Profesjonelle arrangører, som eventbyråer og PCO-er, har lang og bred erfaring med planlegging og gjennomføring av arrangementer, og de skreddersyr hvert arrangement for å gi hver enkelt deltaker en unik opplevelse.
Uavhengig av størrelse og format er fokuset alltid det samme: deltakeren, og opplevelsen vedkommende skal sitte igjen med.
Gode deltakeropplevelser er nemlig noe av det aller viktigste for et vellykket arrangement. Glade og fornøyde deltakere bidrar til at man oppnår målsetningen med arrangementet, med kunnskapsspredning, nettverking og kulturbygging som viktige elementer.
Men hva er det de profesjonelle arrangørene vet og gjør for å ivareta deltakerne på best mulig måte?
Profesjonelle arrangører bruker alltid god tid i forkant sammen med sine oppdragsgivere/kunder for å dyrke frem en felles oppfatning og forståelse av hvilket budskap de har med arrangementet.
Med et godt oppstarts- og planleggingsmøte kommer alle på “the same track”.
Profesjonelle arrangører vet at arrangementer er opplevelsesbasert kommunikasjon, og at det sosiale opplegget derfor er minst like viktig som det faglige innholdet. Følgelig setter de alltid av tid til mingling og nettverking deltakerne imellom.
Dette er med på å skape engasjement og entusiasme, noe som igjen bidrar til mer effektiv kunnskapsoverføring.
I dag er smart bruk av teknologiske nyvinninger et must når det gjelder å skape minneverdige opplevelser og optimalt utbytte for deltakerne. Teknologi – så som nettbasert påmeldingssystem – forenkler administrasjonen av og kommunikasjonen med deltakere, fra start til slutt.
Profesjonelle arrangører vet at det alltid er viktig å samle så mye informasjon som mulig om deltakerne idet de melder seg på. Samtidig skal hver enkelt deltaker oppleve registreringen så effektiv og smidig som mulig.
Når man melder seg på, skal man enkelt kunne få svar på alt man lurer på omkring arrangementet. Som deltaker møter man dermed forberedt og får en bedre totalopplevelse.
Av den grunn bruker arrangementsprofesjonelle digitale verktøy til registrering av deltakere.
Profesjonelle arrangører vet at deltakere på arrangement i dag forventer at innsjekkingen skal gå like enkelt og kjapt som å scanne seg inn når de går ombord i et fly.
Knirkefri innsjekk gir en god start og sparer mye tid for både deltakere og arrangør. Det blir bedre flyt og logistikk, og arrangementet fremstår profesjonelt og velorganisert. Fornøyde og mindre stressede deltakere gir bedre læringsutbytte og nettverksbygging – og flere påmeldte neste gang.Derfor benytter arrangementsprofesjonelle elektronisk innsjekk på sine arrangementer.
Profesjonelle arrangører vet at opplevelsesbaserte arrangementer gir mye større faglig og sosialt utbytte enn passive arrangementer. Derfor lar de aldri deltakerne være inaktive tilhørere, men sørger for kontinuerlig å finne nye og kreative måter å aktivisere og involvere dem på.
Profesjonelle arrangører legger til rette for morsomme og engasjerende aktiviteter og sanseopplevelser som overrasker og inspirerer. Dette bygger enda sterkere bånd mellom deltakerne, noe som gjør at læringsutbyttet blir bedre og arrangementet huskes.
Dessuten er arrangementsprofesjonelle klar over at teknologien skal støtte opp under den helhetlige målsetningen for arrangementet. De integrerer digitale løsninger på en måte som bidrar til at både arrangør og deltakere når målene de har satt seg.
Profesjonelle arrangører vet at arrangementer hvor noe positivt overraskende skjer, gjerne huskes ekstra godt.
Noen ganger gir de deltakerne en liten gave, f. eks. en strømbank, slik at mobilen deres ikke går tom for batteri ut på dagen etter ivrig bruk av Snapchat og livestreaming. Noen ganger overrasker de arrangementsprofesjonelle med spennende underholdning som ikke var annonsert på forhånd – et dansenummer eller musikalsk innslag i en av pausene mellom sesjoner.
Profesjonelle arrangører vet at god logistikk på arrangementet legger forholdene til rette for at deltakerne får en opplevelse de husker ekstra godt.
Friksjonsfri gjennomføring i alle ledd, med tydelig informasjon underveis om pauser, servering, WiFi og annen praktisk informasjon, gjør at deltakerne føler seg godt ivaretatt og kan være i “arrangementsboblen” uten at logistikkutfordringer skaper forstyrrelser.
Som deltaker sitter man dermed igjen med inntrykket at arrangementet var profesjonelt gjennomført fra A til Å.
Profesjonelle arrangører vet at når man som deltaker opplever at det som skjer, både faglig og sosialt, er mye bedre enn det man så for seg at det skulle bli, da husker man også arrangementet som sådan mye bedre.
Deltakernes forventninger kan toppes på så mange vis. Kanskje har arrangøren sørget for et konferansested med en helt særegen atmosfære og energi. Lokaler som er spesielt godt egnet for formålet, eller som bare er helt positivt annerledes, bidrar til å gi arrangementet personlighet og en ekstra dimensjon. Dermed blir hele opplevelsen enda mer interessant og minnerik for deltakerne.
Eller det kan være måten man blir møtt på stedet, arrangørstaben, maten som blir servert, selve stemningen gjennom hele arrangementet, og ikke minst hvordan det faglige blir presentert.
Profesjonelle arrangører vet at god mat og drikke er essensielt, uansett om det er en konferanse, en messe eller et seminar. Maten skal være lett tilgjengelig, variert og næringsrik, slik at man holder fokus ut dagen selv om man må bevege seg fra den ene sesjonen til den neste, eller må stå på stand flere timer i strekk.
Profesjonelle arrangører legger til rette for at man som deltaker eller utstiller kan ta med seg og drikke/spise noe godt, sunt og spennende på farten.
Lysene er slukket, deltakerne har dratt. For profesjonelle arrangører slutter imidlertid ikke arrangementet der. De vet nemlig at noe av det smarteste man gjør i etterkant, er å be deltakerne om deres tilbakemeldinger.
Hvis det er én ting profesjonelle arrangører legger sin ære i, så er det å gi deltakerne en enda mer magisk opplevelse neste gang. Og hvordan skal de kunne vite hva de bør gjøre annerledes og bedre? Jo, de må spørre deltakerne.
Arrangementsprofesjonelle sender ut evalueringer i etterkant av arrangementet og lar deltakerne komme med innspill og tanker rundt hva som fungerte godt, og hva som ikke var optimalt. Svarene gir deg dem muligheten til å forbedre neste arrangement eller få bekreftet noen av målsettingene som ble satt.
Uavhengig av om du har lang erfaring med å lage arrangementer, eller om du så vidt har prøvd deg som arrangør: Ved å la deg inspirere av hvordan de profesjonelle gjør det, vil du kunne gjennomføre ditt neste arrangement på en måte som ikke bare innfrir deltakernes forventninger, men som overgår dem.