Tradisjonelt har bedrifter og organisasjoner konsentrert seg om å lage arrangementer som er vellykkede ut ifra kriterier som kunnskapsoverføring, nettverksbygging og deltakeropplevelse. Det gjør de fortsatt, men fremover blir bærekraft stadig viktigere for både deltakere, samarbeidspartnere og sponsorer.
Hva innebærer det at et arrangement er bærekraftig, og hva går bærekraftig arrangementsplanlegging ut på?
På denne siden får du svar, og i tillegg får du veiledning i hvordan du kan gjøre ditt arrangement grønnere og mer bærekraftig. Du får også tips til hvilke fallgruver du bør unngå når du og organisasjonen din skal gå i gang med bærekraftsarbeidet.
Ikke alle punktene vil være relevant for akkurat dine arrangementer. Men tar du de fleste grepene, er du på god vei til å skape møter og arrangementer som har fokus på miljø i alle ledd. Det viktigste er at du jobber systematisk og målrettet med forbedringer.
1. Bærekraftig arrangement – enkelt forklart
Spør du mannen og kvinnen i gata om hva det innebærer at et arrangement er bærekraftig, så vil nok de fleste svare at det er å være miljøvennlig. Og det er riktig – bærekraftige arrangementer belaster miljøet i minst mulig grad. Men begrepet bærekraftig arrangement rommer mer.
Ifølge FN er et arrangement bærekraftig når det er “utformet, planlagt og gjennomført på en måte som minimerer mulige negative påvirkninger på miljøet og gir gode ringvirkninger for lokalsamfunnet og alle involverte.”
Standard Norge skriver følgende om bærekraftige arrangementer: “Et bærekraftig arrangement tar både vare på og hensyn til ressursene, det støtter og oppmuntrer medarbeidere og bidrar ofte til økonomisk oppsving lokalt. Samtidig er denne type arrangementer en opplæring for alle involverte, i fordelene ved bærekraftig opptreden.”
Slik avgjør du konkret hva som ligger i begrepet bærekraftige arrangementer:
Her er de viktigste argumentene for å ta i bruk et påmeldingssystem når du planlegger og gjennomfører arrangementer.
1. Ta utgangspunkt i miljømessige utfordringer. Det kan for eksempel dreie seg om ressursutnyttelse, materialvalg og utslipp til land og til vann.
2. Vurder de samfunnsmessige utfordringene. Disse dreier seg gjerne om arbeidsmiljø, HMS, tilgjengelighet og at dere som bedrift opptrer inkluderende og åpent.
3. Vurder det økonomiske aspektet ved arrangementet, slik som risiko, lokal økonomi, markedsmakt og rettferdig handel.
2. Hva er bærekraftig arrangementsplanlegging?
I henhold til den internasjonale standarden for bærekraftige arrangementer, ISO 20121, går bærekraftig arrangementsplanlegging ut på å integrere miljø- og samfunnsansvar i planleggingen og gjennomføringen av arrangementet. Bærekraftig arrangementsplanlegging krever at du vurderer behovene og verdiene til ulike interessenter og parter som påvirkes av arrangementet ditt.
På den ene siden tar du grep for å redusere betydelig negativ påvirkning eller skade, f.eks. restavfall eller klimagassutslipp. På den annen side legger du til rette for at arrangementet skaper positive ringvirkninger for lokalsamfunnet og nærmiljøet.
Ambisjonen for bærekraftig arrangementsplanlegging må være å minimere eller unngå helt de negative konsekvensene av å lage arrangement, og samtidig forsterke de positive effektene.
3. Hvorfor gjøre arrangementene dine mer bærekraftig?
Arrangementer har mange positive ringvirkninger for lokalsamfunnet de gjennomføres i, både i form av økonomisk og kulturell verdiskaping og andre samfunnsmessige verdier (økt attraktivitet og positivt omdømme for regionen, engasjement og tilhørighet, identitet og stolthet, osv.).
Men arrangementer har også en bakside. Klimaavtrykket av et arrangement kan være ganske stort. For eksempel er det mange som skal reise til arrangementet, mange som skal spise, og mange ulike type aktiviteter som skal gjennomføres.
Når et større antall mennesker kommer sammen, kan det bl.a. belaste lokale ressurser som vann og energi, og skape store mengder avfall. Dette kan forsterkes av alle de ulike samarbeidspartnerne og leverandørene som er med og organiserer eller yter tjenester til arrangementet.
Til tross for disse utfordringene er det fortsatt mange bedrifter og organisasjoner som ikke er opptatt av bærekraft når de planlegger og gjennomfører arrangementer.
Hva med deg og din bedrift, har dere kommet i gang med å gjøre arrangementene mer bærekraftige? Det er nemlig mange gode grunner til at dere bør gjøre nettopp dét.
De viktigste grunnene til å lage bærekraftige arrangementer
Sett fra deltakerens ståsted
Gjør det mer attraktivt å delta
Det er en markant trend i tiden at folk vil ha bærekraftige arrangementer. Fra å være noe de “spesielt interesserte” er opptatt av, er nå samfunnsansvar og bærekraft viktig for stadig flere forbrukere – og ikke bare de yngre.
En bærekraftig og grønn profil på arrangementet kan gjøre det mer givende og betydningsfullt for folk i alle aldre å delta på det.
Gjør det enklere å delta
Når du lager et bærekraftig arrangement, bidrar du til å gjøre det lettere tilgjengelig for deltakerne.
For eksempel kan det være at noen virkelig ønsker å delta, men reiseavstanden eller kostnadene gjør det uaktuelt for dem.
- Velger du et arrangementssted som ligger sentralt, blir reisen kortere for deltakerne. Dessuten gjør du det lettere for dem å sette igjen bilen hjemme og heller bruke kollektivtransport eller sykkel på vei til og fra arrangementet.
- Ved å koordinere transport og lage et organisert, samlet tilbud – samt at du oppfordrer til samkjøring der dette er mulig – blir det enklere reise, med bedre samvittighet.
- Avholder du en del av arrangementet digitalt, gir du folk muligheten til å være med fra kontoret eller hjemmet. Slik sparer de reiseomkostninger, og dessuten er det ofte billigere å delta på nett.
Innfrir forventningene
Sørger du for at deltakerne møter bærekraftige tiltak både i forkant og underveis i arrangementet – med bl.a. miljøvennlig transport, digital/papirløs innsjekk, økologisk/kortreist mat og ellers bærekraftige valg i alle ledd – legger du til rette for at de får innfridd alle sine forventninger til deg som arrangør.
Dine nåværende og potensielle deltakere forventer at du som arrangør tar samfunnsansvar. Innfrir du ikke forventningene, er det mindre sannsynlig at de kommer tilbake på dine fremtidige arrangementer.
Sett fra arrangørens ståsted
Bedre for omdømmet
Gjør du ikke tiltak for å sikre at arrangementet blir gjennomført på en bærekraftig måte, kan både selve arrangementet og bedriften bli gjenstand for kritikk eller uønsket oppmerksomhet.
På sikt kan dette føre til at dere taper omdømme, og at tilliten til dere som arrangør og merkevare svekkes.
Tiltrekker nye deltakere – og ansatte
Når dere kommuniserer at bedriften jobber bevisst med å gjøre arrangementene mer bærekraftige, vil dere kunne skille dere ut i vrimmelen av eventtilbud og tiltrekke dere deltakere som verdsetter innsatsen dere gjør.
Dessuten: Godt kvalifiserte ansatte trekker mot bedrifter de anser som bærekraftige. Bedrifter som har en god og godt synlig bærekraftsprofil på sine arrangementer, har dermed større sjanse for å kapre de smarteste hodene – noe som igjen kan føre til økt inntjening.
Lettere tilgang til kapital, og bedre vekstmuligheter
Ved å lage arrangementer som er mer bærekraftige, fremstår dere som en bedrift som tar miljø- og samfunnsansvar. Slike bedrifter har lettere for å tiltrekke seg investorer, og kan derfor lettere sikre seg finansiering til nye prosjekter.
For øvrig tiltrekkes sponsorer av arrangementer med god miljøprofil og godt omdømme.
Lojale deltakere
Som nevnt lenger opp foretrekker stadig flere arrangementsdeltakere bedrifter de anser som ansvarlige, og de er ofte mer lojale mot dem.
Hvis folk kan velge mellom et bærekraftig arrangement og et ikke-bærekraftig arrangement med omtrent samme kvalitet på det faglige innholdet, velger flere og flere det bærekraftige alternativet.
4. Posisjoner arrangementene dine for fremtidens eventmarked
Som vi har skrevet om tidligere, er arrangementsmarkedsføring en av de beste måtene å nå dagens forbrukere på. I tiden fremover vil derfor arrangementer utgjøre en stadig mer sentral del av bedrifters markeds- og merkevarestrategi.
Er ikke bedriftens arrangementer bærekraftige, vil heller ikke bedriftens merkevare bli ansett som bærekraftig. Ved å ha en grønn profil og sette bærekraft i sentrum, sender du ut signaler til deltakere, samarbeidspartnere, leverandører og andre aktører om at dere tar samfunns- og miljøansvar.
Dette gir økt tillit i markedet, som i sin tur forsterker omdømmet og fremmer økonomisk vekst.
Joda, man kan alltids debattere for og imot om det lønner seg for bedrifter å satse på bærekraftige arrangementer. Men til syvende og sist handler det om å være med og ta sin del av ansvaret for å skape en mer bærekraftig fremtid for oss alle.
Satser du på å gjøre arrangementene dine bærekraftige, ligger alt til rette for at du som arrangør appellerer til morgendagens deltakere – som er stadig mer miljø- og samfunnsbevisste. Det i seg selv vil være lønnsomt på sikt.
I bunn og grunn handler det om å se hvilken retning verden går i, og å posisjonere arrangementene dine deretter.
5. Fra snakk om bærekraft til faktisk å gjennomføre og få med ledelse og kollegaer
Vi har slått fast at arrangementer må være bærekraftige, og at arrangører nå må ta aktive grep for å gjøre egne møter og arrangementer grønnere.
Men hvor skal du starte? Og hvordan går du frem på den mest effektive måten?
Første skritt er å se på alle sider ved arrangementet ditt og finne ut hvordan du kan gjøre det mer klima- og miljøvennlig. Det innebærer en kulturendring som du må få medarbeidere, samarbeidspartnere, leverandører og sponsorer med på.
Slik går du frem:
1. Velg en bærekraftsansvarlig
Det er lurt å ha en medarbeider internt som er bærekraftsansvarlig, og som har ansvar for å tenke helhetlig om bærekraft i forkant av, under og i etterkant av arrangementet.
Hans eller hennes ansvarsoppgaver kan være å tilrettelegge for kildesortering, minimere matsvinn, sikre bærekraftige måltider og stille krav om miljøvennlige transportmidler.
Den bærekraftsansvarlige kan også sørge for at bærekraftshensyn blir tatt med i sjekklister dere bruker i arrangementsplanleggingen.
2. Gjør opp status
For å forstå hva du kan gjøre for å forbedre arrangementets miljøpåvirkning, må du vite hvor du starter. Ofte vil det være rene miljøtiltak man fokuserer mest på i starten. Kanskje er det på kort sikt mest å hente på å redusere arrangementets utslipp og klimaavtrykk. Og dessuten er det på dette området at det er enklest å måle og se helt konkrete resultater.
Men bærekraft innenfor arrangementer handler om mer enn å ta hensyn til miljøet. Gjør en analyse av følgende aspekter ved arrangementene dine:
- Reise og transport (personale, foredragsholdere, samarbeidspartnere, sponsorer, utstyr, leverandører og deltakere)
- Avfall og avfallshåndtering
- Mat og drikke
- Elektrisitet og oppvarming
- Dekor og markedsføringsmateriell
- Arrangementssted
Hvilke av disse områdene forårsaker per i dag størst miljøfotavtrykk fra arrangementene dine?
For best mulig resultat er det lurt å starte med det området som dere er minst bærekraftige på. Men igjen, bærekraft er noe man forplikter seg til i et lengre perspektiv. Skal du få resten av organisasjonen med på arbeidet, må det gjennomsyre hele arrangementskulturen i bedriften.
Gjør en evaluering:
Finn ut hvor skoen trykker mest. Hvor må du “tette hullet” fortest mulig? Dette vil også hjelpe deg med å finne ut hvilke avveininger du er villig til å gjøre.
For eksempel, hvis du ønsker å droppe bruk av papir og unngå trykte brosjyrer og materialer, vil du trenge noe som kan erstatte dette. Antakelig vil du ha behov for en app eller et helhetlig digitalt system for å sikre at deltakerne har informasjonen de trenger og blir håndtert som de skal.
Vær klar over begrensningene. Det vil ikke være mulig å oppnå null miljøpåvirkning, siden du bruker strøm. Men strømproduksjon er mer bærekraftig enn papirproduksjon. Vind, vann og sol er lett tilgjengelige ressurser, mens det tar årevis for et tre å vokse. I tillegg kommer produksjonsprosessen for å gjøre et tre om til papir.
Innarbeid det i kulturen. Sørg for at du snakker med alle medarbeidere internt som jobber med arrangementer. Snakk også med samarbeidspartnere og leverandører, slik at de forstår hva slags miljøpåvirkning de har, og kan gjøre egne tiltak.
6. Slik gjør du arrangementet grønnere uten at kostnadene øker
En utbredt oppfatning er at det er dyrere å lage bærekraftige arrangementer enn “ordinære” arrangementer. Dessuten forventer deltakere at arrangementer er bærekraftige uten at det skal koste mer å delta.
Selv om det på lengre sikt vil være lønnsomt å gjøre arrangementer mer bærekraftige, vil tiltakene som trengs, ofte bety noe økte kostnader på kortere sikt. Men det er verdt investeringen. For å unngå at det blir deltakerne som må bære kostnadsbyrden, i form av økte billettpriser (noe de naturligvis ikke vil synes er greit), så er det visse fallgruver du må unngå.
4 feil du bør unngå når du skal gjøre arrangementene dine mer bærekraftig
1. Du kommer for sent i gang
Budsjettet er godkjent. Lokalet er booket. Det faglige innholdet er klart. Og så var det noe om at arrangementet skal være “grønt” …
Siden bærekraft fortsatt er et relativt nytt konsept i arrangementssammenheng, kommer det ofte sent på banen, gjerne etter at man har tatt mange av de viktigste beslutningene. Ulempen ved denne tilnærmingen er at den reduserer verdien bærekraft kan gi.
Tar du derimot bærekraft med i planleggingsprosessen fra første stund, åpner det seg nye muligheter. Og noe av frustrasjonen som ofte kommer av å starte for sent – som at man ikke får til det man ønsker – blir borte eller i hvert fall redusert.
Begynn i god tid med bærekraftsarbeidet:
- Ta i bruk teknologi. Kan du øke engasjementet hos deltakere, samarbeidspartnere og sponsorer ved å åpne for ny teknologi og muligheten til å delta digitalt?
- Miljøbevisste sponsorer. Knytt til deg sponsorer som ser verdien i bærekraftige arrangementer, slik at du får romsligere budsjett og større handlingsrom.
- Planlegg kortreiste møter. Velg et arrangementssted som samlet sett gir minst mulig reising for deltakerne. Med et lokale som ligger sentralt, gjør du det lettere for deltakerne å sette igjen bilen hjemme og heller bruke kollektivtransport eller sykkel på vei til og fra arrangementet
2. Du fokuserer mer på arbeidsoppgavene enn på det overordnede formålet
Arbeidet med å planlegge bærekraftige arrangementer kan føre til veldig mange omfattende sjekklister – så omfattende at når arrangementet er over, har du huket av hundrevis av gjøremål. Du er helt “kjørt”, og likevel føler du at du ikke har kommet noen vei.
Når du slutter å fokusere så mye på detaljerte oppgaver og heller fokuserer mer på hensikten med bærekraftsarbeidet, vil det dreie seg mer om målet dere skal oppnå, og kreativiteten vil blomstre.
Skift fokuset i planleggingsarbeidet:
- Se på helheten fremfor enkelttiltak. Ved f.eks. å servere kaffe i krus/kopper i stedet for papp med plastlokk kan du bidra til mindre restavfall totalt sett.
- Gjør justeringer i rutiner og arbeidsprosesser. Jobb med mer spesifikke delmål, større teaminvolvering og konkrete handlingsplaner. Slik blir det enklere å oppnå hovedmålet og avgjøre om dere lykkes eller ei.
3. Du er ikke tydelig nok i kommunikasjonen
Når vi snakker om bærekraft, bruker vi gjerne begreper som kan ha ulik betydning fra person til person: nullutslipp, klimanøytralitet, sirkulærøkonomi, plantebasert, resirkulert, osv. Det er lett å gå seg vill i begrepsjungelen – og i verste fall slenge om seg med “grønne” ord og uttrykk uten at man kan stå inne for det.
Derfor er det viktig at du formulerer deg klart og tydelig om de grønne tiltakene dere gjør, særlig når du skal formidle det til de som kommer på arrangementet – deltakere, samarbeidspartnere/utstillere og sponsorer. Hvis ikke, kan det føre til misforståelser og usikkerhet rundt prosjektet.
- Kommuniser tydelig med deltakere, samarbeidspartnere og sponsorer. Sørg for å holde forventningene deres på et realistisk nivå. Gå gjerne i detalj om hvilke bærekraftstiltak dere gjør på arrangementet, hvis noen ber om det.
Unngå grønnvasking i markedsføringen av arrangementet. Enkelt forklart betyr grønnvasking at et produkt eller en virksomhet – eller i denne sammenhengen et arrangement – markedsføres som miljøvennlig og bærekraftig uten egentlig å være det. Den fallgruven har flere merkevarer gått i, noe som har resultert i en vær varsom-plakat for bedrifter som vil unngå grønnvasking: Grønnvaskingsplakaten gir ti råd mot grønnvasking.
4. Du formidler kalde fakta fremfor varme historier
Som arrangør kan det være fristende å trekke frem tall og data som med to streker under svaret viser effekten av grønne arrangementer. Nå ser du tross alt at bærekraftsarbeidet har noe for seg.
En mer engasjerende måte å formidle budskapet på er å bruke historiefortelling, og understøtte det hele med faktaopplysninger og tall. Gode historier har ofte mer gjennomslagskraft enn fakta, og huskes dessuten langt bedre.
Historiefortelling i praksis:
- Bruk lokale råvarer. Det kan være fint å informere deltakerne på en konferanse om at gourmetmiddagen er lagd med matvarer fra gården et steinkast unna. Men det kan ikke måle seg med å vise en videosnutt av gårdbrukeren, kjøkkenet som tilberedte retten, og personalet som serverer den.
Knytt an til verdier og etisk handel. Ved å vise deltakere og samarbeidspartnere at gode miljøvalg har en reell, positiv innvirkning på natur og klima i lokalsamfunnet, vil de se verdien av innsatsen dere legger ned for å gjøre arrangementet mer bærekraftig. For eksempel kan dere formidle at matprodusenten dere samarbeider med, setter dyrevelferd i høysetet. Sikring av dyrs velferd øker mulighetene for å nå bærekraftsmål, ifølge FN.
7. Enkle tiltak for et bærekraftig arrangement: 8 områder du kan begynne med allerede i dag
Nå er du klar over hvilke fallgruver du bør styre unna når du skal planlegge og gjennomføre et mer bærekraftig arrangement. Resten av denne temasiden handler om de konkrete grepene du bør ta før, under og etter arrangementet for å sikre at det blir gjennomført på en bærekraftig og miljøsmart måte.
1. Arrangementssted, hotell og overnatting
Velger du å avholde møtet eller arrangementet på et sted som innfrir kravene til bærekraftig drift, er du allerede langt på vei mot å holde det totale klimaavtrykket nede. Et arrangementssted som f.eks. er miljøsertifisert, kan være litt dyrere, men det gir deg likevel den beste verdien totalt sett.
Konkrete tiltak:
- Velg energieffektive bygg, både til selve arrangementet og til overnatting for deltakerne.
- Be arrangementsstedet om informasjon om miljøprofil og hva de gjør for å bidra til minst mulig miljøfotavtrykk. F.eks. kan man i dag velge mellom 70 svanemerkede hoteller, som jobber bredt med å redusere den samlede miljøbelastningen sin.
- Velg et arrangementssted som samlet sett gir minst mulig reising for deltakerne. Med et lokale som ligger sentralt, gjør du det lettere for deltakerne å sette igjen bilen hjemme og heller bruke kollektivtransport eller sykkel på vei til og fra arrangementet.
- Forsøk å ha hotell og arrangementssted så nært hverandre som mulig.
- Hotellet og arrangementsstedet bør ha lademuligheter for elbil i nærheten.
-
2. Mat og drikke
Maten og drikken som serveres, måten den tilberedes på, og hvor den kommer fra – alt dette har noe å si for hvor mye utslipp arrangementet ditt har. Som arrangør bør du stille krav til at maten og drikken er i tråd med arrangementets miljø- og bærekraftsprofil.
Konkrete tiltak:
- Velg en matansvarlig, avklar forventet forbruk og lag en plan for hvor mye mat som skal lages. Dette gir bedre oversikt og minimerer matsvinn.
- Gjør avtale med matleverandørene om hvordan dere skal planlegge for å unngå matsvinn.
- Bruk så mye sesongbasert, lokal/nærprodusert og økologisk mat som mulig.
- Tilby en meny som inkluderer alternativer til kjøtt, som f.eks. mer plantebasert.
- Kjøp mat og varer i større emballasje og pakninger, ikke ha porsjonspakninger.
- Sett opp vannstasjoner/vannvogner hvor man kan fylle egne flasker og kopper. (Sørg for å informere om denne muligheten i forkant arrangementet.)
- Hvis arrangementet foregår over flere dager, er det mulig å lage en meny der for eksempel gårsdagens middagsrester kan spises enten som lunsj eller middag dagen etter.
- Inngå en avtale med en forening/organisasjon som kan ta imot overskuddsmat, eventuelt gi bort mat til veldedige organisasjoner. (Kommuniser gjerne til deltakerne hvilken aktør som mottar den maten som ikke spises opp i løpet av arrangementet).
- I etterkant av arrangementet kan dere vurdere om dere handlet inn riktig mengde mat, og justere handlelistene, slik at de eventuelt kan brukes igjen på neste arrangement.
3. Avfallshåndtering
For å produsere så lite avfall som mulig, må du begynne tidlig med å planlegge innkjøpene du skal gjøre. Legg en god plan for å redusere og håndtere avfall. Sett deg gjerne et konkret mål i forkant, for eksempel at dere skal kildesortere 50 % av avfallet.
Konkrete tiltak:
- I forkant av arrangementet, utarbeid en oversikt over hvilke typer avfall du forventer at arrangementet vil produsere.
- Ha oversiktlige og godt synlige avfallsbeholdere som det er lett for deltakerne å kildesortere i.
- Utarbeid en sorteringsguide som enkelt beskriver hva som skal kastes hvor, og heng den opp ved avfallsstasjonene.
- Engasjer frivillige organisasjoner, lag og foreninger til å plukke avfall, sortere og holde det ryddig. Dette sender ut signaler om at dere prioriterer god avfallshåndtering.
- Oppfordre sponsorer og samarbeidspartnere til å tilby aktiviteter for å synliggjøre seg selv fremfor å dele ut gratisprodukter/giveaways.
- Reduser eller kutt ut giveaways, papir og annet som går rett i søppelkassen etter endt arrangement.
- Bannere og annet informasjons-/sponsormateriell bør kunne gjenbrukes og være minst mulig miljøbelastende.
- Unngå bruk av ballonger, konfetti eller lignende effektmateriale som bidrar til økte avfallsmengder.
4. Dekor og markedsføringsmateriell
Trenger du egentlig nye bannere, roll-ups og profilmateriale for hvert nytt arrangement bedriften din avholder? Det er mange grep du kan gjøre med dekor og markedsføringsmateriell for å holde klimapåvirkningen så lav som mulig.
Konkrete tiltak:
- Produser branding- og profilmateriale med tanke på gjenbruk.
- Unngå å trykke årstall på profileringsartikler eller bannere/tekstilduker – på den måten kan du gjenbruke materialet på neste arrangement.
- Hør med et eventbyrå eller andre arrangører om du kan få leie/låne dekor, planter, lyslenker, møbler.
- Dropp giveawayene, de har som oftest kort levetid og blir fort avfall.
- Spar på dekoren, slik at du kan gjenbruke den på kommende arrangementer.
5. Elektrisitet og oppvarming
Strømforbruk er gjerne en stor kilde til utslipp fra arrangementer. I tillegg kommer strømbruken på datasentrene hvor bilde- og videomateriale fra arrangementet blir lagret. Derfor bør du sørge for gode løsninger for å minimere utslipp fra bruk av energi.
Konkrete tiltak:
- Sørg for at arrangementet er driftet på strøm fra fastnett.
- Unngå bruk av dieselaggregater. (Dersom det likevel blir behov for aggregater, skal det brukes partikkelfilter og helst benyttes biodrivstoff.)
- Legg vekt på energieffektivitet ved innkjøp eller leie av utstyr.
6. Transport
Transport av personer og varer/utstyr står ofte for en stor andel av miljøbelastningen fra et arrangement. Sørg derfor for at person- og varetransporten i størst mulig grad kan utføres miljøvennlig.
Konkrete tiltak:
Transport av varer og utstyr:
- Reduser mengden ting som må fraktes.
- Velg kortreiste produkter og varer.
- Etterspør utslippsfri transport fra alle leverandørene dine.
- Lei utslippsfrie biler til eget bruk før/under/etter arrangementet.
Transport av mennesker:
- Undersøk transportbehovet i forkant.
- Legg til rette for miljøvennlig transport, f.eks. gjennom samarbeid med transportselskaper og/eller avslag i billettprisen for deltakere som reiser kollektivt.
- Dele ut en kopp kaffe eller kald drikke til de som har syklet, gått eller tatt kollektivtransport.
- Ha en kolonne i påmeldingen der deltakere kan huke av eller skrive inn hvordan de planlegger å komme seg til arrangementet.
- Bruk elbil dersom det er behov for bil.
7. Digitale systemer
Å gjøre arrangementet ditt grønnere handler i stor grad om å effektivisere bruken av tid og ressurser du har til rådighet. I dag finnes det gode systemer som gjør det mye enklere å ta seg av logistikk og deltakerhåndtering. Dette kan i sin tur bidra til at du ikke trenger like mye personale under gjennomføringen av arrangementet.
Og dessuten: Ved å bruke gode digitale løsninger kan du og dine medarbeidere internt som jobber med arrangement, bruke tiden mer effektivt på å finne gode grønne løsninger for arrangementet.
Konkrete tiltak:
- Bruk apper og digital innsjekk for å slippe produksjon av mapper og plastkort til å henge rundt halsen.
- Send ut evalueringsskjemaer via e-post – ikke del ut på papir.
- Send ut kursbevis digitalt - ikke print og del ut
8. Hybridarrangement
Et hybridarrangement betyr at én del av møtet gjennomføres på et konferansested, i et streamingstudio eller i egne lokaler, med et begrenset antall deltakere i salen, mens resten strømmes til de som deltar digitalt hjemmefra eller fra kontoret.
Et arrangement med færre folk til stede fysisk er en miljøvennlig møteplass. Ved å avholde hybride arrangementer imøtekommer du de deltakere som ønsker å redusere eget karbonavtrykk. På denne måten kan de både delta på arrangementet ditt og bidra til å redusere klimagassutslipp.
Færre fysiske deltakere betyr også at det blir mindre behov for persontransport, redusert avfallsmengde og mindre matsvinn.
Konkrete tiltak:
- Ta kontakt med en profesjonell aktør som kan hjelpe deg med alt det praktiske og lose deg trygt gjennom.
Oppsummering: Systematiser arbeidet med bærekraft, og ta ett skritt om gangen
Mange arrangører, og kanskje særlig helprofesjonelle aktører som eventbyråer, har allerede en velformulert strategi for samfunnsansvar/bærekraft og hvordan dette skal integreres i arbeidet med møter og arrangementer.
For de fleste bedrifter og organisasjoner kan imidlertid bærekraft være et komplekst og omfattende tema, og det er ikke alltid like innlysende hvordan man kommer i gang.
Vi håper at denne siden gir deg ideer til mange grep du kan ta – allerede i dag – for å gjøre arrangementene dine mer bærekraftige.
Ønsker du å gjøre arrangementet ditt Miljøfyrtårn-sertifisert?
Mange møter og arrangementer har fått sertifisering som bærekraftige og grønne. Miljøfyrtårn gir deg verktøyene du trenger for å bli miljøleder, og hjelper arrangementet ditt med å oppnå konkurransefortrinn gjennom økt fokus på bærekraft.
Miljøfyrtårn har ulike kriterier som er tilpasset de fleste bransjer. De har også et eget kriteriesett for grønne arrangementer. Les mer her.
