Et godt påmeldingssystem hjelper deg med å ha full kontroll på planleggingen og gjennomføringen av arrangementet, selv om du er alene med ansvaret eller har begrensede ressurser.
Pleier du å lese artikler med råd og tips om hvordan bedrifter lager gode arrangementer? I så fall har du kanskje tenkt at det ofte kan høres ut som om man har en hel gjeng med folk å ta av, eller helt ubegrensede ressurser.
Virkeligheten er som regel motsatt. Mange sitter relativt alene med arrangementet og gjennomføringen, i hvert fall når det gjelder ansvar og hoveddelen av arbeidet.
Har du fått ansvaret for bedriftens neste arrangement?
Bedriften din skal ha et jubileum, et kundetreff eller frokostseminar som du nettopp har fått ansvaret for. Eller den som er ansvarlig, har blitt syk, og du må ta over …
Kanskje har du vanligvis helt andre oppgaver enn å planlegge og gjennomføre arrangementer. (Og kalenderen din er selvsagt fullbooket.)
Uansett hva grunnen er til at du sitter alene med dette, og enten du er vant til det eller ikke, så ser du fort at det er ekstremt mye du skal huske på og passe på, og at det fort er detaljer som kan glemmes eller ikke oppfattes.
I en slik situasjon er det to ting som er helt avgjørende:
- Du må gjøre ting så effektivt og enkelt for deg selv som mulig
- Du må bruke gode hjelpemidler for å spare tid og beholde kontrollen
Les videre, så går vi gjennom punkt for punkt hvordan et profesjonelt påmeldingssystem gjør det mye enklere og tryggere å sitte alene med ansvaret for et arrangement.
Les også: Tror du et påmeldingssystem er for dyrt?
Slik holder et påmeldingssystem orden på tingene for deg
Invitasjoner
Med et påmeldingssystem kan du enkelt sette opp en proff invitasjon og sende invitasjoner på e-post til de du har tenkt å invitere. Da har du både utsendelsen og registreringene/påmeldingene i samme system. Trenger du å invitere flere etter hvert, er er det bare å legge dem til og sende ut samme invitasjon.
Du ser fortløpende hvem som kommer, og eventuelt hvem som melder fra om at de ikke kan komme – så slipper du å mase mer på dem!
Les mer: Usikker på hvordan du bør invitere deltakere?
Utsendelse av program eller velkomstmelding
Skal du sende ut program eller velkomst e-post/SMS? Da kan du gjøre utsendelsen klar i god tid og tidsinnstille den, så slipper du å huske på det når det nærmer seg. Den går selvsagt bare ut til de som har bekreftet at de kommer.
Betaling
Koster det penger å delta på arrangementet ditt? Når du er alene om å ha ansvaret for et arrangement, er tidkrevende betalingsoppfølginger det siste du trenger.
Med et påmeldingssystem kan du be deltakerne betale med kredittkort/Vipps idet de melder seg på, så er du sikker på at alle har betalt før arrangementet starter, og du trenger ikke bry egen økonomiavdeling.
Les mer: Hvordan kan du sikre at alle deltakerne dine betaler?
Overnatting
Skal du tilby overnatting på hotell, kan du enkelt legge inn rommene du har forhåndsbestilt, slik at deltakerne selv bestiller rommet ved påmelding. Dette vil frigjøre mye tid du kan bruke på å gjøre arrangementet enda bedre.
Endringer
Når man planlegger arrangement, går ofte mye av tiden med til å endre informasjon som deltakere har registrert. Og som regel skjer dette rett før arrangementet begynner, når du har det ekstra travelt.
Bruker du et påmeldingssystem, kan du sende deltakerne en bekreftelse med lenke til egen påmelding, slik at de selv kan gjøre endringene innen fristen du har satt. Dette kan spare deg for veldig mye arbeid!
Les mer: La deltakerne selv gjøre den tidkrevende jobben med å endre detaljene
Henvendelser fra deltakerne
Ofte er det mye en deltaker lurer på, og da må vedkommende raskt få riktig svar, fra rett person i bedriften din.
Ved å bruke digitale henvendelser i et påmeldingssystem sørger du for at spørsmålet med én gang kommer rett til den som skal svare. Dermed slipper du å sitte som mellomledd på det som ikke er nødvendig.
Les mer: Hvilket påmeldingssystem passer best for deg?
Deling av informasjon med andre
Når man lager arrangement, trenger man ofte å dele informasjon med andre eksterne som har oppgaver i forbindelse med arrangementet.
For eksempel trenger arrangementsstedet/hotellet å vite antall deltakere for riktig oppsett eller antall rom ved overnatting. Matleverandører trenger å vite antall og eventuelle mathensyn, og tekniske leverandører trenger å vite antall og planlegge det praktiske rundt lyd, bilde, oppsett, strømming, etc.
Hvis du trenger å dele informasjon med andre underveis, kan du enkelt lage lenker til deltakeroversikten, som oppdaterer seg underveis, slik at du bare trenger å gjøre dette én gang.
Innsjekk og oversikt
Det er mange grunner til at du som arrangør til enhver tid bør vite hvor mange deltakere som har kommet, og hvor mange som mangler. For eksempel hvis du skal sende ut evaluering til deltakerne etter arrangementet – da må du sende kun til de som faktisk var stede.
For å holde oversikt etter hvert som folk kommer, kan du sende alle deltakerne en QR-kode, som du enkelt skanner inn med din egen mobil etter hvert som de dukker opp.
Les mer: Fakta om elektronisk innsjekk
Evaluering i etterkant
Feedback fra deltakerne er grunnlaget for å lage bedre arrangementer fra gang til gang. Som regel får du tilbakemeldinger på dette underveis, slik at du har en viss formening om hva slags inntrykk folk har, men det er bare én måte å vite det sikkert på. Du må spørre deltakerne direkte – ved å sende ut evaluering i etterkant.
Med et påmeldingssystem kan du gjøre evalueringen ferdig mens du har god tid, og sette den til sending når arrangementet er avsluttet.
Les mer: 5 ting å huske når du ber deltakerne evaluere arrangementet
Med et godt påmeldingssystem er du ikke lenger “alene”!
Selv om du sitter alene med mesteparten av ansvaret og det praktiske rundt arrangementer, er det mulig å ha kontroll og jobbe effektivt og enkelt.
Bruk et profesjonelt påmeldingssystem som holder orden på alt du trenger. På den måten bruker du så lite tid som mulig på det praktiske, og du kan konsentrere deg om å skape best mulig innhold og opplevelser for deltakere og samarbeidspartnere.
Når du bruker et markedsledende påmeldingssystem, vil leverandøren av det kunne hjelpe deg med å bruke systemet på en effektiv og enkel måte. En god leverandør har dessuten ofte nettverk til alle andre leverandører du trenger. Da får du bare én partner å forholde deg til – det sparer deg tid, er mer forutsigbart og oversiktlig, og skaper større trygghet.
