Ny og spennende teknologi skaper et stort mulighetsrom for deg som arrangør. Brukt riktig bidrar digitale verktøy til å høyne deltakeropplevelsen. Men bruken må være hensiktsmessig.
Det å lage møter og arrangementer med mange deltakere kan være ressurs- og tidkrevende, og dessuten kostbart.
Samtidig utgjør arrangement en verdifull markedsføringsarena – du tar imot en stor gruppe mennesker som potensielt kan bli forretningsforbindelser, kunder og lojale ambassadører. Dette er en gylden mulighet til blant annet å styrke merkevaren, bygge kultur, motivere medarbeidere, skape engasjement og samhold, og dessuten øke salget.
Hvordan kan riktig bruk av teknologi hjelpe deg med å oppnå dette?
I løpet av de siste årene har teknologi og digitale verktøy blitt en naturlig, integrert del av både store og små arrangementer. Bruk av teknologi må imidlertid være formålstjenlig. Tross alt er det menneskene som skal møtes, som er fokus. Teknologien må forenkle og forsterke, ikke komplisere.
I dette innlegget gir vi deg noen eksempler på teknologi som du kan benytte til å gi deltakeropplevelsen et skikkelig løft.
1. Dra nytte av smarttelefonen
I dag har over nitti prosent av Norges befolkning smarttelefon, og du kan være sikker på at alle som kommer på arrangementet ditt, bruker en. Dette kan du dra nytte av på flere måter:
- Ha en mobilvennlig hjemmeside for arrangementet. I de litt avanserte påmeldingssystemene ligger det ofte moduler for samtidig å opprette en responsiv hjemmeside for arrangementet, slik at deltakere enkelt får tilgang til all verdifull informasjon på ett sted, via mobilen.
- Bruk eventapp. Med egen app for deltakerne på mobilen får deltakerne dine én eneste kilde for informasjon å forholde seg til. Det blir enkelt å finne all essensiell info om arrangementet, på ett sted, oppdatert i sanntid. Deltakerliste, kart, program, bilder og video gir deltakerne oversikt til enhver tid, slik at de har full kontroll og holdes engasjert på en helt ny måte. I tillegg får de mulighet til å kommunisere med hverandre. Slik får de maksimalt utbytte av arrangementet.
- Ha digital innsjekk. Som vi har skrevet om tidligere, gir en effektiv og knirkefri innsjekk en god start for både deltakere og arrangør. Bruker du digital innsjekk, kan deltakerne finne kode for innsjekk direkte i appen på mobilen istedenfor å måtte få den tilsendt på e-post eller SMS.
Før i tiden ble gjerne deltakerne anmodet om å slå av mobilen under arrangementet. I dag er det stikk motsatt; smarttelefonen er nærmest blitt en integrert del av arrangementet. Ved riktig bruk av applikasjoner og systemer kan du dra deltakerne dine inn i arrangementet på måter som var science fiction for få år siden.
2. Bruk sosiale medier aktivt
Sosiale medier er en uhyre effektiv markedsføringskanal, nettopp i kraft av hvor mange som bruker smarttelefonen sin rundt arrangementet. Ved rett bruk av sosiale medier, slik som Facebook, Twitter og LinkedIn, har du helt klart større mulighet for å lykkes med å nå deltakerne dine, mobilisere dem og skape engasjement.
Opprett hashtags for arrangementet. De bidrar til at deltakerne kan starte diskusjoner i sosiale medier, og engasjere seg i forkant og underveis. Legg ut bilder og video fra arrangementet i etterkant.
Mulighetene for å markedsføre ditt arrangement gjennom sosiale medier er uendelige, men det må gjøres på en måte som faktisk er til nytte for deltakerne. Ikke overless dem med informasjon og innhold.
Les mer: Hvordan promotere ditt #event i sosiale medier
3. Bruk teknologi ved registrering/påmelding
Stadig flere bedrifter og organisasjoner tar i bruk digitale verktøy for registrering av deltakere og kommunikasjon med dem.
Det vil alltid være viktig å samle så mye informasjon som mulig om deltakerne idet de melder seg på. Samtidig skal registreringen oppleves så enkel og effektiv som mulig. De som melder seg på, skal enkelt kunne få svar på alt de lurer på omkring arrangementet. Dermed møter de forberedt og får en bedre deltakeropplevelse totalt sett.
4. Bruk teknologi til å kommunisere med deltakerne før, under og etter arrangementet
Teknologi gjør det enkelt å kommunisere med deltakere før, under og etter arrangementet. Blir det for eksempel endringer i tidspunkt eller sted for arrangementet, er det viktig å varsle deltakere i god tid.
Med digitale systemer for deltakerhåndtering kan du kjapt og enkelt kommunisere med deltakere både per e-post og SMS, slik at du er sikker på at du når dem du trenger å nå. Deltakerne er bare et tastetrykk unna også når du er på farten.
5. Lag bedre arrangementer med undersøkelser og evalueringer
Bruk av app for arrangementet og påmeldingssystem gir deg muligheten til å lage enkle undersøkelser og få svar underveis / i etterkant. Du kan dra nytte av dette på flere måter:
- Still deltakerne spørsmål på en sesjon eller under et foredrag via appen og del svarene med salen.
- Send ut evalueringsskjema i etterkant av arrangementet. Dette gir deg verdifulle tilbakemeldinger som du kan bruke til å gjøre neste arrangement enda bedre.
6. Bruk lyssetting til å skape en magisk ramme rundt arrangementet
Riktig lyssetting endrer opplevelsen av det publikum ser og bidrar dermed til å høyne totalopplevelsen av arrangementet. Kreativ lyssetting kan skape engasjement og en særegen stemning, og arrangementet fremstår mer profesjonelt og forseggjort. Utviklingen innen lys har vært enorm, både når det gjelder utvikling av utstyret og de kreative mulighetene som designere og teknikere kan leke seg med.
Deltakerne dine forventer i større og større grad opplevelsesbaserte øyeblikk som kreativ lyssetting. Lys gir store muligheter. Som dekor, scenelys og effektlys kan man skape ekstraordinære rammer rundt arrangementet.
Hvorfor ha fysiske møter?
Den teknologiske utviklingen gir oss et hav av nye muligheter for arrangement. Er fysiske møter mellom mennesker fortsatt liv laga? Kan vi ikke bare isteden delta på et webinar eller en videokonferanse? Egentlig ikke.
Fysiske møter mellom mennesker er i den digitale tidsalder viktigere enn noen gang. Teknologi har utrolig stor nytteverdi i arrangementssammenheng, men ingen kommunikasjon er så sterk som budskap fra menneske til menneske. Tenk på venner og bekjente. Sannsynligvis har du ikke bare kontakt med dem på nett; du møter dem ansikt til ansikt med jevne mellomrom.
Det samme gjelder dine forretningsforbindelser. Det å møtes fysisk og oppleve sammen på en felles arena bidrar til å knytte og opprettholde bånd. Slike sammenkomster skaper langt større kunde- og merkevarelojalitet enn virtuelle møter på nettet.
Les også: Event marketing: den beste måten å nå forbrukere på
Riktig bruk av teknologi forsterker effekten av møter og arrangementer. Men husk: Skal teknologien ha noen praktisk nytteverdi, må den støtte opp under den helhetlige målsetningen for arrangementet, og ikke være en ren distraksjon.
