Når du har fått ansvaret for å lage et arrangement med mange deltakere, har du en drøss med gjøremål å få unnagjort. Listen over ting du må få på plass og huske på, inneholder alt fra ‘sett av dato’ og ‘sett opp budsjett’ til ‘send navnelister til hotell’ og ‘bestill foredragsholder og konferansier/møteleder’.
Nesten øverst på huskelisten står nok imidlertid ‘finn lokale for arrangementet’.
Jakten på det perfekte lokalet tar tid
Å finne det perfekte arrangementsstedet kan by på noen reale utfordringer. Det avholdes møter og arrangementer som aldri før, og følgelig er det stor rift om de beste lokalitetene.
Første stopp i jakten på et egnet arrangementssted er ofte en nettside som tilbyr en oversikt over lokaler som passer til et bredt spekter av ulike aktiviteter og arrangementer. Etter å ha kikket litt rundt på et par slike portaler gjør du deg antagelig følgende observasjon: Det er mange tilbydere der ute! Og det er neimen ikke bare-bare å prøve å holde seg oppdatert når du har en imponerende to do-liste å måtte krysse av på …
Det krever tid du har altfor lite av inn mot arrangementet.
Hvordan skal du så klare å få en oversikt over hvilke lokaler som kan være aktuelle for ditt arrangement? Og hva med deltakerne, hvor skal de bo?
Nettsider kontra virkelighet
Å prøve å holde seg oppdatert på vrimmelen av lokaler sluker tid. Innen hotell, for eksempel, der skjer det mye. Det er stadig nye hoteller som åpner og andre som pusses opp og endres. Informasjonen på nettsidene holder ikke alltid tritt med utviklingen,
Og så har man alle de hotellene og lokalene som ikke er pusset opp, men som burde vært det, og hvor nettsidene kanskje ikke helt gjenspeiler virkeligheten.
Alt i alt er det vanskelig å bedømme hvor godt egnet det aktuelle hotellet er, basert kun på bildene og beskrivelsene som ligger på nett. Hvordan skal du kunne vite atmosfære og “følelsen” på et hotell, hvis du aldri har vært der selv?
Tips: Hvis du ikke har vært på arrangementsstedet selv, forhør deg med noen som har deltatt på eller avholdt arrangement der.
Eller aller best: Dra dit selv. Å se lokalet og utformingen av det med egne øyne vil kunne gi deg gode ideer til logistikk og praktisk avvikling av arrangementet. Ikke minst gir det deg muligheten til å bli kjent med hotellets ansatte på kurs og konferanse, som kan gi deg gode råd og vink om hva som vil fungere eller ikke.
En tryggere måte å finne arrangementssted på
Møter og arrangementer er i vinden som aldri før, og det innebærer som sagt at det er høy etterspørsel etter de mest populære lokalene. Når du endelig har funnet et par steder du synes ser bra ut, så viser det seg derfor ofte at de ikke har ledig på datoen du hadde bestemt deg for. Skal du da bytte dato eller bytte hotell?
Og hva om du finner et sted som kan være aktuelt, og som faktisk har ledig? Da er vel bare å booke i vei? Ikke nødvendigvis. Når du tar stedet i nærmere øyesyn, viser det seg kanskje at de ikke har stor nok sal til å sitte i det oppsettet du ønsket. Eller så har de ikke nok grupperom til parallellsesjonene.
Som du sikkert har erfart selv: Det er veldig mange ting å ta stilling til når man er på leting etter sted til arrangementet man skal ha.
Tid er en luksus som arrangører ikke akkurat har for mye av, og det å finne det riktige arrangementsstedet er fremfor alt tidkrevende og stressende.
Finnes det en bedre fremgangsmåte?
Absolutt. Du behøver ikke å måtte bruke så mye av den hektiske planleggingsfasen på å lete etter lokale – for du kan få en profesjonell aktør til å ta seg av det for deg.
Bruk Proviso Request! Det er en enkel og uforpliktende tjeneste hvor arrangører/bedrifter kan sjekke ledig kapasitet og pris på kurs/konferanse og overnatting på hotell, båt eller andre møtefasiliteter.
Er det kostbart?
Nei, tjenesten er faktisk helt gratis.
Les mer: 3 grunner til å la Proviso Request finne hotell til deltakerne
Konsentrer deg om å gjøre arrangementet ditt best mulig – og overlat til Proviso Request å finne det perfekte stedet for å avholde det. Det sparer du masse tid og krefter på.
