Til neste år skal du avholde et arrangement med veldig mange deltakere. Du har et bestemt lokale på ønskelisten. Datoen er satt. Nå gjenstår det bare å bestille lokalet.
Det er bare ett problem. Du er sannsynligvis allerede for sent ute. Arrangementsstedet du ønsker deg, er trolig booket på den aktuelle datoen.
Mange er ikke klar over at de allerede er for sent ute med å bestille lokale til et stort arrangement de skal ha om et år. Det er rift om de beste stedene, og for 2024 er mange av dem allerede fullbooket for de mest populære periodene..
I denne artikkelen får du fire gode tips til å lykkes i jakten på den rette lokaliteten til neste års arrangement.
1. Bestill tidlig – de beste stedene fylles raskt opp
Skal du avholde et større arrangement i 2024, og du ønsker å ha det på et populært/sentralt sted på en spesiell dato?
Da er du trolig allerede for sent ute …
Starter du for sent med å finne et sted til arrangementet, vil det meste være opptatt, og du må bruke mye tid på å lete etter alternativer. I verste fall blir du sittende igjen med et mindre egnet lokale, eller en destinasjon som ikke helt passer verken behovet eller profilen for arrangementet.
Så derfor – bestill arrangementssted i veldig god tid. Har du et veldig stort arrangement og du ønsker å ha det på et bestemt sted på en bestemt dato, kan det faktisk være nødvendig å bestille to–tre år i forveien. Send ut forespørsel tidlig, så er det mye ledig, og du får raskt bestilt et passende sted.
2. La en profesjonell bestiller hjelpe deg med å finne det perfekte lokalet
Det er mange fordeler ved å benytte en profesjonell bestiller når du skal finne arrangementssted.
- En profesjonell bestiller finner en del passende steder til deg og forhandler best mulig pris. Dermed får du de beste alternativene til de beste prisene (minimum din faste avtalepris, men som regel bedre).
- Du slipper å passe på alle frister for avbestilling/reduksjon. Mange får unødvendige utgifter når frist for reduksjon ikke blir overholdt. Når du booker gjennom en profesjonell bestiller, følger de med og holder stadig kommunikasjon med både hotellet og deg (og kan både oppskalere og nedskalere i forhold til faktisk antall deltakere).
Bruker du Proviso-systemet? Da kan vi helt på egenhånd følge med på antall deltakere og frister.
Les også: God planlegging gir gode arrangementer
3. Bestill foredragsholdere/underholdning samtidig som lokalet
Det er ikke bare selve lokalet som må bookes lenge i forkant – også foredragsholdere og underholdning må avklares og bestilles i god tid. De mest populære er ofte booket like lenge i forkant som arrangementsstedene.
Dersom du skal ha eksterne foredragsholdere og/eller underholdning, er det viktig at det også sjekkes ut samtidig. Har de mulighet til å komme på den datoen du tenker å ha arrangementet? Det kan også være perioder de slett ikke er tilgjengelig for å bli booket i det hele tatt.
4. Husk å bestille grupperom – og avklar at lokalet har det nødvendige utstyret
Dersom dere skal ha parallellsesjoner eller workshops, må dere bestille nødvendige grupperom i tillegg til hovedlokalet.
Har arrangementsstedet det tekniske utstyret du har behov for? Kanskje du trenger en spesiell type teknisk utstyr eller har detaljerte krav til lyd og lys? Da må du få dette bekreftet samtidig som du bestiller lokalet. Så unngår du at det oppstår kaos med logistikken midt under arrangementet, eller at du i siste liten må kjøpe dyre tilleggstjenester du ikke har vært klar over at du trengte.
Kort oppsummert
Har du ikke allerede bestilt sted for det store arrangementet du skal ha til neste år, er du allerede for sent ute – sannsynligvis!
Skal du ha et arrangement med flere hundre deltakere, og du ønsker at det skal foregå på et spesifikt sted på en spesifikk dato, må du bestille arrangementsstedet lang tid i forveien. Jo tidligere ute du er, desto større er valgmulighetene – og dermed sjansen for at du finner et godt lokale på datoen du ønsker.
Gjør det litt lettere for deg selv og bruk en profesjonell bestiller til å hjelpe deg med å finne rett sted for arrangementet du skal avholde. Dermed får du de beste alternativene til de beste prisene.
