Har du ansvaret for å planlegge og gjennomføre arrangementer i bedriften din? Eller kanskje den som vanligvis tar seg av arrangementer, har blitt syk, og du må ta over?
Hvis du står mer eller mindre alene om å lage arrangementer, kan det kjennes overveldende. Du har en fullbooket kalender, og de ordinære arbeidsoppgavene står i kø. Med ansvaret for et arrangement på toppen av det hele blir arbeidstiden din fort slukt opp.
Hva er “hemmeligheten” til de arrangementsplanleggerne som har full oversikt og kontroll selv om de står alene med et arrangement?
Jo, de bruker gjerne en profesjonell arrangementsplattform som sparer dem for tid og holder orden på alt de trenger.
I tillegg vil de kunne få god hjelp og oppfølging av supportteamet bak plattformen.
Hvorfor bør du dele ansvaret for arrangementet med et godt supportteam?
Sitter du alene med ansvaret for arrangementet (og mesteparten av alt det praktiske rundt planleggingen og gjennomføringen), har du få eller ingen andre å lene deg på. Da er det vanskelig å ha kontrollen og oversikten du trenger for å komme i havn på en vellykket måte.
Når du har et godt supportteam å dele ansvaret med, kan du få avlastning ved å tildele teamet oppgaver som du selv kanskje ikke rekker over. Det skaper trygghet å vite at du har andre du kan regne med og lene deg på når det brenner som mest.
Et godt supportteam vil kunne gi deg gode tips og kyndig veiledning, slik at du får et godt utgangspunkt i startfasen av planleggingen og enkelt ser hva som skal gjøres – og hvordan du bør gjøre det.
Idémyldring og workshop
Før arrangementet går av stabelen kan du og supportteamet idémyldre og eventuelt sette opp en workshop for å finne de beste løsningene for arrangementet.
Her kan du få gode råd og veiledning om informasjon som skal hentes inn via registreringsskjema, om valg av det beste lokalet, og om faglig innhold, program for dagen, underholdning og kommunikasjonsplan.
Med andre ord: Du samarbeider tett med en erfaren, kunnskapsrik og trygg sparringspartner som kan være med og forme arrangementet helt fra starten. Dette gjør at du styrer unna typiske fallgruver som gjerne oppstår når man er alene med ansvaret og har altfor mye å holde styr på.
Tekniske utfordringer blir raskt løst
Som bruker av en plattform for påmelding og håndtering av deltakere vil du før eller siden møte på utfordringer du må løse for å komme videre i planleggingen.
Når du er koblet tett på et team som tilbyr rask og effektiv support, kan utfordringer håndteres der og da – ikke tre dager senere. Dette gjør at du ikke blir stående fast og uten å få hjelp i en hektisk eller kritisk fase.
Som Espen Østvold Rølla, prosjektleder i Røde Kors, sier i en av våre kundecaser:
“Når man sitter og jobber, enten det er på kvelden eller i helgen eller midt i arrangementet, som ofte er i en helg, så kan man sende en e-post. Og da vet man at når de kommer på jobb igjen, så svarer de.”
Uovertruffen bransjeerfaring og innsikt
Et supportteam bak en god arrangementsplattform har lang og bred erfaring, samt sitter på en annen kompetanse rundt planlegging og gjennomføring.
En profesjonell leverandør har rådgivere som hver dag gjennom hele året jobber med et bredt spekter av problemstillinger knyttet til arrangementer, deltakerhåndtering og påmeldingssystemer. Garantert har de vært borti en case som din flere ganger tidligere, og de kan gi deg råd og veiledning som sparer deg for mye hodebry, tid og penger.
Du slipper å ta deg vann over hodet
Ofte kan planlegging av arrangementer medføre mer arbeid enn forventet. Da er det spesielt viktig å ha gode sparringspartnere rundt seg, og at man bruker de ressursene man har tilgjengelig.
Et praktisk eksempel: Dersom du sitter fast med oppsett av påmeldingsskjema eller sliter med det tekstuelle i oppbyggingen av et spørsmål, kan du ringe supportteamets eksperter på området, fremfor å bruke unødvendig tid på å løse det selv.
Kontroll på informasjonsflyten
En av de viktigste oppgavene man har ved deltakerhåndtering er å ha kontroll på god informasjonsflyt. Forvirrende og dårlig informasjon ut til påmeldte deltakere fører til masse opprydding, både i løpet av og i etterkant av arrangementet. Dette vil du få masse tips rundt når du lener deg på et godt og erfarent supportteam.
GDPR og trygg håndtering av personvern
Det blir strengere og strengere krav til hvordan arrangementsplanleggere og arrangører skal ivareta og behandle persondata, og det er avgjørende at dette håndteres riktig.
Et godt supportteam skal kunne gi deg råd om hvordan du best etterlever GDPR-regelverket når du bruker en arrangementsplattform.
I Proviso gir vi gjerne råd til kunder vedrørende hvilke samtykker de bør innhente fra sine deltakere. En annen og viktig del av samtykke i anledning arrangementer er trygg deling av deltakerlister og hvordan dette gjøres på best mulig måte.
En nyttig funksjonalitet i Provisos arrangementsplattform er at deltakere kan si nei til å bli synliggjort på lister ved registrering, og at det er automatikk i dette.
Les mer: Slik etterlever Proviso GDPR
Med et godt supportteam i ryggen står du ikke alene
En profesjonell arrangementsplattform med et godt supportteam gjør det mye enklere og tryggere å ha eneansvaret for arrangementer. Du vil alltid kunne være trygg på at du ikke er overlatt til deg selv når du trenger bistanden og veiledningen som mest.
Erfarne rådgivere “sparker ball med” deg, gir deg kyndig hjelp til å sette alt opp riktig, og gir deg råd og veiledning rundt alt som har å gjøre med GDPR og personvern.
På den måten får du utnyttet ressursene maksimalt:
- Du har full kontroll og jobber effektivt og enkelt.
- Du bruker ikke mer tid enn nødvendig på det praktiske rundt logistikk og deltakerhåndtering.
- Du kan holde fokuset på det som teller – nemlig å skape best mulig innhold og opplevelser for dine deltakere og samarbeidspartnere.
