Du er travelt opptatt med forberedelsene til arrangementet ditt. Datoen nærmer seg med stormskritt. Oppgavene står i kø. Har du full kontroll og oversikt? Eller har du en urolig klump i magen …?
Hvis du og teamet ditt har begrenset med ressurser tilgjengelig – og samtidig ikke drar nytte av de riktige verktøyene for å lykkes med arrangementer – er svaret på det siste spørsmålet etter alt å dømme ja.
Og da er du nok mer stresset enn rolig …
Dette innlegget er for deg som til stadighet kikker litt engstelig på kalenderen for å se hvor mange uker du har på deg. For deg som kanskje kjenner på litt uro fordi du mangler oversikt og kontroll – og ikke minst mangler nok ressurser til å få det.
- Hva må du egentlig ha oversikten over ...?
- Hvordan skal du hente inn all informasjonen ...?
- Hvem skal gjøre hva ...?
… og hva om noen blir syk de siste dagene før arrangementet?
Hvis slike spørsmål kverner rundt i hodet på deg før du sovner om kvelden, er du ikke alene. Men i dag trenger ingen arrangementsplanlegger å ha det slik!
Slik utnytter du ressursene dine best mulig
Har du ansvaret for å lage arrangementer i bedriften eller organisasjonen din, er det en grunn til det. Sannsynligvis er du god til å planlegge og multitaske, og du er både kreativ og strukturert.
Men hvis du har begrenset tilgang på det du trenger av ressurser og verktøy for å lykkes med arrangementsplanleggingen, hjelper det ikke uansett hvor god du er til å holde styr på ting: Du vil alltid måtte bruke unødvendig mye tid og krefter på å få alle detaljene på plass.
Heldigvis finnes det verktøy du kan benytte, og grep du kan ta, som gjør planleggingsfasen enkel, oversiktlig og stressfri.
La oss se på hva du bør gjøre for å utnytte ressursene dine best mulig når du planlegger ditt neste arrangement.
1. Kom tidlig i gang
Mange undervurderer hvor mye tid som går med til å planlegge et arrangement. Ting tar tid, og det er mer arbeid enn man tror.
Derfor: Sett i gang med planleggingen med én gang du vet at arrangementet skal avholdes.
3 grunner til at det lønner seg å være ute i god tid:
- Du slipper å stresse rundt i siste liten for å booke lokale, promotere arrangementet, finne leverandører og kommunisere med de påmeldte.
- Du har større forhandlingsrom for å oppnå de beste betingelsene fra leverandører.
- Du får muligheten til å velge det beste både av fasiliteter og foredragsholdere.
Lag en oversikt over oppgaver som må gjøres, og sett frister med påminnelser.
2. Sett av dato
Spikre dato så raskt som mulig, og sett opp tidsplan etter den (etter at du har sjekket med foredragsholdere, arrangementssted og annet som må sjekkes først).
Jo fortere du får satt en endelig dato, desto større er sjansen for at alt skal klaffe med foredragsholdere, underholdning, leverandører og samarbeidspartnere, og at deltakerne setter av tiden.
Les også: Tror du det bare er store bedrifter som bruker påmeldingssystem?
3. Sørg for å nå ut til målgruppen
Tenk særlig godt gjennom målgruppen. Én ting er at du må ha klart for deg hvem du lager arrangementet for, men hvordan har du tenkt å nå ut til dem?
- Interne arrangementer er enkelt, men hva med eksterne, hvor deltakerne kanskje skal betale for å dekke kostnader?
- Kanskje må det mer markedsføring til enn bare å sende ut invitasjoner eller lage en enkel hjemmeside?
4. Ikke gjør alt selv
Når du har begrenset med tid og ressurser i planleggingsfasen, er det viktig å benytte deg av all den drahjelpen du kan få. Ikke tenk at du skal gjøre alt selv uten å forstyrre andre …
- Bruk aktivt informasjon fra tidligere arrangementer (evalueringer og materiell), og dra nytte av interne erfaringer.
- Len deg på gode leverandører og la de du har valgt, ta ansvaret for det de er spesialister på. De er som regel bedre enn deg på akkurat det de driver med …!
5. Ha alltid en plan B
Husk at du har med mennesker å gjøre, og at ikke alle ting alltid går helt som planlagt. Derfor: Lag alltid en plan B for uforutsette hendelser.
Det gjør planleggingen og gjennomføringen tryggere, og du slipper å bekymre deg for alt som kan gå galt.
6. Bruk et system skreddersydd for arrangementer
Når man planlegger arrangement, går dagene fort. Det kan virke uoverkommelig å få unnagjort alt som står på to do-listen, spesielt hvis ressursene er knappe. Og samtidig skal du ivareta de påmeldte og gi dem svar på det de lurer på.
I en slik situasjon er det helt avgjørende at du har detaljkontroll og oversikt, og at du ikke trenger å bruke mer tid og ressurser enn absolutt nødvendig. Hvis du bruker regneark, e-poster og gamle ringpermer, kaster du bort tid og må bruke unødvendig mye tankevirksomhet på å holde oversikten.
Gjør isteden som flere og flere små og mellomstore bedrifter – invester i et godt digitalt system som forenkler planleggingen av arrangementet, i alle ledd.
Med et system der du har alt av informasjon oversiktlig lagret, blir du ikke avhengig av noen for å finne/samle infoen du trenger for ditt kommende arrangement. Når alt er lagret på ett sted, blir det dessuten lettere å involvere andre i prosessen.
Er dere flere internt som jobber med arrangementet, får alle tilgang til det de trenger. Du som hovedansvarlig kan se at alt er besvart, og du kan være sikker på at informasjonen du ser, er den siste og oppdaterte.
Les mer: Hvorfor bør små og mellomstore bedrifter bruke et påmeldingssystem?
Kort oppsummert
Når du planlegger et arrangement og har begrenset med ressurser til å få gjort alt du må, på en god og profesjonell måte, blir det fort til at du kjenner på uro og usikkerhet. Dette kan ta fokuset vekk fra å gi deltakerne et godt faglig innhold og en hyggelig opplevelse.
Har du derimot full oversikt og kontroll og sparer tid og penger, kan du gjøre det beste ut av de ressursene du har – og samtidig ha senkede skuldre.
Følg bestepraksis for planlegging av arrangementer og ta i bruk et nettbasert påmeldingssystem. Så er det bare å glede deg til deltakerne dukker opp!
