Ser vi på et arrangement som en arena for læring og nettverking, har mulighetene neppe noen gang vært bedre enn det vi opplever i 2023.
- Konferanser har gjort et comeback etter den lange perioden med hjemmekontor, videomøter og digitale plattformer.
- Bedriftsledere har skjønt at arrangementer er et av de sterkeste markedsføringstiltakene som finnes, så de investerer mye tid og penger i å lage arrangementer av ypperste klasse.
- I sosiale kanaler, spesielt på LinkedIn, kan man velge og vrake i tilbud om å melde seg på konferanser, fagseminarer og webinarer.
Dette er virkeligheten deltakerne dine lever i nå, og som følge av dette har de høye forventninger til det du byr på. Rettere sagt: skyhøye forventninger.
Klarer du å innfri disse?
Hva forventer deltakerne egentlig av ditt arrangement?
Når det gjelder hva deltakere forventer seg av det neste arrangementet de skal delta på, kan vi grovt sett dele det inn i to kategorier:
- Det de aktivt forventer – altså det de helt bevisst ser frem til og har forventninger om.
- Det de forventer på et mer ubevisst plan – med andre ord alt det de tar som en selvfølge at arrangøren har på plass.
I den første kategorien kan vi si at det faglige og sosiale tilhører, mens den andre kategorien kan sies å romme selve logistikken og organiseringen av arrangementet.
Hva kommer deltakerne først og fremst for å oppleve?
Jo, de kommer for det faglige og sosiale, og det er dette de ser frem til og bygger seg opp forventninger rundt.
Logistikk eller organisering av arrangementet, derimot, har de mest sannsynlig ikke ofret en tanke. De har trolig ingen aning om hvor mye arbeid det er å planlegge og gjennomføre et stort og profesjonelt arrangement (og heldige er de for det!).
Og nettopp dét er det kanskje er litt av clouet her – alt som har med logistikk og organisering å gjøre, må bare fungere 100 %, fordi det ikke er deltakernes problem.
“Ja, men … logistikk og organisering er jo det jeg kanskje bruker aller mest tid og krefter på!” tenker du kanskje. Absolutt! Men deltakerne tar det som en selvfølge at du som arrangør har gjort dette så profesjonelt og effektivt som mulig, uansett hvor mye arbeid som ligger bak.
Det er litt som når du går inn på Netflix …
Du forventer å få servert innhold og opplevelser som er skreddersydd for akkurat deg og dine behov. Du blar deg gjennom utvalget og anbefalinger. Finner du det du forventer, blir du værende – og vender tilbake igjen og igjen.
Akkurat som Netflix-brukere flest tenker du sannsynligvis ikke et sekund på alt det arbeidet som ligger i backend av systemet for å gjøre denne tjenesten mulig – de utallige timene med prøving, feiling og nitid tilpasning av innholdet basert på brukerdata og evalueringer.
Slik er det med deltakerne på dine arrangementer også. Det som skjer “bak kulissene”, er ikke noe de bryr seg med. Det er det faglige og sosiale – arrangementets “frontend”, om du vil – de kommer for å oppleve. Alt det andre skal bare være på plass og er en selvfølge:
- Det skal være enkelt å registrere seg
- Man skal få svar på spørsmål man har før og underveis
- Det skal være enkelt å betale
- Maten skal være god, og mathensyn skal være ivaretatt
- Rommet man bestilte, skal selvsagt være ledig og klart til innsjekk
- Innsjekk skal være effektivt, og det skal ikke være lang kø
- Og alt annet man allerede har meldt seg på og gitt beskjed om, skal være fanget opp ….
Les også: 15 viktige egenskaper du må ha som arrangementsplanlegger i 2023
Elementene som innfrir forventningene
Det positive med deltakernes forventninger er at de forhåpentligvis gjør at også du som arrangør får mer tid til det faglige og sosiale. Men det forutsetter at du har gode løsninger og systemer til disposisjon som sørger for at du får all logistikk og organisering skikkelig på plass.
Det kan være måten man blir møtt på stedet, folkene som jobber der, maten som blir servert, selve stemningen gjennom hele arrangementet, og ikke minst hvordan det faglige blir presentert.
Har du enkelt og effektivt laget rammen rundt arrangementet på en god måte, da har du bedre mulighet og tid til å fokusere på det som virkelig teller – de tre grunnpilarene for et vellykket arrangement:
1. Faglig innhold
Ønsker bedriften din å fremstå som en ekspert på et område, er det viktig at dere faktisk er det, og at dere har koblet på de menneskene som klarer å formidle dette på en profesjonell måte.
Forsøk å tenke som en deltaker og ikke bare som en som gjerne vil presentere ditt produkt eller budskap. Vi har vel alle vært på konferanser eller fagseminarer hvor man kanskje ikke satt igjen med altfor mye håndfast læring og faglig påfyll når dagen var slutt.
Les mer: Deltakeren i fokus: Slik gjør de profesjonelle arrangørene det
2. Nettverking og mingling
Dette er kanskje hovedårsaken til at mange ønsker å delta på fysiske arrangementer og ikke bare digitale eller hybride.
Pass på at nettverking og mingling blir ivaretatt godt nok, og ikke bare er en kjapp kaffepause mellom et tettpakket program eller #-bilder som skal deles på en vegg der og da eller på sosiale medier.
Les mer: Hold deltakerne fokusert og engasjert med aktive pauser
3. Teknologi
Bruk riktig teknologi, og bruk den med den største selvfølge og slik at deltakerne får noe igjen for den. Ikke bruk teknologi bare for å vise at bedriften henger med i svingene på nyvinninger.
Arrangementsteknologi er et verktøy for å gi deltakerne bedre opplevelse og uttelling for å ha valgt å bruke penger på akkurat ditt arrangement …!
Les også: Gjør arrangementet mer interaktivt med meningsmålinger
Ikke bare innfri forventningene – overgå dem!
Som deltaker på en konferanse eller et lignende arrangement har man alltid en forventing om hva man går til. Når det du deltar på, er mye bedre enn det du i forkant trodde det skulle bli, husker du også arrangementet mye bedre. Og du snakker varmt om det i ettertid og anbefaler det til andre.
Som regel er det jo det faglige som trekker deltakerne dine til arrangementene du og bedriften din lager. Blir det presentert på en spennende og “levende” måte, skiller arrangementet seg ut i positiv retning.
Les mer: Hva kjennetegner arrangementene som huskes ekstra godt?
Hvis det faglige innholdet innfrir og det sosiale bidrar til å engasjere og involvere deltakerne – og forutsatt at rammen rundt underbygger og forsterker det hele – da vil du ikke bare innfri forventningene deltakerne har. Du vil overgå dem.
Skal du i 2023 og årene fremover skille deg ut i den sylskarpe konkurransen om deltakere og påmeldinger, er det her du bør legge listen.
Lykke til med både å innfri og å overgå deltakernes forventninger til ditt neste arrangement!
