Skal du helt eller delvis på egen hånd ha kontroll på alt det praktiske rundt arrangementene i bedriften din? Da blir det ikke mye tid til overs for det aller viktigste: å lage et møte som huskes for de rette tingene.
Én ting er at du kanskje sitter ganske så alene med ansvaret for å lose det hele i havn. Men hva med alle de tingene som alltid stjeler tid og ressurser, selv når man er en større bedrift og er flere som jobber med arrangementet? Alt fra deltakerhenvendelser og endringer på informasjon underveis til tidkrevende oppfølginger og trege betalere.
Hvis du har minst ett stort eller flere små arrangementer i året, starter du fra bunnen av for hver gang? I så fall må du bruke mye tid på å sette ting i system, finne ut hva du skal ha oversikten over, og hvordan du skal hente inn all informasjonen.
Har du alt lagret manuelt på e-poster og regneark, er det vanskelig å finne raskt frem til informasjonen du trenger. Og ikke minst blir det tidkrevende å lage samme arrangementet neste gang.
Så hvordan skal du rekke over alt og sørge for at arrangementet blir vellykket? Begynn med å lese denne temasiden – her får du våre beste råd og tips om hvordan du lykkes med å planlegge og gjennomføre arrangementer når du har knappe ressurser til rådighet.
1. Utnytt leverandørers nettverk og referanser
Et godt leverandørnettverk og referanser på disse er gull verdt når du skal lage et arrangement og ikke har all verdens av ressurser å avse.
Ofte kan en leverandør du benytter på en tjeneste. også ha gode råd og tips om andre leverandører du kan dra nytte av. Dette kan for eksempel være at hotellet du har tenkt å benytte, også kjenner gode leverandører av strømmetjenester eller underholdning. Da får du samtidig referanser og slipper å famle i blinde på helt ukjente.
Over tid blir nettverket større, og det blir lettere og lettere å ha oversikt over hvilke tjenester som er aktuelle for deg, og som gjør det enklere å lage profesjonelle arrangementer.
Husk historikken din
For å utnytte kapasiteten din best mulig lønner det seg å gjenbruke det du har gjort før, slik at du ikke trenger å lage alt fra bunnen av for hvert nytt arrangement du skal gå i gang med.
Kanskje har noen sluttet siden sist arrangement? Ved å ta vare på historikken slipper du å rote i gamle permer eller e-poster som det kanskje ikke er så enkelt å finne igjen.
Bruker du samme system hver gang, har du mye verdifull historikk lagret som du enkelt kan hente frem. Bruk det for alt det er verdt! Det er ikke noe vits i å bruke tid på akkurat det samme som du har gjort før.
2. Utnytt tidligere evalueringer sendt til deltakerne
Hvis du eller noen i bedriften har hatt arrangementer tidligere, har dere sikkert også gjennomført evalueringer. Finn frem svarene her før du går i gang med å lage arrangementet, det kan nemlig spare deg for mye arbeid.
Kanskje ba du deltakerne gi tilbakemelding på elementer som invitasjonene, programmet, foredragene/underholdningen, mat og drikke, parkeringsplassene og skiltingen, lokalet og leverandørene. Dersom du ser at flesteparten av deltakerne fikk et dårlig inntrykk av f.eks. maten eller lokalet, er det en god pekepinn på at du bør gjøre andre valg på neste arrangement.
Ved å utnytte tidligere sendte evalueringer slipper du ikke minst å gjøre samme feil som sist, hvis det var konkrete utfordringer deltakerne har sagt fra om.
3. Lag deg gode maler
Noe av det lureste du kan gjøre for å spare mye tid og arbeid i planleggingsfasen, er å bruke ferdiglagde maler. Enten det er invitasjoner, påmeldingsskjemaer, fremdriftsplaner eller annet du trenger – bruk maler laget av andre, eller lag dine egne maler, og bruk dem om igjen.
Gode maler kan fungere både som en huskeliste og minne deg på ting du ellers ville ha glemt. Husk å ta vare på de utfylte malene fra gang til gang; på den måten bygger du opp en “bank” med punkter som hjelper deg med å holde styr på alt du skal huske.
4. Bruk et system som ivaretar GDPR og personvern
Det er fire år siden GDPR ble innført, men fortsatt er det mange som er usikre på hvordan det skal håndteres. I forbindelse med arrangementer samles det inn mer data om deltakere enn noen gang før, og derfor er det viktig at du som arrangør har alt på stell når det gjelder å beskytte personvern og personopplysninger.
Bruk et system som håndterer dette på en god måte for deg, så slipper du å være usikker på om du har fulgt alle regler eller ikke. Men husk at du bør tilpasse tekster til dine behov og ikke helt blindt bruke andres tekster – de kan være laget for helt andre formål.
Du kan være trygg på at leverandøren av et profesjonelt, datasikkert system har benyttet jurister for å lage funksjonene, slik at du slipper å bruke tid og penger på det selv.
5. Bruk apper som holder deg oppdatert når du er på farten
Når du lager arrangement på egen hånd, er spesielt de siste dagene før arrangementsstart ekstra travle. Kanskje løper du fra møte til møte uten å være noen særlig innom kontoret og foran PC-en.
Hva om du bare kunne bruke mobilen til å ha full oversikt og ha oppdatert informasjon tilgjengelig til enhver tid, uansett hvor du er? Det er fullt mulig – dersom leverandøren av systemet du bruker, har en app som gir deg samme informasjon som du får på PC. I så fall, last den ned!
Er du mye på farten, er det supert å kunne bruke fem ledige minutter her og der for å holde seg ajour. Det gir deg følelsen av kontroll som du trenger for å fokusere fullt og helt på det du skal gjøre.
6. Bruk app for innsjekk
Hvis det finnes fra leverandør, så bruk app på din egen mobil for å skanne inn deltakerne når du er ute på selve arrangementet. Det går kjapt og enkelt, og du har til enhver tid oversikt og slipper å krysse av på lister eller oppdatere informasjon andre steder.
Er det et stort arrangement med mange deltakere som gjør at du trenger litt hjelp, kan du i de mest fleksible påmeldingssystemene også enkelt gi andre tilgang til å hjelpe med skanningen fra sine mobiler.
Enda en fordel ved å bruke app for innsjekk: Når du skal sende ut evaluering, er du sikker på at du bare sender til de som faktisk var til stede. Det ser ikke så bra ut å få tilsendt en evaluering på et arrangement man ikke var til stede på (pluss at det kan være ganske så irriterende) …
7. Lag lenker til rapporter i stedet for å sende Excel-filer
På et arrangement er det gjerne mange involverte, og alle trenger informasjon om deltakerne. Ved å få gode rapporter underveis i arrangementet får du og leverandører/samarbeidspartnere raskt oversikt over all relevant informasjon.
Hvis du benytter et system som tilbyr det, lag lenker for rapporter og send disse til de som trenger å være oppdatert på arrangementet. Da kan de bare trykke på lenken selv når de vil ha oppdatert informasjon, og du slipper å ta ut nye rapporter hver gang noen lurer på antall rom, antall deltakere, hvem som har gitt beskjed om mathensyn, eller annet de måtte trenge. Det sparer du mye tid på!
Men vær varsom med hva du deler til hvem, her er det viktig å huske på GDPR og personvern. Ikke del mer enn du trenger ...
8. Bruk noen andre til å finne arrangementssted
Skal du avholde arrangementet ditt eksternt? Da trenger du naturligvis et sted å være. Problemet er bare at når du er alene om det praktiske, så er det ikke så enkelt å være oppdatert på hvilke steder som passer til hva, og hvor det finnes ledige kapasitet.
Det kan være en stor jobb å finne riktige lokaler, spesielt hvis man ikke vet helt hvordan dette fungerer. Skal du i tillegg gjøre det helt på egen hånd, vil du bruke masse tid og ressurser som du heller kunne ha brukt å gjøre selve arrangementet så bra som mulig.
Heldigvis finnes det mange enkle og rimelige tjenester som gjør denne jobben for deg. Befaring av arrangementssted er viktig, og det er det ikke sikkert du har tid til. Men da er det fint at de som bestiller for deg faktisk har vært der. I tillegg passer de gjerne på regler og frister for avbestilling, reduksjoner, etc., slik at du slipper å betale for mer enn du faktisk trenger når arrangementet nærmer seg.
9. La systemet lage og sende ut kursbevis
Skal deltakerne dine ha kursbevis eller dokumentasjon etter avsluttet arrangement?
Lag deg en mal her også. Hvis du har valgt et system som gjør det enkelt å automatisere utsendelse av kursbevis til alle som deltok på arrangementet, kan du la systemet håndtere dette for deg – så er det én ting mindre å tenke på.
Deltakeren mottar en unik lenke til kursbeviset, og de kan laste det ned som et PDF-dokument.
10. Skal arrangementet gjennomføres digitalt?
Hvis du skal gjennomføre arrangement digitalt, og det er første gang du gjør det, er du nok litt usikker på hvordan du skal gå frem.
Hvordan velger du riktig kanal/plattform og får gjort nødvendige oppsett og forberedelser? Hvis du skal ha meningsmålinger underveis, hvordan gjennomfører du det? Og hvem skal være moderator og tilpasse/styre spørsmål og kommentarer?
Sjekk med leverandøren din av påmeldingssystem. De beste påmeldingssystemene har gjerne egne moduler, slik at du kan sette opp landingssider direkte der og enkelt distribuere lenker til deltakerne. En god leverandør kan dessuten hjelpe deg med alt det praktiske og lose deg trygt gjennom.
11. Er det et stort arrangement med mye informasjon?
Da bør du antagelig sette opp en kjapp nettside for å samle all informasjonen der. Igjen bør du sjekke påmeldingssystemet ditt. De beste har egne moduler for å sette opp nettsider veldig enkelt og effektivt, gjerne med ferdige maler. Dette kan spare deg for mye arbeid, slik at du har bare ett sted å oppdatere til enhver tid og kan henvise til denne. I tillegg slipper du å involvere IT-avdelingen eller andre eksterne leverandører.
12. Håndtering av henvendelser fra deltakere
Dette er kanskje noe av det aller mest tidkrevende når man skal håndtere mange deltakere på egen hånd. Mange lurer på mye, og det mye å holde orden på. Hvis alt kommer i «løse» e-poster, er det vanskelig å holde oversikt over hva som er besvart og ikke. Kanskje er det ikke engang du som bør svare på alt, men de kommer likevel til deg.
Løsningen: Bruk automatisert henvendelsesfunksjon på påmeldingsskjemaet. Da kan du forhåndsbestemme ulike temaer og hvem som skal svare på de ulike. Og selv om varsel kommer på e-post, blir likevel alt liggende i påmeldingssystemet, slik at det er superenkelt for deg som arrangør å se alle henvendelser ett sted.
Du kan se hvem som er besvart, og hva svaret er hvis andre har svart. Hvis noen blir syk og må være borte fra jobb, blir det ikke krise – det er enkelt for andre å ta over. Null løse e-poster som ingen har svart på!
13. Endringer fra deltakerne
Når det nærmer seg arrangement, kommer det ofte en del endringer fra deltakerne.
For det første, sett frister for endringer, slik at det ikke er du som må betale/lide dersom noen endrer noe eller melder seg av i siste øyeblikk. For det andre: Bruker du et godt påmeldingssystem, kan du enkelt endre informasjon på én eller flere deltakere. Men for å spare deg for veldig mye tid og arbeid, bør du la deltakerne selv gjøre endringer i registreringen sin, så lenge fristene ikke er passert.
14. La deltakerne betale ved påmelding
Skal deltakerne betale noe for å delta? I så fall kan du gjøre det superenkelt både for dem og deg selv: Håndter dette samtidig med påmeldingen, så sparer du mye arbeid, frustrasjon og antagelig penger.
De fleste påmeldingssystemer har betalingsmoduler som gjør at deltaker kan betale ved påmelding – enten med kredittkort, Vipps eller faktura (på e-post eller elektronisk).
Er det kun privatpersoner, kan det være lurt å sikre seg med kredittkort/Vipps for å være sikker på at alle betaler. Er det bedrifter som er målgruppen, kan det kanskje være valgfritt.
Ved fakturering kan du også selv bestemme om faktura skal sendes ved påmelding eller på et senere angitt tidspunkt. Og sender du faktura, bør systemet du har valgt, også sørge for at det blir sendt ut påminnelser dersom noen betaler for sent. Tenk så deilig det er hvis alle har betalt før arrangementet starter?
15. Utnytt systemet du har valgt
Et godt arrangementssystem kan hjelpe deg med å holde orden på alt du trenger. Gjør deg kjent med systemet du har valgt å bruke. Ofte ligger det mye mer funksjonalitet i et system enn det som blir brukt / som man kjenner til. Ved å utforske bedre det du allerede har, kan du kanskje slippe å forholde deg til flere andre leverandører, og du kan spare både tid og penger.
For å jobbe mest mulig effektivt med arrangementet, er det viktig at du kommer godt og riktig i gang med planlegging og enkelt ser hva som skal gjøres og hvordan du bør gjøre det. Derfor: Be om et møte med leverandøren av systemet for å få oversikt og råd og tips om hvordan du kan få fullt utbytte av systemet og bruke det på en effektiv og enkel måte.
Kanskje kan du også få hjelp både til å produsere det du trenger, og underveis med alt det praktiske.
16. Gjennomfør opplæring av systemet
Dersom du har valgt å kjøpe tilgang til et påmeldingssystem, så be samtidig om å få opplæring, og sørg for å gjennomføre den. Ved å sette av et par timer på opplæring ved oppstart kan du spare mange timer etter hvert.
17. Bruk support og rådgivning når leverandør tilbyr det kostnadsfritt
Har leverandøren du har valgt, kostnadsfri support og rådgivning, så bruk dette aktivt! Husk at de mest sannsynlig har vært borti mange tilsvarende caser som deg og sikkert enkelt kan gi deg gode råd for å løse ting mer effektivt.
18. Trenger du bare hjelp til det ene arrangementet du har?
Har du bare dette ene arrangementet du skal avholde nå, ønsker du kanskje ikke noe eget system. Og det trenger du heller ikke – en god og erfaren leverandør av et påmeldingssystem kan hjelpe deg med fagkompetanse og rådgivning på all logistikk/deltakerhåndtering.
Dermed slipper du å jobbe manuelt med alt det praktiske på arrangementet ditt.
Det er mye å spare av både tid og penger på å få råd og veiledning fra en profesjonell leverandør som har årelang erfaring med logistikk til arrangementer og deltakerhåndtering.
Oppsummering
Planleggingen og gjennomføringen av arrangement ditt skal ikke måtte legge beslag på alt du har av kapasitet i arbeidstiden, selv om du kanskje må gjøre alt eller det meste på egen hånd.
Finn riktig system og en god partner, som ofte har nettverk til alle andre leverandører du eventuelt trenger. Da får du bare én å forholde deg til.
Du kan spare mye tid og arbeid, og ikke minst kan du konsentrere deg om å skape best mulig innhold for deltakerne og bruke minst mulig tid på det praktiske.
