir deg muligheten til å forbedre neste arrangement eller få bekreftet noen av målsettingene som dere satte på forhånd.
Lenger ned i artikkelen kan du lese mer om hvordan du bør gå frem for å hente inn tilbakemeldinger fra deltakerne.
De viktigste fordelene ved digital innsjekk
Det er et hyggelig første kontaktpunkt
Med et system for automatisert innsjekk går alt mye raskere og med mindre stress. Stemningen i innsjekkingsområdet – de første forventningsfulle minuttene da både arrangør og deltakere er spent på hva dagen vil bringe – blir god og avslappet. Smil og lave skuldre blant arrangørstaben smitter over på deltakerne, og det avgjørende førsteinntrykket er i boks.
Et godt førsteinntrykk kan kanskje ikke måles i rene tall, men det er likevel en sentral ingrediens i oppskriften på en bedre deltakeropplevelse.
Og som vi vet: Deltakere som er glade og fornøyde, er mer mottakelige for kunnskapsoverføring og vil sitte igjen med en bedre totalopplevelse i etterkant.
Du kan printe ut navneskilt samtidig med innsjekk
Å printe ut navneskilt på forhånd hører fortiden til – det blir alltid endringer i siste liten, flere som melder seg på, eller feil på skiltene.
Med løsning for digital innsjekk kan du velge å printe ut navneskilt (hvis du trenger dem) etter hvert som deltakerne sjekkes inn. På den måten blir alt korrekt, og du har full kontroll.
Du får løpende oversikt
Når du sjekker deltakerne inn digitalt, har du hele tiden full oversikt over nøyaktig hvor mange deltakere som til enhver tid har kommet, og hvor mange som mangler – uten å måtte telle opp navneskilt som ligger igjen på bordet.
Deltakerstatus (møtt / ikke møtt) blir registrert umiddelbart.,
Si at du ser at det er et par deltakere som ennå ikke har møtt opp. Er de på vei, eller kommer de ikke? Skal dere vente litt med å starte opp, eller skal dere kjøre i gang?
Du trenger ikke å gjette! Send deltakerne en SMS og spør om de er på vei. Da kan du printe ut navneskiltene og ha dem liggende klare til de dukker opp. På den måten kommer deltakerne seg fortest mulig i gang med dagen og går ikke glipp av et foredrag de kanskje har sett frem til i lang tid.
Les også: Gjør arrangementet til en suksess med et påmeldingssystem
Det blir mindre behov for innregistreringspersonell
En av de største fordelene ved å ta i bruk digital innsjekk, er at det trengs færre folk til innsjekking av deltakerne. Det betyr igjen at du kan bruke mindre tid på å instruere staben i hvordan de skal håndtere innsjekkingen, og det blir flere til å bistå deltakerne rundt omkring ellers de første viktige minuttene av arrangementet.
Du unngår å skape irritasjon når du sender ut evaluering i etterkant
Etter arrangementet skal du sikkert sende ut evaluering til deltakerne. Men hvis du ikke vet nøyaktig hvem som deltok, og hvem som ikke møtte, hvordan vet du hvem du skal sende den til og ikke?
Ingen liker å få e-poster om noe de ikke deltok på. Å motta link til spørsmål om noe man faktisk ikke møtte opp til, tyder på at arrangør mangler oversikt. Med et digitalt innsjekkingssystem får du kontrollen som trengs for å sende kun til de som faktisk var stede, og ikke til alle som opprinnelig hadde tenkt til å komme. Du sender bare til de som er har fått status som «møtt» i systemet.
Dermed risikerer du ikke å skape irritasjon blant personer som var påmeldt, men som ikke kom.
Flere fordeler ved digital innsjekk:
- Det er alltid noen som kommer i siste liten eller litt for sent, og da er det greit å vite om du skal vente litt med å starte opp eller ikke.
- Du får mulighet til å sende en vennlig påminnelse til de som ikke har kommet ennå.
- Du kan sjekke deltakeren både inn og ut, og dessuten sjekke inn på ulike aktiviteter basert på hva deltakeren er påmeldt.
- Har dere flere innsjekkspunkter, blir hver innsjekk registrert i rapportene.
- En deltaker kan sjekke inn/ut flere ganger/steder i løpet av en dag, og hvert tidspunkt står i rapporten.
- Hvis dere har flere innsjekkspunkter, kan dere se hvor deltakerne har vært (blitt skannet) – inngang, utgang, Stand A, Stand F, osv.
- Du kan i forkant definere flere ulike punkter hvor det er pålagt å sjekke inn, og du kan koble disse opp mot aktiviteter deltakerne har meldt seg på. Har du f.eks. festmiddag, er det kun de som har meldt seg på, som får mulighet til å sjekke inn ved den inngangen.
- Du kan «tildele» en aktivitet til et innsjekkspunkt. Det vil si at alle som er påmeldt til å delta på Grupperom A, får sjekke inn der. Er man ikke påmeldt, men prøver å skanne seg inn, blir man stoppet.
- Det er også mulig å legge til maks antall skanninger per kode, slik at man for eksempel bare får gå inn inngangen én gang (hvis nødvendig).
- Du kan formidle informasjonen til hotellet, restauranten eller andre samarbeidspartnere.
Slik får du fanget opp alle tilbakemeldingene du trenger for å levere enda bedre deltakeropplevelser neste gang
Arrangementet ditt er snart over. I flere måneder har du og dine medarbeidere jobbet iherdig for å lage et spennende faglig innhold og en opplevelse som huskes.
Lyktes dere med det? Fasiten sitter deltakerne dine på. Derfor må du hente inn tilbakemeldinger fra dem. Det er avgjørende for å få innsikt i hvilke justeringer og tiltak du eventuelt bør gjøre for å levere enda bedre deltakeropplevelser på neste arrangement.
Hva er den mest effektive måten å hente inn tilbakemeldinger på? Det får du svaret på her: Hvordan henter du inn feedback fra arrangementsdeltakerne?
Fang opp alle tilbakemeldingene med et profesjonelt påmeldingssystem
Ofte kan det være litt vanskelig å fange opp alle tilbakemeldinger du ønsker. Kanskje er det noen deltakere som faller litt mellom to stoler og ikke er helt fornøyde, men det vet ikke du noe om, fordi du ikke har oppfattet det eller vært tilgjengelig akkurat da.
I profesjonelle påmeldingssystemer er det enkelt å lage gode evalueringer, i god tid før arrangementet har startet. Da har du tiden du trenger til å lage gjennomtenkte spørsmål.
Du kan planlegge utsendelsen i forkant og bestemme at den automatisk skal bli sendt ut akkurat idet arrangementet slutter.
Innhent tilbakemeldinger underveis i arrangementet
Som nevnt lenger opp kan du ved hjelp av meningsmålinger/polls ta tempen underveis, slik at du får “der-og-da-inntrykket” fra deltakerne.
Det som deltakere svarer umiddelbart, er veldig verdifull informasjon.
Noen ganger kan du som sagt justere litt på innholdet underveis basert på disse tilbakemeldingene. (Hvis dét er vanskelig, kan du i hvert fall få justert det til neste gang.)
Send evalueringsskjema idet deltakeren går ut døren
Et evalueringsskjema som lander i innboksen tre dager etter at arrangementet er over, blir sjelden besvart. Jo lenger det går mellom avsluttet arrangement og mottatt evaluering, desto færre svar får du ... og desto mindre verdifulle blir svarene.
Det er derfor lurt å sende ut evalueringsskjemaet rett før deltakerne forsvinner ut døren. Da er de mest interessert i å gi sine tilbakemeldinger, og da husker de bedre hva de likte / ikke likte. Du får fanget opp både de som var strålende fornøyde, og de som kanskje var litt skuffet eller irritert over noe.
Ta raskt kontakt med de som er skuffet/irriterte
Hvis en deltaker har hatt en dårlig opplevelse eller ikke fått forventningene innfridd, hjelper det ofte på om han eller hun blir hørt i etterkant. Derfor bør du ta raskt kontakt med de som eventuelt ble skuffet eller irritert over noe – før de rekker å fortelle for mange om sin dårlige opplevelse.
Få kontrollen som trengs for å sende kun til de som faktisk var stede
Etter arrangementet skal du sikkert sende ut evaluering til deltakerne. Men hvis du ikke vet nøyaktig hvem som deltok, og hvem som ikke møtte, hvordan vet du hvem du skal sende den til og ikke?
Ingen liker å få e-poster om noe de ikke deltok på. Å motta lenke til spørsmål om noe man faktisk ikke møtte opp til, tyder på at arrangør mangler oversikt. Ikke minst er det veldig irriterende å bli bedt om tilbakemeldinger når man ikke har vært der …
Med digital innsjekk ved hjelp av et påmeldingssystem får du kontrollen som trengs for å sende kun til de som faktisk var stede, og ikke til alle som opprinnelig hadde tenkt til å komme. Du sender bare til de som har fått status som «møtt» i systemet.
Konklusjon
Når du forbereder arrangement, er det en hel rekke med ting som skal klaffe. Deltakeropplevelsen står øverst på listen.
Flere og flere arrangører tyr til et profesjonelt påmeldingssystem for å sikre at viktige deler av arrangementet går knirkefritt, slik at de får frigjort tid og ressurser til å skape en opplevelsesarena som imponerer og overrasker deltakerne.
Et påmeldingssystem gjør både din og deltakernes hverdag så mye mer oversiktlig og mindre komplisert.
Ved å gi deltakerne den informasjonen, oppfølgingen og servicen de trenger, når de trenger det, lykkes du med det som enhver god arrangør higer etter å oppnå:
Å levere en enda bedre opplevelse for deltakeren, på et arrangement som huskes og blir en snakkis i bransjen.
Et godt påmeldingssystem gjør det enklere for deg å by deltakerne dine på de opplevelsene som skal til for at de blir verdifulle ambassadører for din bedrift eller organisasjon.
