Holder du på å sette opp årshjulet for neste års arrangementer? Da er det noen ting du må være ekstra oppmerksom på.
Vi nærmer oss et nytt år, og med dét nye arrangementer å avholde. For å ha oversikt og kontroll i planleggingen er det lurt å sette opp et årshjul for møtene og arrangementene dine.
I dette innlegget ser vi nærmere på åtte punkter det er viktig å være oppmerksom på når du planlegger neste års arrangementer – naturligvis avhengig av størrelsen på dem og hvem som er målgruppen.
Ferier og helligdager
Sjekk alltid ut ferier og helligdager. Det er ikke så lurt å legge et stort arrangement til en langhelg, på en inneklemt dag, i uker hvor det er skoleferie, etc. Da risikerer du at mange som ellers ville ha kommet på arrangementet, avstår fra å melde seg på, eller avventer lengst mulig. Eller verre; de velger å melde seg på et konkurrerende arrangement, som er lagt til en mer passende dato.
Tips: Sjekk når det er høstferie og vinterferie, og unngå å legge arrangementet til disse ukene.
Konkurrerende arrangementer på samme dag
Har du store arrangementer? Forsøk å finn ut om andre arrangører har lagt ut informasjon om store arrangementer samme dag, særlig hvis det er et arrangement med en konkurrerende målgruppe (ikke nødvendigvis en konkurrent). Det er unødvendig å slåss om de samme deltakerne på samme dag.
Booking av lokale
Er det et spesifikt lokale du ønsker deg? I “høysesong” må du booke inn de mest populære lokalene for store arrangementer lang tid i forveien. Lokaler som det er ekstra rift om, med et stort antall deltakere, må gjerne bookes både ett og to år før.
Eksterne foredragsholdere
Skal du har eksterne foredragsholdere? Husk at de mest populære er booket lang tid i forveien. Når du legger opp årshjulet, forespør og se hvilke datoer de er ledige på før du bestemmer deg og setter datoen for arrangementet.
Les også: Hvorfor bør små og mellomstore bedrifter bruke et påmeldingssystem?
Interne ressurser
Er det mange interne ressurser du trenger å ha med? En av de store fordelene ved å sette opp et årshjul for arrangementer er at du i forkant kan sjekke at de medarbeiderne du ønsker deg og trenger, vil være ledige og ikke bortreist på de aktuelle datoene.
Dessuten får du avklart at det ikke er andre store prosjekter internt med tidsfrister rundt akkurat arrangementsdatoen.
Tema for arrangementet
Hva skal temaet for de ulike arrangementene være? Dette kan være med på å avgjøre når på året du bør eller IKKE bør avholde arrangementet. Dette gjelder særlig om noe av det faglige skal foregå utendørs, eller om du planlegger å servere en spesiell type mat som bare er mulig å skaffe i en bestemt sesong av året.
Legge arrangementene tett på hverandre eller ikke?
Har du mange arrangementer med helt ulikt innhold og målgruppe, så ikke legg dem for tett. Det er mer ressurskrevende å planlegge og gjennomføre slike arrangementer enn arrangementer som er like hverandre.
Har du derimot mange arrangementer med samme innhold og målgruppe, kan det være gunstig å ha dem tettere på hverandre og planlegge og koordinere flere samtidig. Det vil nemlig være mange elementer som overlapper hverandre, det blir mer flyt i forberedelsene, og du får brukt ressursene i bedriften på best mulig måte.
Ikke minst kan du planlegge og koordinere bedre med leverandører og samarbeidspartnere når det er stort sett samme innhold og målgruppe.
Tidsfrister for gjøremål og avbestillinger
Før arrangementer er det mye du må huske på, og mange du ting du må bestille og gjøre lang tid i forveien. Legg derfor inn tidsfrister for dette samtidig som du setter opp årshjulet.
Dersom arrangementet skal være eksternt, må du også huske å ta med frister for endringer eller avbestilling av lokale. Det kan fort bli dyrt hvis du har holdt av et stort lokale og ikke fått med deg fristen for endring av antall eller avbestilling …
Bonustips
For å lage et best mulig arrangementsårshjul er det lurt å evaluere arrangementene dere hadde i fjor (og tidligere). På den måten kan dere gjøre justeringer og forbedringer basert på de ulike punktene vi lister opp i denne artikkelen.
Lykke til med planleggingen!
