Når spørsmålet om påmeldingssystem kommer på bane, er det fort gjort å tenke følgende:
“Påmelding og håndtering av deltakere, administrering av arrangementer – kan det virkelig være nødvendig med et eget system for å ta seg av dette? I så fall bør man vel ha mange og store arrangementer? Uansett er det sikkert altfor dyrt for vår lille bedrift …”
I realiteten er det nærmest motsatt: Når man ikke er så stor, og når man sitter med mye av ansvaret alene, da er det i hvert fall behov for god hjelp!
6 grunner til at din bedrift bør bruke påmeldingssystem, selv om den ikke er så stor
Hvis dere oppfyller flere av følgende kriterier, bør dere bruke et påmeldingssystem selv om bedriften er liten, og selv om dere ikke har mange eller store arrangementer.
Dere har begrensede ressurser og må få utnyttet disse best mulig: I bedriften din er det få eller kanskje bare én som jobber med arrangementer. Dere trenger et system som kan hjelpe dere med å få utnyttet de knappe ressursene dere har til å håndtere deltakere og planlegge arrangementer.
Arrangementer er egentlig ikke ansvarsområdet ditt: Den internt hos dere som ofte må påta seg ansvaret for arrangementer, har ikke har lyst, tid eller kvalifikasjonene til det. Det stjeler altfor mye tid og kapasitet fra alle de andre oppgavene han eller hun har ansvaret for, og det er vanskelig å holde styr på alle detaljer.
Dere sliter med å få nok deltakere: Det går bort unødvendig mye tid på manuelle prosesser og dobbeltarbeid når dere lager arrangement. Dermed har dere mindre tid på å gjøre det som kreves for å trekke deltakere: teste ut ulike markedsføringstiltak, forberede et godt faglig innhold, og gjøre nødvendige justeringer underveis.
Les også: Hvorfor bør små og mellomstore bedrifter bruke et påmeldingssystem?
Bedriften er veldig sårbar dersom noen blir syk eller borte: Dere har ikke noe eget system for å samle oppdatert og korrekt informasjon på ett sted. Hvis noen andre i bedriften plutselig må ta over planleggingen og deltakerhåndteringen når arrangementet nærmer seg, blir det kaos og “armer og bein”.
Dere taster inn informasjon manuelt (og dobbelt) når dere fakturerer deltakerne: Når dere skal fakturere deltakerne, taster dere informasjon om deltakerne manuelt inn i økonomisystemet – gjerne lenge etter at arrangementet har vært. Håndteringen av deltakeravgiften blir dermed unødvendig komplisert, slik at det stjeler tid og ressurser i en travel tid.
Dere får mange unødvendige utgifter og taper ofte penger når dere lager arrangement: Dere klarer ikke å tilpasse riktig antall deltakere til arrangementsstedet og ender opp med å bestille altfor mye mat og drikke. Noen ganger melder deltakere seg av arrangementet, fordi dere ikke får fanget opp viktige detaljer om dem og/eller ikke får svart på ting de spør om. Dessuten sliter dere med få samlet inn alle inntektene fra arrangementet på grunn av trege betalere.
Er det veldig dyrt med et påmeldingssystem?
Hva med prisen på et påmeldingssystem, den må vel være høy? Nei, det trenger den ikke å være. Husk at de fleste systemer er fleksible, og at du ikke trenger å kjøpe mer enn det du trenger.
De fleste leverandører har også gode skalerbare løsninger, slik at du ikke betaler for mer enn det du faktisk bruker.
Les mer: Tror du et påmeldingssystem er for dyrt?
Konklusjon
Du trenger ikke ha mange eller store arrangementer – eller være en stor bedrift – for å få nytte av et påmeldingssystem. Har du ett stort eller noen faste litt mindre arrangementer, vil du uansett kunne spare mye tid og penger på å bruke et påmeldingssystem.
