Tradisjonelt har bedrifter og organisasjoner konsentrert seg om å lage arrangementer som er vellykkede ut ifra kriterier som kunnskapsoverføring, nettverksbygging og deltakeropplevelse. Det gjør de fortsatt, men fremover blir bærekraft stadig viktigere for både deltakere, samarbeidspartnere og sponsorer.
Hva innebærer det at et arrangement er bærekraftig, og hva går bærekraftig arrangementsplanlegging ut på?
På denne siden får du svar, og i tillegg får du veiledning i hvordan du kan gjøre ditt arrangement grønnere og mer bærekraftig. Du får også tips til hvilke fallgruver du bør unngå når du og organisasjonen din skal gå i gang med bærekraftsarbeidet.
Ikke alle punktene vil være relevant for akkurat dine arrangementer. Men tar du de fleste grepene, er du på god vei til å skape møter og arrangementer som har fokus på miljø i alle ledd. Det viktigste er at du jobber systematisk og målrettet med forbedringer.
Spør du mannen og kvinnen i gata om hva det innebærer at et arrangement er bærekraftig, så vil nok de fleste svare at det er å være miljøvennlig. Og det er riktig – bærekraftige arrangementer belaster miljøet i minst mulig grad. Men begrepet bærekraftig arrangement rommer mer.
Ifølge FN er et arrangement bærekraftig når det er “utformet, planlagt og gjennomført på en måte som minimerer mulige negative påvirkninger på miljøet og gir gode ringvirkninger for lokalsamfunnet og alle involverte.”
Standard Norge skriver følgende om bærekraftige arrangementer: “Et bærekraftig arrangement tar både vare på og hensyn til ressursene, det støtter og oppmuntrer medarbeidere og bidrar ofte til økonomisk oppsving lokalt. Samtidig er denne type arrangementer en opplæring for alle involverte, i fordelene ved bærekraftig opptreden.”
Her er de viktigste argumentene for å ta i bruk et påmeldingssystem når du planlegger og gjennomfører arrangementer.
1. Ta utgangspunkt i miljømessige utfordringer. Det kan for eksempel dreie seg om ressursutnyttelse, materialvalg og utslipp til land og til vann.
2. Vurder de samfunnsmessige utfordringene. Disse dreier seg gjerne om arbeidsmiljø, HMS, tilgjengelighet og at dere som bedrift opptrer inkluderende og åpent.
3. Vurder det økonomiske aspektet ved arrangementet, slik som risiko, lokal økonomi, markedsmakt og rettferdig handel.
I henhold til den internasjonale standarden for bærekraftige arrangementer, ISO 20121, går bærekraftig arrangementsplanlegging ut på å integrere miljø- og samfunnsansvar i planleggingen og gjennomføringen av arrangementet. Bærekraftig arrangementsplanlegging krever at du vurderer behovene og verdiene til ulike interessenter og parter som påvirkes av arrangementet ditt.
På den ene siden tar du grep for å redusere betydelig negativ påvirkning eller skade, f.eks. restavfall eller klimagassutslipp. På den annen side legger du til rette for at arrangementet skaper positive ringvirkninger for lokalsamfunnet og nærmiljøet.
Ambisjonen for bærekraftig arrangementsplanlegging må være å minimere eller unngå helt de negative konsekvensene av å lage arrangement, og samtidig forsterke de positive effektene.
Arrangementer har mange positive ringvirkninger for lokalsamfunnet de gjennomføres i, både i form av økonomisk og kulturell verdiskaping og andre samfunnsmessige verdier (økt attraktivitet og positivt omdømme for regionen, engasjement og tilhørighet, identitet og stolthet, osv.).
Men arrangementer har også en bakside. Klimaavtrykket av et arrangement kan være ganske stort. For eksempel er det mange som skal reise til arrangementet, mange som skal spise, og mange ulike type aktiviteter som skal gjennomføres.
Når et større antall mennesker kommer sammen, kan det bl.a. belaste lokale ressurser som vann og energi, og skape store mengder avfall. Dette kan forsterkes av alle de ulike samarbeidspartnerne og leverandørene som er med og organiserer eller yter tjenester til arrangementet.
Til tross for disse utfordringene er det fortsatt mange bedrifter og organisasjoner som ikke er opptatt av bærekraft når de planlegger og gjennomfører arrangementer.
Hva med deg og din bedrift, har dere kommet i gang med å gjøre arrangementene mer bærekraftige? Det er nemlig mange gode grunner til at dere bør gjøre nettopp dét.
Det er en markant trend i tiden at folk vil ha bærekraftige arrangementer. Fra å være noe de “spesielt interesserte” er opptatt av, er nå samfunnsansvar og bærekraft viktig for stadig flere forbrukere – og ikke bare de yngre.
En bærekraftig og grønn profil på arrangementet kan gjøre det mer givende og betydningsfullt for folk i alle aldre å delta på det.
Når du lager et bærekraftig arrangement, bidrar du til å gjøre det lettere tilgjengelig for deltakerne.
For eksempel kan det være at noen virkelig ønsker å delta, men reiseavstanden eller kostnadene gjør det uaktuelt for dem.
Sørger du for at deltakerne møter bærekraftige tiltak både i forkant og underveis i arrangementet – med bl.a. miljøvennlig transport, digital/papirløs innsjekk, økologisk/kortreist mat og ellers bærekraftige valg i alle ledd – legger du til rette for at de får innfridd alle sine forventninger til deg som arrangør.
Dine nåværende og potensielle deltakere forventer at du som arrangør tar samfunnsansvar. Innfrir du ikke forventningene, er det mindre sannsynlig at de kommer tilbake på dine fremtidige arrangementer.
Gjør du ikke tiltak for å sikre at arrangementet blir gjennomført på en bærekraftig måte, kan både selve arrangementet og bedriften bli gjenstand for kritikk eller uønsket oppmerksomhet.
På sikt kan dette føre til at dere taper omdømme, og at tilliten til dere som arrangør og merkevare svekkes.
Når dere kommuniserer at bedriften jobber bevisst med å gjøre arrangementene mer bærekraftige, vil dere kunne skille dere ut i vrimmelen av eventtilbud og tiltrekke dere deltakere som verdsetter innsatsen dere gjør.
Dessuten: Godt kvalifiserte ansatte trekker mot bedrifter de anser som bærekraftige. Bedrifter som har en god og godt synlig bærekraftsprofil på sine arrangementer, har dermed større sjanse for å kapre de smarteste hodene – noe som igjen kan føre til økt inntjening.
Ved å lage arrangementer som er mer bærekraftige, fremstår dere som en bedrift som tar miljø- og samfunnsansvar. Slike bedrifter har lettere for å tiltrekke seg investorer, og kan derfor lettere sikre seg finansiering til nye prosjekter.
For øvrig tiltrekkes sponsorer av arrangementer med god miljøprofil og godt omdømme.
Som nevnt lenger opp foretrekker stadig flere arrangementsdeltakere bedrifter de anser som ansvarlige, og de er ofte mer lojale mot dem.
Hvis folk kan velge mellom et bærekraftig arrangement og et ikke-bærekraftig arrangement med omtrent samme kvalitet på det faglige innholdet, velger flere og flere det bærekraftige alternativet.
Som vi har skrevet om tidligere, er arrangementsmarkedsføring en av de beste måtene å nå dagens forbrukere på. I tiden fremover vil derfor arrangementer utgjøre en stadig mer sentral del av bedrifters markeds- og merkevarestrategi.
Er ikke bedriftens arrangementer bærekraftige, vil heller ikke bedriftens merkevare bli ansett som bærekraftig. Ved å ha en grønn profil og sette bærekraft i sentrum, sender du ut signaler til deltakere, samarbeidspartnere, leverandører og andre aktører om at dere tar samfunns- og miljøansvar.
Dette gir økt tillit i markedet, som i sin tur forsterker omdømmet og fremmer økonomisk vekst.
Joda, man kan alltids debattere for og imot om det lønner seg for bedrifter å satse på bærekraftige arrangementer. Men til syvende og sist handler det om å være med og ta sin del av ansvaret for å skape en mer bærekraftig fremtid for oss alle.
Satser du på å gjøre arrangementene dine bærekraftige, ligger alt til rette for at du som arrangør appellerer til morgendagens deltakere – som er stadig mer miljø- og samfunnsbevisste. Det i seg selv vil være lønnsomt på sikt.
I bunn og grunn handler det om å se hvilken retning verden går i, og å posisjonere arrangementene dine deretter.
Vi har slått fast at arrangementer må være bærekraftige, og at arrangører nå må ta aktive grep for å gjøre egne møter og arrangementer grønnere.
Men hvor skal du starte? Og hvordan går du frem på den mest effektive måten?
Første skritt er å se på alle sider ved arrangementet ditt og finne ut hvordan du kan gjøre det mer klima- og miljøvennlig. Det innebærer en kulturendring som du må få medarbeidere, samarbeidspartnere, leverandører og sponsorer med på.
Slik går du frem:
Det er lurt å ha en medarbeider internt som er bærekraftsansvarlig, og som har ansvar for å tenke helhetlig om bærekraft i forkant av, under og i etterkant av arrangementet.
Hans eller hennes ansvarsoppgaver kan være å tilrettelegge for kildesortering, minimere matsvinn, sikre bærekraftige måltider og stille krav om miljøvennlige transportmidler.
Den bærekraftsansvarlige kan også sørge for at bærekraftshensyn blir tatt med i sjekklister dere bruker i arrangementsplanleggingen.
For å forstå hva du kan gjøre for å forbedre arrangementets miljøpåvirkning, må du vite hvor du starter. Ofte vil det være rene miljøtiltak man fokuserer mest på i starten. Kanskje er det på kort sikt mest å hente på å redusere arrangementets utslipp og klimaavtrykk. Og dessuten er det på dette området at det er enklest å måle og se helt konkrete resultater.
Men bærekraft innenfor arrangementer handler om mer enn å ta hensyn til miljøet. Gjør en analyse av følgende aspekter ved arrangementene dine:
Hvilke av disse områdene forårsaker per i dag størst miljøfotavtrykk fra arrangementene dine?
For best mulig resultat er det lurt å starte med det området som dere er minst bærekraftige på. Men igjen, bærekraft er noe man forplikter seg til i et lengre perspektiv. Skal du få resten av organisasjonen med på arbeidet, må det gjennomsyre hele arrangementskulturen i bedriften.
Finn ut hvor skoen trykker mest. Hvor må du “tette hullet” fortest mulig? Dette vil også hjelpe deg med å finne ut hvilke avveininger du er villig til å gjøre.
For eksempel, hvis du ønsker å droppe bruk av papir og unngå trykte brosjyrer og materialer, vil du trenge noe som kan erstatte dette. Antakelig vil du ha behov for en app eller et helhetlig digitalt system for å sikre at deltakerne har informasjonen de trenger og blir håndtert som de skal.
Vær klar over begrensningene. Det vil ikke være mulig å oppnå null miljøpåvirkning, siden du bruker strøm. Men strømproduksjon er mer bærekraftig enn papirproduksjon. Vind, vann og sol er lett tilgjengelige ressurser, mens det tar årevis for et tre å vokse. I tillegg kommer produksjonsprosessen for å gjøre et tre om til papir.
Innarbeid det i kulturen. Sørg for at du snakker med alle medarbeidere internt som jobber med arrangementer. Snakk også med samarbeidspartnere og leverandører, slik at de forstår hva slags miljøpåvirkning de har, og kan gjøre egne tiltak.
En utbredt oppfatning er at det er dyrere å lage bærekraftige arrangementer enn “ordinære” arrangementer. Dessuten forventer deltakere at arrangementer er bærekraftige uten at det skal koste mer å delta.
Selv om det på lengre sikt vil være lønnsomt å gjøre arrangementer mer bærekraftige, vil tiltakene som trengs, ofte bety noe økte kostnader på kortere sikt. Men det er verdt investeringen. For å unngå at det blir deltakerne som må bære kostnadsbyrden, i form av økte billettpriser (noe de naturligvis ikke vil synes er greit), så er det visse fallgruver du må unngå.
Budsjettet er godkjent. Lokalet er booket. Det faglige innholdet er klart. Og så var det noe om at arrangementet skal være “grønt” …
Siden bærekraft fortsatt er et relativt nytt konsept i arrangementssammenheng, kommer det ofte sent på banen, gjerne etter at man har tatt mange av de viktigste beslutningene. Ulempen ved denne tilnærmingen er at den reduserer verdien bærekraft kan gi.
Tar du derimot bærekraft med i planleggingsprosessen fra første stund, åpner det seg nye muligheter. Og noe av frustrasjonen som ofte kommer av å starte for sent – som at man ikke får til det man ønsker – blir borte eller i hvert fall redusert.
Begynn i god tid med bærekraftsarbeidet:
Arbeidet med å planlegge bærekraftige arrangementer kan føre til veldig mange omfattende sjekklister – så omfattende at når arrangementet er over, har du huket av hundrevis av gjøremål. Du er helt “kjørt”, og likevel føler du at du ikke har kommet noen vei.
Når du slutter å fokusere så mye på detaljerte oppgaver og heller fokuserer mer på hensikten med bærekraftsarbeidet, vil det dreie seg mer om målet dere skal oppnå, og kreativiteten vil blomstre.
Skift fokuset i planleggingsarbeidet:
Når vi snakker om bærekraft, bruker vi gjerne begreper som kan ha ulik betydning fra person til person: nullutslipp, klimanøytralitet, sirkulærøkonomi, plantebasert, resirkulert, osv. Det er lett å gå seg vill i begrepsjungelen – og i verste fall slenge om seg med “grønne” ord og uttrykk uten at man kan stå inne for det.
Derfor er det viktig at du formulerer deg klart og tydelig om de grønne tiltakene dere gjør, særlig når du skal formidle det til de som kommer på arrangementet – deltakere, samarbeidspartnere/utstillere og sponsorer. Hvis ikke, kan det føre til misforståelser og usikkerhet rundt prosjektet.
Unngå grønnvasking i markedsføringen av arrangementet. Enkelt forklart betyr grønnvasking at et produkt eller en virksomhet – eller i denne sammenhengen et arrangement – markedsføres som miljøvennlig og bærekraftig uten egentlig å være det. Den fallgruven har flere merkevarer gått i, noe som har resultert i en vær varsom-plakat for bedrifter som vil unngå grønnvasking: Grønnvaskingsplakaten gir ti råd mot grønnvasking.
Som arrangør kan det være fristende å trekke frem tall og data som med to streker under svaret viser effekten av grønne arrangementer. Nå ser du tross alt at bærekraftsarbeidet har noe for seg.
En mer engasjerende måte å formidle budskapet på er å bruke historiefortelling, og understøtte det hele med faktaopplysninger og tall. Gode historier har ofte mer gjennomslagskraft enn fakta, og huskes dessuten langt bedre.
Knytt an til verdier og etisk handel. Ved å vise deltakere og samarbeidspartnere at gode miljøvalg har en reell, positiv innvirkning på natur og klima i lokalsamfunnet, vil de se verdien av innsatsen dere legger ned for å gjøre arrangementet mer bærekraftig. For eksempel kan dere formidle at matprodusenten dere samarbeider med, setter dyrevelferd i høysetet. Sikring av dyrs velferd øker mulighetene for å nå bærekraftsmål, ifølge FN.
Nå er du klar over hvilke fallgruver du bør styre unna når du skal planlegge og gjennomføre et mer bærekraftig arrangement. Resten av denne temasiden handler om de konkrete grepene du bør ta før, under og etter arrangementet for å sikre at det blir gjennomført på en bærekraftig og miljøsmart måte.
Velger du å avholde møtet eller arrangementet på et sted som innfrir kravene til bærekraftig drift, er du allerede langt på vei mot å holde det totale klimaavtrykket nede. Et arrangementssted som f.eks. er miljøsertifisert, kan være litt dyrere, men det gir deg likevel den beste verdien totalt sett.
-
Maten og drikken som serveres, måten den tilberedes på, og hvor den kommer fra – alt dette har noe å si for hvor mye utslipp arrangementet ditt har. Som arrangør bør du stille krav til at maten og drikken er i tråd med arrangementets miljø- og bærekraftsprofil.
For å produsere så lite avfall som mulig, må du begynne tidlig med å planlegge innkjøpene du skal gjøre. Legg en god plan for å redusere og håndtere avfall. Sett deg gjerne et konkret mål i forkant, for eksempel at dere skal kildesortere 50 % av avfallet.
Trenger du egentlig nye bannere, roll-ups og profilmateriale for hvert nytt arrangement bedriften din avholder? Det er mange grep du kan gjøre med dekor og markedsføringsmateriell for å holde klimapåvirkningen så lav som mulig.
Strømforbruk er gjerne en stor kilde til utslipp fra arrangementer. I tillegg kommer strømbruken på datasentrene hvor bilde- og videomateriale fra arrangementet blir lagret. Derfor bør du sørge for gode løsninger for å minimere utslipp fra bruk av energi.
Transport av personer og varer/utstyr står ofte for en stor andel av miljøbelastningen fra et arrangement. Sørg derfor for at person- og varetransporten i størst mulig grad kan utføres miljøvennlig.
Å gjøre arrangementet ditt grønnere handler i stor grad om å effektivisere bruken av tid og ressurser du har til rådighet. I dag finnes det gode systemer som gjør det mye enklere å ta seg av logistikk og deltakerhåndtering. Dette kan i sin tur bidra til at du ikke trenger like mye personale under gjennomføringen av arrangementet.
Og dessuten: Ved å bruke gode digitale løsninger kan du og dine medarbeidere internt som jobber med arrangement, bruke tiden mer effektivt på å finne gode grønne løsninger for arrangementet.
Et hybridarrangement betyr at én del av møtet gjennomføres på et konferansested, i et streamingstudio eller i egne lokaler, med et begrenset antall deltakere i salen, mens resten strømmes til de som deltar digitalt hjemmefra eller fra kontoret.
Et arrangement med færre folk til stede fysisk er en miljøvennlig møteplass. Ved å avholde hybride arrangementer imøtekommer du de deltakere som ønsker å redusere eget karbonavtrykk. På denne måten kan de både delta på arrangementet ditt og bidra til å redusere klimagassutslipp.
Færre fysiske deltakere betyr også at det blir mindre behov for persontransport, redusert avfallsmengde og mindre matsvinn.
Konkrete tiltak:
Mange arrangører, og kanskje særlig helprofesjonelle aktører som eventbyråer, har allerede en velformulert strategi for samfunnsansvar/bærekraft og hvordan dette skal integreres i arbeidet med møter og arrangementer.
For de fleste bedrifter og organisasjoner kan imidlertid bærekraft være et komplekst og omfattende tema, og det er ikke alltid like innlysende hvordan man kommer i gang.
Vi håper at denne siden gir deg ideer til mange grep du kan ta – allerede i dag – for å gjøre arrangementene dine mer bærekraftige.
Mange møter og arrangementer har fått sertifisering som bærekraftige og grønne. Miljøfyrtårn gir deg verktøyene du trenger for å bli miljøleder, og hjelper arrangementet ditt med å oppnå konkurransefortrinn gjennom økt fokus på bærekraft.
Miljøfyrtårn har ulike kriterier som er tilpasset de fleste bransjer. De har også et eget kriteriesett for grønne arrangementer. Les mer her.